Cómo organizar una noche de pitches para startups

Una noche de pitches funciona cuando el formato, los criterios y los tiempos están cerrados antes de abrir las inscripciones. Empieza confirmando fecha y ubicación, reúne al jurado y define cuánto dura cada presentación, incluida la ronda de preguntas. Después coordina inscripciones, ponentes, técnica, catering y programa en ese orden. Las presentaciones, los adaptadores y el briefing del jurado suelen llegar tarde: fija plazos concretos y haz una prueba completa antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Definir el formato del pitch
2 personas
3
Definir los criterios del pitch
2 personas
4
Contactar a los miembros del jurado
5
Invitar a ponentes y presentadores
2 personas
6
Crear formulario de inscripción
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar en redes sociales
9
Gestionar inscripciones
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Confirmar las inscripciones del pitch
12
Enviar briefing al jurado
13
Reservar el catering
14
Reservar técnica
15
Elaborar el programa
2 personas
16
Recopilar las presentaciones
17
Revisar las presentaciones
2 personas
18
Sortear el orden de las presentaciones
19
Actualizar la lista de participantes
20
Enviar recordatorio
21
Preparar acreditaciones
2 personas
22
Imprimir formularios de jurado
23
Imprimir el plan de trabajo
24
Hacer la compra
2 personas
25
Comprobar el catering
2 personas
26
Recoger el equipo técnico
2 personas
27
Hacer copia de seguridad de los archivos de presentación

Evento

28
Abrir la ubicación
2 personas
29
Comprobar los espacios
2 personas
30
Montar mesas
3 personas
31
Colocar las sillas
3 personas
32
Montar la zona del escenario
2 personas
33
Instalar la pantalla de proyección
2 personas
34
Conectar el proyector
2 personas
35
Probar los micrófonos
2 personas
36
Preparar las presentaciones
2 personas
37
Preparar café y té
2 personas
38
Enfriar las bebidas
2 personas
39
Preparar aperitivos
3 personas
40
Montar el bufé de aperitivos
2 personas
41
Preparar la mesa de registro
2 personas
42
Colocar las acreditaciones
43
Preparar la mesa del jurado
2 personas
44
Recibir pitchers
2 personas
45
Recibir a los miembros del jurado
46
Registrar a los invitados
3 personas
47
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
48
Presentar el programa
49
Coordinar la ronda de presentaciones
2 personas
50
Controlar el tiempo de la presentación
51
Gestionar las presentaciones
52
Repartir formularios del jurado
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Reponer aperitivos
2 personas
55
Reponer el bufé del descanso
2 personas
56
Guiar el cóctel de networking
3 personas
57
Facilitar la deliberación del jurado
58
Anunciar al ganador
59
Entregar el premio
2 personas
60
Coordinar las conversaciones de networking
3 personas
61
Anunciar la última ronda
62
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

63
Apagar la técnica
2 personas
64
Desmontar el catering
3 personas
65
Recoger la vajilla
3 personas
66
Recoger la basura
2 personas
67
Recoger mesas y sillas
4 personas
68
Limpiar el lugar
3 personas
69
Empacar el equipo técnico
2 personas
70
Devolver los objetos prestados
2 personas
71
Guardar el stock restante
72
Archivar fotos y archivos
73
Enviar mensaje de agradecimiento
74
Llamar de nuevo a los pitchers
75
Agradecer a los miembros del jurado

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de cervezacant. 8
Mesas altascant. 6
Sillascant. 90
Mesa del jurado
Atril para ponentecant. 2
Perchero
Papeleracant. 6
Taburetescant. 12

Vajilla

Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Platos de postrecant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 4
Pulsador
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 3
Baterías externascant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4

Decoración

Cartel de bienvenida
Pósteres del programacant. 4
Banners con el logocant. 3
Manteles runnerscant. 12
Arreglos floralescant. 6
Portatarjetas de nombrecant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chef y de pancant. 4
Pinzas de cocinacant. 6
Acumuladores de fríocant. 12
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 3
Porta-servilletascant. 8

Registro

Mesa de registro
Credencialescant. 100
Portabadgescant. 100
Bolígrafoscant. 30
Lista de asistenciacant. 3
Hojas de evaluación del juradocant. 20
Números de orden del pitchcant. 20
Programascant. 100
Portapapelescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el formato antes de enviar invitaciones: indica la duración exacta del pitch, el tiempo de preguntas y los criterios que usará el jurado. Así las startups preparan presentaciones comparables y evitas cambios durante el evento.
Confirma al jurado y a los ponentes con varias semanas de margen y envíales un briefing único. Incluye horarios, criterios, orden previsto, contactos y la hora límite para entregar las presentaciones.
Establece una fecha límite para las inscripciones y confirma después quién presenta y quién asiste como público. Recoge las preferencias dietéticas junto con el formulario, no la víspera del evento.
Haz una prueba técnica al menos 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, cables HDMI, adaptadores, micrófonos, altavoces y pulsador. Lleva adaptadores y alargadores de repuesto; son pequeños y suelen ser lo primero que falta.
Prepara el programa, las acreditaciones, los formularios del jurado y el plan de trabajo antes del montaje. Reserva tiempo para sortear el orden de las presentaciones, revisar cada archivo y comprobar el catering antes de recibir a los asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de pitches?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero la fecha, el espacio, el jurado y la técnica; abre las inscripciones cuando el formato y los criterios ya estén definidos.
¿Cuánto debe durar un pitch de startup?: Un formato manejable es de 5 minutos de pitch y 3 minutos de preguntas por startup. Con 10 startups necesitas al menos 80 minutos, sin contar pausas, presentación del jurado ni cambios de escenario.
¿Cuándo hay que cerrar las presentaciones?: Pide los archivos definitivos entre 48 y 72 horas antes. Revísalos en el portátil y el proyector que usarás, y guarda una copia local para no depender de la conexión a internet.
¿Cuánta bebida hay que calcular para el evento?: Para la primera hora, calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona; después, 1 por persona y hora. Añade agua durante todo el evento y confirma el número final de asistentes con el catering al menos 3 días antes.

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