Organiser une soirée de pitch de startups, étape par étape
Une soirée de pitch réussie repose d’abord sur un format précis, puis sur une organisation rigoureuse des inscriptions, du jury et de la technique. Commencez par confirmer la date et le lieu avant d’inviter les intervenants et les pitchers. Fixez ensuite les critères de pitch, le temps de passage et le déroulé de la soirée. Les derniers jours servent surtout à vérifier les présentations, l’ordre de passage, le catering et chaque élément audiovisuel.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Définir le format du pitch
2 personnes
- 3
Établir les critères de pitch
2 personnes
- 4
Contacter les membres du jury
- 5
Inviter les intervenants et les pitchers
2 personnes
- 6
Créer le formulaire d’inscription
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Publier un message sur les réseaux sociaux
- 9
Traiter les inscriptions
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Confirmer les inscriptions au pitch
- 12
Envoyer le briefing du jury
- 13
Réserver le catering
- 14
Réserver la technique
- 15
Élaborer le programme
2 personnes
- 16
Rassembler les présentations
- 17
Vérifier les présentations
2 personnes
- 18
Tirer au sort l'ordre de passage
- 19
Mettre à jour la liste des participants
- 20
Envoyer un rappel
- 21
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 22
Imprimer les formulaires du jury
- 23
Imprimer le déroulé
- 24
Faire les courses
2 personnes
- 25
Vérifier le catering
2 personnes
- 26
Récupérer le matériel technique
2 personnes
- 27
Sauvegarder les fichiers de pitch
Événement
- 28
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 29
Vérifier les espaces
2 personnes
- 30
Installer les tables
3 personnes
- 31
Installer les chaises
3 personnes
- 32
Aménager la zone de scène
2 personnes
- 33
Installer l’écran de projection
2 personnes
- 34
Brancher le vidéoprojecteur
2 personnes
- 35
Tester les microphones
2 personnes
- 36
Préparer les présentations
2 personnes
- 37
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 39
Préparer les en-cas
3 personnes
- 40
Installer le buffet de snacks
2 personnes
- 41
Préparer la table d'inscription
2 personnes
- 42
Préparer les badges nominatifs
- 43
Installer la table du jury
2 personnes
- 44
Accueillir les pitchers
2 personnes
- 45
Accueillir les membres du jury
- 46
Enregistrer les invités
3 personnes
- 47
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
- 48
Présenter le programme
- 49
Animer le tour de pitch
2 personnes
- 50
Surveiller le temps de pitch
- 51
Animer les présentations
- 52
Distribuer les formulaires du jury
- 53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 54
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
- 55
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
- 56
Animer le cocktail networking
3 personnes
- 57
Faciliter la délibération du jury
- 58
Annoncer le vainqueur
- 59
Remettre le prix
2 personnes
- 60
Animer les échanges de réseautage
3 personnes
- 61
Annoncer le dernier tour
- 62
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
- 63
Éteindre la technique
2 personnes
- 64
Démonter le catering
3 personnes
- 65
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 66
Rassembler les déchets
2 personnes
- 67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 68
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 69
Ranger le matériel technique
2 personnes
- 70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 71
Ranger le stock restant
- 72
Archiver les photos et les fichiers
- 73
Envoyer un message de remerciement
- 74
Relancer les pitchers
- 75
Remercier les jurés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de bièreqté 8
- Tables cocktailqté 6
- Chaisesqté 90
- Table du jury
- Pupitre de conférencierqté 2
- Portant à vêtements
- Poubellesqté 6
- Tabouretsqté 12
Vaisselle
- Verres à eauqté 100
- Verres à vinqté 100
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 100
- Assiettes à pâtisserieqté 100
- Fourchettesqté 100
- Couteauxqté 100
- Cuillèresqté 100
- Louchesqté 12
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Câbles HDMIqté 3
- Adaptateurs HDMIqté 4
- Clic-clac
- Microphones sans filqté 2
- Pieds de microqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Ruban gafferqté 3
- Batteries externesqté 2
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 6
- Éclairage d’ambianceqté 4
Décoration
- Panneau d’accueil
- Affiches du programmeqté 4
- Bannières logoqté 3
- Chemins de tableqté 12
- Compositions floralesqté 6
- Porte-nomsqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Plats de service avec couvercleqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
- Pinces de cuisineqté 6
- Pains de glaceqté 12
- Tire-bouchonsqté 4
- Tire-bouchonsqté 3
- Porte-serviettesqté 8
Inscription
- Table d'inscription
- Badges nominatifsqté 100
- Porte-badgesqté 100
- Stylos à billeqté 30
- Liste de présenceqté 3
- Fiches de juryqté 20
- Numéros d'ordre du pitchqté 20
- Brochures du programmeqté 100
- Presse-papiersqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez le format avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez la durée de chaque pitch, le temps réservé aux questions et le nombre de startups retenues. Sans ces règles, les candidatures sont difficiles à comparer et le programme déborde rapidement.
- Contactez le jury au moins 4 semaines avant la soirée et envoyez-lui un briefing avec les critères d’évaluation. Prévoyez aussi une version imprimée des formulaires : une panne ou une connexion instable ne doit pas interrompre les délibérations.
- Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis transmettez le nombre définitif au traiteur 5 à 7 jours avant l’événement. Vérifiez ensuite les quantités livrées à l’arrivée, notamment les boissons, les verres et les assiettes.
- Rassemblez toutes les présentations au plus tard 48 heures avant le pitch et testez-les sur l’ordinateur qui sera utilisé le soir même. Contrôlez les adaptateurs HDMI, les câbles, le son et les rallonges plutôt que de découvrir une incompatibilité au moment de l’accueil.
- Tirez au sort l’ordre de passage avant d’envoyer le rappel final, idéalement 24 à 48 heures avant l’événement. Mettez à jour la liste des participants, préparez les badges et imprimez le déroulé afin que l’accueil, le jury et la régie disposent des mêmes informations.
Questions fréquentes
- Combien de temps prévoir pour organiser une soirée de pitch de startups ?
- Prévoyez 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, constituer le jury, lancer les inscriptions et réserver le catering et la technique. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les tests et les impressions.
- Quand envoyer les invitations pour une soirée de pitch ?
- Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant la date, puis un rappel 48 heures avant. Pour les pitchers, confirmez individuellement la sélection et les horaires au moins 7 jours à l’avance.
- Combien de temps doit durer un pitch de startup ?
- Prévoyez généralement 5 à 10 minutes de présentation, suivies de 3 à 5 minutes de questions. Ajoutez environ 2 minutes de transition entre deux passages pour changer de présentation et de personne au pupitre.
- Quand tester le matériel audiovisuel pour une soirée de pitch ?
- Faites un premier test complet 48 heures avant, avec les présentations définitives et l’ordinateur prévu. Refaite une vérification sur place au moins 90 minutes avant l’arrivée du public, en contrôlant l’image, les microphones et les câbles.
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