Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del gimnasio
Una jornada de puertas abiertas del gimnasio funciona mejor cuando el visitante sabe qué puede probar, dónde debe ir y cómo apuntarse desde el primer momento. Empieza fijando la fecha, el programa y las clases de prueba; después abre las inscripciones y asigna responsables. En los días previos, confirma docentes y fotógrafo, revisa accesos y suelo deportivo y prepara el material. El día del evento, separa registro, espera, vestuario y zonas de actividad para evitar cruces y retrasos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Programar clases de prueba
2 personas
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Publicar en redes sociales
- 5
Repartir flyers
3 personas
- 6
Publicar el formulario de inscripción
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Asignar voluntarios
2 personas
- 10
Confirmar a los docentes
- 11
Confirmar fotógrafo
- 12
Crear la lista de reproducción musical
- 13
Imprimir material promocional
2 personas
- 14
Crear señales de ruta y seguridad
2 personas
- 15
Seleccionar material para la clase de prueba
3 personas
- 16
Preparar bolsas de regalo
3 personas
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Comprobar los materiales
2 personas
- 19
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 20
Enfriar las bebidas
2 personas
- 21
Imprimir la lista de registro
- 22
Preparar los paquetes de inscripción
2 personas
- 23
Limpiar previamente el recinto
3 personas
- 24
Comprobar el suelo deportivo
2 personas
- 25
Comprobar puertas y accesos
2 personas
- 26
Montar mesas
3 personas
- 27
Colocar sillas
3 personas
- 28
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 29
Montar la mesa de catering
2 personas
- 30
Colgar la decoración
3 personas
- 31
Probar luces y sonido
2 personas
- 32
Preparar estaciones deportivas
4 personas
- 33
Preparar las salas de clase de prueba
4 personas
- 34
Preparar aperitivos
3 personas
- 35
Preparar café y té
2 personas
- 36
Colocar bolsas de regalo en la entrada
2 personas
- 37
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
- 38
Dar briefing a los instructores
5 personas
Evento
- 39
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 40
Registrar a los visitantes
3 personas
- 41
Dar visitas guiadas
2 personas
- 42
Guiar las clases de prueba
6 personas
- 43
Coordinar las estaciones deportivas
5 personas
- 44
Proporcionar información a los miembros
2 personas
- 45
Tomar fotos
- 46
Servir café y té
2 personas
- 47
Servir aperitivos
2 personas
- 48
Rellenar las bebidas
2 personas
- 49
Mantener limpia la mesa de catering
- 50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 51
Comprobar los baños periódicamente
- 52
Guiar a los visitantes en espera
2 personas
- 53
Anotar las inscripciones para clases de prueba
2 personas
- 54
Despedir a los últimos visitantes
3 personas
Seguimiento
- 55
Recoger el material deportivo
4 personas
- 56
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 57
Lavar la vajilla
2 personas
- 58
Vaciar neveras portátiles
2 personas
- 59
Recoger la basura
3 personas
- 60
Limpiar el lugar
4 personas
- 61
Retirar la decoración
2 personas
- 62
Volver a colocar el equipo
3 personas
- 63
Comprobar los materiales
2 personas
- 64
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 65
Llamar de nuevo a los visitantes
2 personas
- 66
Confirmar las citas de la clase de prueba
2 personas
- 67
Archivar fotos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mostrador de registro
- Bancos del vestuariocant. 4
- Percheroscant. 2
- Postes separadorescant. 12
- Bancos de esperacant. 4
Material deportivo
- Esterillas de yogacant. 25
- Colchonetas de fitnesscant. 20
- Kettlebellscant. 12
- Mancuernascant. 20
- Bandas de resistenciacant. 20
- Cuerdas para saltarcant. 12
- Pelotas de pilatescant. 12
- Medicineballscant. 8
- Conoscant. 24
- Aroscant. 12
- Rodillos de espumacant. 12
- Toallascant. 50
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Reproductor de música
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Estaciones de cargacant. 2
- Portátil
- Tabletacant. 2
- Teléfono móvilcant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Jarras de cafécant. 4
- Jarras de aguacant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Cuencoscant. 12
- Pinzascant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 4
Decoración
- Globoscant. 100
- Arcos de globoscant. 2
- Guirnaldascant. 6
- Mantelescant. 8
- Plantascant. 8
- Photowall
- Bolsas de regalocant. 100
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Bateríascant. 24
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Escobascant. 2
- Papelelerascant. 8
Catering
- Compras
Papeleo
- Formularios de registrocant. 150
- Formularios de inscripcióncant. 100
- Tarjetas del programacant. 150
- Mapas de rutacant. 100
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 10
- Pegatinas con nombrecant. 150
- Cinta adhesivacant. 8
- Bloc de notascant. 10
- Carpetas informativascant. 100
- Soportes A4cant. 12
- Carteles de flechascant. 20
- Banderolascant. 4
Consejos
- Cierra el programa al menos 3 semanas antes y ofrece varias franjas de clases de prueba. Publica el formulario de inscripción en cuanto estén confirmados los horarios, para conocer aforo, preferencias dietéticas y necesidades de los asistentes.
- Asigna un responsable por cada función: registro, clases, accesos, bebidas y apoyo a docentes. Entrega una lista impresa de registro y prepara los paquetes de inscripción antes de abrir las puertas; depender solo de una tableta puede crear colas si falla la conexión o la batería.
- Calcula el material por clase, no solo por el total de asistentes. Separa esterillas, colchonetas, kettlebells, mancuernas y bandas de resistencia por sesión, y deja conos o aros listos para marcar recorridos y zonas de seguridad.
- Haz una comprobación del recinto el día anterior y otra 60 minutos antes de recibir al público. Revisa el suelo deportivo, puertas, accesos, cables, regletas, altavoces y micrófonos; coloca señales visibles desde la entrada hasta el mostrador de registro, los vestuarios y las clases.
- Enfría las bebidas y llena las neveras portátiles antes de que empiece la primera actividad. Prepara vasos, tazas de café, toallas y bolsas de regalo en puntos separados del registro para que la entrega no bloquee la recepción ni la circulación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del gimnasio?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Reserva primero la fecha, define el programa y confirma a los docentes; deja la última semana para cerrar inscripciones, comprar lo necesario, imprimir señalización y comprobar el recinto.
- ¿Cuántas clases de prueba conviene programar?
- Programa al menos 3 franjas de prueba si esperas público durante varias horas, con un aforo definido para cada una. Deja entre 10 y 15 minutos entre clases para cambiar material, ventilar y evitar que los grupos se mezclen.
- ¿Cuándo debo publicar el formulario de inscripción?
- Publícalo en cuanto estén cerrados los horarios, idealmente 2 o 3 semanas antes. Ciérralo entre 24 y 48 horas antes del evento para poder preparar la lista de registro, los paquetes y las adaptaciones dietéticas.
- ¿Qué hay que revisar justo antes de abrir el gimnasio?
- Haz una ronda final unos 60 minutos antes: comprueba puertas y accesos, suelo deportivo, señales, material de cada clase, sonido, carga de dispositivos y bebidas frías. Reúne al equipo 30 minutos antes para repartir funciones y resolver incidencias.
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