Zo organiseer je een springwedstrijd zonder last-minute chaos

Begin met het wedstrijdconcept, het terrein en het reglement voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna leg je jury, parcoursbouwer, omroeper en EHBO vast en open je de inschrijving. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, maak je de startlijst, deel je vrijwilligers in en regel je parkeren, materiaal en catering. De laatste week draait om controleren: weersverwachting, prijzen, startnummers, hindernissen, geluidsinstallatie en informatie voor deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdterrein reserveren
3
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
4
Parcoursontwerp maken
2 personen
5
Juryleden vastleggen
6
Parcoursbouwer vastleggen
7
Omroeper vastleggen
8
EHBO-bezetting regelen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Inschrijfformulier openen
11
Sponsoren benaderen
2 personen
12
Prijzen en linten bestellen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Startlijst publiceren
15
Dieetwensen verzamelen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Parkeerplan maken
2 personen
18
Verkeersborden voorbereiden
2 personen
19
Weersverwachting controleren
20
Deelnemers informeren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Wedstrijdmateriaal verzamelen
3 personen
23
Prijzen controleren
2 personen
24
Startlijsten afdrukken
25
Boodschappen koel zetten
2 personen
26
Terrein inspecteren
3 personen
27
Parkeerterrein markeren
3 personen
28
Wedstrijdsecretariaat inrichten
3 personen
29
Publieksafzetting plaatsen
4 personen
30
Springparcours opbouwen
5 personen
31
Paddockvakken markeren
3 personen
32
Inrijterrein voorbereiden
3 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
34
Cateringstand opbouwen
3 personen
35
Versiering ophangen
2 personen
36
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
37
Hindernissen controleren
3 personen
38
Jurytafel voorbereiden
2 personen
39
Startnummers klaarleggen
2 personen

Event

40
Deelnemers registreren
3 personen
41
Paarden en documenten controleren
2 personen
42
Parkeerbegeleiding verzorgen
3 personen
43
Ruiters naar paddocks verwijzen
2 personen
44
Publiek verwelkomen
2 personen
45
Openingsomroep verzorgen
46
Startvolgorde omroepen
47
Wedstrijdritten begeleiden
4 personen
48
Balken terugleggen
2 personen
49
Juryresultaten verwerken
2 personen
50
Dranken serveren
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Paddocks controleren
2 personen
55
Prijzenceremonie voorbereiden
2 personen
56
Prijzen uitreiken
3 personen
57
Slotomroep verzorgen
58
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

59
Wedstrijdterrein afbreken
5 personen
60
Catering opruimen
3 personen
61
Servies afwassen
2 personen
62
Terrein schoonmaken
4 personen
63
Afval afvoeren
2 personen
64
Materialen sorteren
3 personen
65
Geleende materialen retourneren
2 personen
66
Wedstrijdresultaten publiceren
67
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 60
Jurytafel
Barkrukkenaantal 6
Afzethekkenaantal 24
Paddockpanelenaantal 30

Sportmateriaal

Springstaandersaantal 24
Springbalkenaantal 48
Planken voor hindernissenaantal 12
Vulmaterialenaantal 18
Waterbak
Nummerbordenaantal 24
Meetlintenaantal 3
Harkaantal 4
Scheppenaantal 3
Kruiwagensaantal 2
Balkendragersaantal 4
Pionnenaantal 30
Dressuurlettersaantal 12
Waterbakken voor paardenaantal 12
Voeremmersaantal 12
Hooinettenaantal 12
Kribbebandenaantal 12
Startnummersaantal 50
Rosborstelsaantal 12
Hoefkrabbersaantal 12
Longeerlijnenaantal 4
Reservehalstersaantal 8
Reserveleidselsaantal 6
Drinkwatertonnenaantal 6
Mestvorkenaantal 6
Mestkruiwagensaantal 3
Regendekensaantal 6
EHBO-koffer
Paarden-EHBO-set
IJscompressenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 12
Zaklampenaantal 6

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Printer
Mobiele telefoonaantal 3
Koelboxenaantal 4
Walkietalkiesaantal 8
Powerbanksaantal 6
Batterijenaantal 24
Rekenmachinesaantal 3

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Lichtslingersaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Mokkenaantal 40
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerbestekaantal 12
Koelelementenaantal 20
Warmhoudkannenaantal 4
Koelboxlabelsaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Start- en finishbord
Rijbaanbordjesaantal 8
Richtingspijlenaantal 12
Prijzentafelkleed
Podiumlintenaantal 20
Prijzenbekersaantal 12
Medaillelintenaantal 24
Wegwijzerbordenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Handvegersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Toiletborstelsaantal 2
Rubberen laarzenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Handvegers en blikkenaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Papieren handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen
Koelvitrinesaantal 2
Drankdispensersaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Klembordenaantal 6
Prijskaartjesaantal 20

Administratie

Inschrijfformulierenaantal 100
Scorebladenaantal 150
Pennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Ordnersaantal 6
Naamstickersaantal 150
Printpapieraantal 500
Enveloppenaantal 100
Contantgeldkist
Betaalterminal

Tips

Leg het reglement en de wedstrijdindeling vast voordat het inschrijfformulier opengaat. Vermeld daarin onder meer startvolgorde, klassen, tijdslimieten en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Reserveer het wedstrijdterrein vroeg en maak daarna pas het parcoursontwerp. Controleer of er ruimte is voor paddockpanelen, afzethekken, jurytafel, parkeerplaatsen en veilige looproutes tussen paard en publiek.
Plan de bezetting niet alleen voor de jury. Regel ook een parcoursbouwer, omroeper, EHBO en voldoende vrijwilligers voor ontvangst, parkeren, startlijsten en het verplaatsen of controleren van springmateriaal.
Bestel prijzen, linten, nummerborden en startnummers zodra de inschrijving opent. Controleer de prijzen opnieuw in de laatste week; ontbrekende of verkeerde prijzen vallen vaak pas na de eerste rubriek op.
Maak uiterlijk een paar dagen vooraf een deelnemersbericht met starttijd, parkeerplan, route, reglement en praktische afspraken. Zet boodschappen gekoeld klaar, druk startlijsten af en test geluidsinstallatie, microfoons, verlengkabels en stekkerdozen vóór de wedstrijddag.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een springwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met terrein, concept en reglement. Plan jury, parcoursbouwer, omroeper en EHBO uiterlijk 6 weken voor de wedstrijd en sluit de praktische voorbereiding in de laatste week af.
Wanneer open je de inschrijving voor een springwedstrijd?: Open de inschrijving pas nadat het reglement, de wedstrijdindeling en de locatie zijn bevestigd. Een termijn van 4 tot 6 weken geeft deelnemers genoeg tijd om zich aan te melden en jou tijd om startlijsten en vrijwilligers te plannen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een springwedstrijd?: Reken naast jury, parcoursbouwer, omroeper en EHBO op minimaal 6 tot 10 vrijwilligers voor ontvangst, parkeren, startcontrole, parcours en catering. Bij meerdere rubrieken of een groot deelnemersveld heb je extra bezetting nodig voor pauzes en aflossing.
Wanneer maak je de startlijst voor een springwedstrijd?: Verwerk de aanmeldingen direct na de sluitingsdatum en publiceer de startlijst bij voorkeur 3 tot 5 dagen vooraf. Druk op de wedstrijddag ook papieren exemplaren af voor de jurytafel, omroeper en deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.