Startup-Pitchabend organisieren: So gelingt der Ablauf
Bei einem Startup-Pitchabend entscheidet die Vorbereitung über einen pünktlichen und fairen Abend. Lege zuerst Format, Pitchdauer und Bewertung fest, bevor du Jury und Startups einlädst. Danach folgen Anmeldungen, Technik, Catering und ein genauer Ablaufplan. Plane außerdem Zeit für Präsentationsprüfungen, eine Auslosung der Reihenfolge und einen vollständigen Techniktest ein – diese Punkte werden besonders häufig zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Pitchformat festlegen
2 Personen
- 3
Pitch-Kriterien festlegen
2 Personen
- 4
Jurymitglieder ansprechen
- 5
Sprecher und Pitches einladen
2 Personen
- 6
Anmeldeformular erstellen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Social-Media-Beitrag posten
- 9
Anmeldungen bearbeiten
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Pitch-Anmeldungen bestätigen
- 12
Jury-Briefing versenden
- 13
Catering reservieren
- 14
Technik reservieren
- 15
Programm erstellen
2 Personen
- 16
Präsentationen sammeln
- 17
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 18
Startreihenfolge auslosen
- 19
Teilnehmerliste aktualisieren
- 20
Erinnerung senden
- 21
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 22
Jurymitglieder-Formulare drucken
- 23
Ablaufplan ausdrucken
- 24
Einkaufen gehen
2 Personen
- 25
Catering prüfen
2 Personen
- 26
Technik abholen
2 Personen
- 27
Pitch-Dateien sichern
Event
- 28
Location öffnen
2 Personen
- 29
Räume kontrollieren
2 Personen
- 30
Tische aufstellen
3 Personen
- 31
Stühle aufstellen
3 Personen
- 32
Bühnenbereich einrichten
2 Personen
- 33
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
- 34
Beamer anschließen
2 Personen
- 35
Mikrofone testen
2 Personen
- 36
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
- 37
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 38
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 39
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 40
Häppchenbuffet aufbauen
2 Personen
- 41
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 42
Namensschilder bereitlegen
- 43
Jurytisch einrichten
2 Personen
- 44
Pitcher entgegennehmen
2 Personen
- 45
Jurymitglieder empfangen
- 46
Gäste registrieren
3 Personen
- 47
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
- 48
Programm vorstellen
- 49
Pitchrunde moderieren
2 Personen
- 50
Pitch-Zeit überwachen
- 51
Präsentationen betreuen
- 52
Juryformulare austeilen
- 53
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 54
Snacks nachfüllen
2 Personen
- 55
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
- 56
Networking-Event betreuen
3 Personen
- 57
Jurybesprechung moderieren
- 58
Gewinner bekanntgeben
- 59
Preis überreichen
2 Personen
- 60
Netzwerkgespräche moderieren
3 Personen
- 61
Letzte Runde ankündigen
- 62
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 63
Technik ausschalten
2 Personen
- 64
Catering abbauen
3 Personen
- 65
Geschirr sammeln
3 Personen
- 66
Abfall sammeln
2 Personen
- 67
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 68
Location reinigen
3 Personen
- 69
Technik einpacken
2 Personen
- 70
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 71
Restbestand einlagern
- 72
Fotos und Dateien archivieren
- 73
Dankesnachricht versenden
- 74
Pitcher nachfassen
- 75
Juroren danken
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BiertischeAnz. 8
- CocktailtischeAnz. 6
- StühleAnz. 90
- Jurytisch
- RednerpultAnz. 2
- Kleiderständer
- AbfallbehälterAnz. 6
- HockerAnz. 12
Geschirr
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- TortenplattenAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 4
- Klicker
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 3
- PowerbanksAnz. 2
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Dekoration
- Willkommensschild
- Programmatische PosterAnz. 4
- Logo-BannerAnz. 3
- TischläuferAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 6
- NamensschildhalterAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- Servierplatten mit DeckelAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
- KüchenzangenAnz. 6
- KühlelementeAnz. 12
- FlaschenöffnerAnz. 4
- KorkenzieherAnz. 3
- ServiettenhalterAnz. 8
Registrierung
- Registrierungstisch
- NamensschilderAnz. 100
- BadgehalterAnz. 100
- KugelschreiberAnz. 30
- TeilnehmerlisteAnz. 3
- JuryformulareAnz. 20
- Pitch-ReihenfolgenummernAnz. 20
- ProgrammhefteAnz. 100
- KlemmbretterAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Pitchdauer, Fragerunde und Bewertungskriterien fest, bevor du Einladungen verschickst. So wissen Startups und Jury genau, was sie vorbereiten müssen.
- Bestätige Pitch-Anmeldungen spätestens 7 Tage vor dem Abend und sammle die Präsentationen danach in einem gemeinsamen Ordner. Prüfe jede Datei auf Format, Seitenverhältnis und funktionierende Links.
- Schicke der Jury mindestens 3 Tage vorher ein Briefing mit Kriterien, Zeitvorgaben und Formularen. Ein kurzer Probedurchlauf verhindert unterschiedliche Bewertungen und unnötige Nachfragen.
- Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Adapter, Klicker, Mikrofone und Lautsprecher mindestens 2 Stunden vor Beginn gemeinsam im Veranstaltungsraum. Gaffer Tape und Verlängerungskabel gehören an den Technikplatz, bevor Gäste eintreffen.
- Plane den Einlass und die Verpflegung getrennt vom Programm: Namensschilder, Teilnehmerliste und Ernährungswünsche sollten 60 Minuten vor Beginn bereitliegen. Rechne außerdem einen Puffer von 10 bis 15 Minuten für verspätete Pitches oder technische Unterbrechungen ein.
Häufige Fragen
- Wie lange dauert ein Startup-Pitchabend?
- Für 8 Startups solltest du etwa 2,5 bis 3 Stunden einplanen, wenn jeder Pitch 5 Minuten und die Fragerunde 3 Minuten dauert. Rechne zusätzlich 15 Minuten für Begrüßung, Jury-Erklärung und Übergänge ein.
- Wann sollte man die Jury für einen Pitchabend anfragen?
- Frag die Jurymitglieder mindestens 4 Wochen vor dem Termin an. Schicke das verbindliche Briefing spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung und bestätige die Anwesenheit noch einmal am Vortag.
- Wie viele Startups sollte ein Pitchabend haben?
- 8 bis 12 Startups sind für einen Abend meist gut handhabbar. Bei 10 Pitches mit jeweils 8 Minuten plus Übergängen brauchst du allein für die Präsentationen rund 100 Minuten.
- Wann muss die Technik für einen Startup-Pitchabend getestet werden?
- Führe den vollständigen Test mindestens 2 Stunden vor dem Einlass durch. Prüfe dabei nicht nur Bild und Ton, sondern auch HDMI-Adapter, Klicker, Mikrofonwechsel und die Präsentationen der ersten drei Startups.
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