Organiser un concours de saut, étape par étape

Un concours de saut se prépare dans un ordre précis : d’abord le site et le règlement, puis le parcours, les officiels et les inscriptions. Prévoyez ensuite la sécurité, l’accueil des chevaux, le stationnement et la circulation sur le paddock. Les dernières heures servent surtout à vérifier le matériel, les listes de départ, les prix et la météo. Ce plan vous aide à répartir les 67 tâches sans oublier les détails qui bloquent souvent le déroulement de la journée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le concept de la compétition
2 personnes
2
Réserver l'aire de compétition
3
Établir le règlement du concours
2 personnes
4
Créer le plan du parcours
2 personnes
5
Définir les membres du jury
6
Définir le concepteur du parcours
7
Réserver un animateur
8
Organiser le personnel de premiers secours
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir le formulaire d’inscription
11
Contacter les sponsors
2 personnes
12
Commander les prix et les rubans
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Publier la liste de départ
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Établir le plan de stationnement
2 personnes
18
Préparer les panneaux de signalisation
2 personnes
19
Vérifier les prévisions météo
20
Informer les participants
21
Faire les courses
3 personnes
22
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
23
Vérifier les prix
2 personnes
24
Imprimer les listes de départ
25
Mettre les courses au frais
2 personnes
26
Inspecter le site
3 personnes
27
Baliser le parking
3 personnes
28
Installer le secrétariat de la compétition
3 personnes
29
Installer les barrières de foule
4 personnes
30
Monter le parcours de saut
5 personnes
31
Marquer les emplacements paddock
3 personnes
32
Préparer la zone d’accès
3 personnes
33
Installer les tables et les chaises
3 personnes
34
Monter le stand de restauration
3 personnes
35
Suspendre la décoration
2 personnes
36
Raccorder la sonorisation
2 personnes
37
Vérifier les obstacles
3 personnes
38
Préparer la table du jury
2 personnes
39
Préparer les dossards
2 personnes

Événement

40
Enregistrer les participants
3 personnes
41
Vérifier les chevaux et les documents
2 personnes
42
Assurer la circulation du parking
3 personnes
43
Diriger les cavaliers vers les paddocks
2 personnes
44
Accueillir le public
2 personnes
45
Assurer l'annonce d'ouverture
46
Annoncer l’ordre de départ
47
Accompagner les épreuves
4 personnes
48
Remettre les barres en place
2 personnes
49
Traiter les résultats du jury
2 personnes
50
Servir les boissons
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les paddocks
2 personnes
55
Préparer la cérémonie de remise des prix
2 personnes
56
Remettre les prix
3 personnes
57
Assurer l'annonce de clôture
58
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

59
Démanteler l'aire de compétition
5 personnes
60
Ranger le service traiteur
3 personnes
61
Faire la vaisselle
2 personnes
62
Nettoyer le site
4 personnes
63
Évacuer les déchets
2 personnes
64
Trier les matériaux
3 personnes
65
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
66
Publier les résultats du match
67
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 60
Table du jury
Tabourets de barqté 6
Barrières de sécuritéqté 24
Panneaux de paddockqté 30

Matériel de sport

Bâtons de sautqté 24
Poutres d'équilibreqté 48
Planches pour obstaclesqté 12
Matériaux de remplissageqté 18
Bac à eau
Plaques d’immatriculationqté 24
Mètres rubansqté 3
Râteauqté 4
Pellesqté 3
Brouettesqté 2
Supports de poutreqté 4
Cônesqté 30
Lettres de dressageqté 12
Bacs à eau pour chevauxqté 12
Seaux d’alimentationqté 12
Filets à foinqté 12
Bandes de berceauqté 12
Numéros de départqté 50
Brosses à queueqté 12
Nettoyeurs de sabotsqté 12
Longesqté 4
Licols de rechangeqté 8
Rênes de rechangeqté 6
Fûts d’eau potableqté 6
Fourches à fumierqté 6
Brouettes à fumierqté 3
Couvertures de pluieqté 6
Trousse de premiers secours
Trousse de premiers secours pour chevaux
Poches de glaceqté 12
Gilets réfléchissantsqté 12
Lampes de pocheqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Imprimante
Téléphone mobileqté 3
Glacièresqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6
Pilesqté 24
Calculatricesqté 3

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Tassesqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couverts de serviceqté 12
Pains de glaceqté 20
Thermosqté 4
Étiquettes pour glacièreqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneau départ et arrivée
Panneaux de pisteqté 8
Flèches directionnellesqté 12
Nappe pour table des prix
Rubans de podiumqté 20
Coupes de prixqté 12
Rubans de médailleqté 24
Panneaux directionnelsqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balais à mainqté 4
Pinces à déchetsqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 2
Bottes en caoutchoucqté 4
Gants de travailqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Balais à main et pellesqté 4
Raclettes de solqté 3
Essuie-toutqté 12

Catering

Courses
Vitrines réfrigéréesqté 2
Distributeurs de boissonsqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Presse-papiersqté 6
Étiquettes de prixqté 20

Administration

Formulaires d'inscriptionqté 100
Feuilles de scoreqté 150
Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Classeursqté 6
Étiquettes nominativesqté 150
Papier d’impressionqté 500
Enveloppesqté 100
Caisse d'espèces
Terminal de paiement

Conseils

Réservez l’aire de compétition avant d’ouvrir les inscriptions : le règlement, le plan du parcours et le nombre de concurrents dépendent de l’espace réellement disponible.
Fixez les rôles au moins 3 semaines avant le concours. Le jury, le concepteur du parcours, l’animateur et les premiers secours doivent connaître leurs horaires et leurs responsabilités.
Fermez les inscriptions assez tôt pour traiter les besoins alimentaires, répartir les bénévoles et publier une liste de départ lisible. Imprimez plusieurs exemplaires la veille, pas le matin même.
Contrôlez le parcours avec un mètre ruban avant l’arrivée des participants. Vérifiez les supports, les barres, les obstacles, le bac à eau, les barrières de sécurité et les zones de circulation.
Faites une dernière vérification 24 heures avant : prévisions météo, sonorisation, microphones, rallonges, multiprises, ordinateur, prix, rubans et aliments conservés au frais.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de saut ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le terrain, définir le règlement et le parcours, confirmer le jury et les secours, ouvrir les inscriptions et commander les prix.
Quand ouvrir les inscriptions pour un concours de saut ?: Ouvrez le formulaire environ 4 semaines avant l’événement et fixez une clôture 7 à 10 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les dossiers, les besoins alimentaires et la liste de départ.
Quand préparer le parcours d’un concours de saut ?: Définissez le concepteur du parcours dès la réservation du site et finalisez le plan au moins 7 jours avant. Le montage et le contrôle des obstacles peuvent alors être faits la veille, sans improvisation.
Que faut-il vérifier la veille d’un concours de saut ?: Contrôlez le matériel de compétition, les barrières, le balisage, le stationnement, la sonorisation et les listes de départ 24 heures avant. Vérifiez aussi les prix, les rubans, la météo et les aliments à conserver au frais.

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