Tag der offenen Tür im Fitnessstudio planen: der Ablauf
Ein Tag der offenen Tür im Fitnessstudio braucht mehr als ein paar freie Geräte. Lege zuerst Datum, Programm und Schnupperkurse fest, bevor du Einladungen und Online-Anmeldung veröffentlichst. Danach klärst du Dozenten, Helfer, Material und den Empfang. Plane den Rundgang so, dass Besucher ankommen, sich anmelden, Kurse testen und ohne Gedränge wieder gehen können. Die folgenden Schritte helfen dir, typische Engpässe bei Zugang, Kurswechseln, Getränken und Registrierung rechtzeitig zu vermeiden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Schnupperkurse einplanen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Social-Media-Beitrag posten
- 5
Flyer verteilen
3 Personen
- 6
Anmeldeformular veröffentlichen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 10
Dozenten bestätigen
- 11
Fotograf bestätigen
- 12
Musik-Playlist zusammenstellen
- 13
Werbematerial drucken
2 Personen
- 14
Routen- und Sicherheitsschilder anbringen
2 Personen
- 15
Materialien für den Schnupperkurs auswählen
3 Personen
- 16
Goodie-Bags zusammenstellen
3 Personen
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Materialien prüfen
2 Personen
- 19
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 20
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 21
Registrierungsliste drucken
- 22
Anmeldepakete bereitlegen
2 Personen
- 23
Veranstaltungsort im Voraus reinigen
3 Personen
- 24
Sportboden prüfen
2 Personen
- 25
Türen und Zugang kontrollieren
2 Personen
- 26
Tische aufstellen
3 Personen
- 27
Stühle aufstellen
3 Personen
- 28
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 29
Cateringtisch einrichten
2 Personen
- 30
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 31
Licht und Musik testen
2 Personen
- 32
Sportstationen aufbauen
4 Personen
- 33
Probeklassenräume einrichten
4 Personen
- 34
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 35
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 36
Goodiebags am Eingang platzieren
2 Personen
- 37
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
- 38
Briefing für Instruktoren geben
5 Personen
Event
- 39
Besucher begrüßen
3 Personen
- 40
Besucher registrieren
3 Personen
- 41
Führungen geben
2 Personen
- 42
Schnupperstunden betreuen
6 Personen
- 43
Sportstationen betreuen
5 Personen
- 44
Mitgliederinformationen bereitstellen
2 Personen
- 45
Fotos machen
- 46
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 47
Snacks servieren
2 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Cateringtisch sauber halten
- 50
Mülleimer leeren
2 Personen
- 51
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 52
Wartende Besucher begleiten
2 Personen
- 53
Anmeldungen für Probestunden notieren
2 Personen
- 54
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 55
Sportmaterial aufräumen
4 Personen
- 56
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 57
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 58
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 59
Abfall sammeln
3 Personen
- 60
Location reinigen
4 Personen
- 61
Dekoration entfernen
2 Personen
- 62
Ausrüstung zurückstellen
3 Personen
- 63
Materialien prüfen
2 Personen
- 64
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 65
Besucher anrufen
2 Personen
- 66
Probestundentermine bestätigen
2 Personen
- 67
Fotos archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- Registrierungstheke
- UmkleidebänkeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
- AbsperrpfostenAnz. 12
- WartebänkeAnz. 4
Sportmaterial
- YogamattenAnz. 25
- FitnessmattenAnz. 20
- KettlebellsAnz. 12
- KurzhantelnAnz. 20
- WiderstandsbänderAnz. 20
- SpringseileAnz. 12
- PilatesbälleAnz. 12
- MedizinbälleAnz. 8
- KegelAnz. 24
- ReifenAnz. 12
- SchaumstoffrollenAnz. 12
- HandtücherAnz. 50
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Musikplayer
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- LadestationenAnz. 2
- Laptop
- TabletAnz. 2
- MobiltelefonAnz. 2
Geschirr
- GläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- KaffeekannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 6
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- SchälchenAnz. 12
- ZangenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 4
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- BallonbögenAnz. 2
- WimpelkettenAnz. 6
- TischdeckenAnz. 8
- PflanzenAnz. 8
- Fotowand
- GoodiebagsAnz. 100
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
- BatterienAnz. 24
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- BesenAnz. 2
- MülleimerAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Papierkram
- RegistrierungsformulareAnz. 150
- AnmeldeformulareAnz. 100
- ProgrammkartenAnz. 150
- RoutenpläneAnz. 100
- StifteAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 10
- NamensaufkleberAnz. 150
- KlebebandAnz. 8
- SchreibblöckeAnz. 10
- InformationsmappenAnz. 100
- A4-StänderAnz. 12
- WegweiserAnz. 20
- BannerAnz. 4
Tipps
- Veröffentliche das Anmeldeformular spätestens 2 bis 3 Wochen vorher und frage dabei Ernährungswünsche ab. So kannst du Teilnehmerzahlen, Anmeldepakete und Getränke besser kalkulieren.
- Plane Schnupperkurse mit festen Startzeiten und höchstens 10 bis 15 Minuten Wechselpause. Markiere Kursräume frühzeitig und lege Yogamatten, Fitnessmatten sowie Kleingeräte pro Kurs separat bereit.
- Teile freiwillige Helfer in Schichten von etwa 2 Stunden ein: mindestens eine Person für die Registrierung, eine für den Zugang und eine für die Orientierung bei den Kursen. Eine gedruckte Registrierungsliste bleibt als Reserve am Empfang.
- Prüfe Sportboden, Türen, Zugang und Verlängerungskabel am Vortag. Stelle Lautsprecher, Funkmikrofone, Musikplayer, Laptop und Tablet mindestens 60 Minuten vor Beginn auf und teste die Tonübertragung im Kursraum.
- Kühle Getränke früh genug und fülle die Kühlboxen vor dem Einlass. Stelle Gläser und Kaffeetassen am Getränkepunkt bereit, während Goodie-Bags und Anmeldepakete nach Namen sortiert am Empfang liegen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür im Fitnessstudio ankündigen?
- Starte die Einladung und den Social-Media-Beitrag etwa 3 Wochen vor dem Termin. Flyer und Erinnerungen sollten spätestens 7 Tage vorher verteilt beziehungsweise veröffentlicht werden.
- Wie viele Schnupperkurse sollte ein Fitnessstudio anbieten?
- Plane für einen halben Tag ungefähr 3 bis 5 Schnupperkurse mit festen Startzeiten. Zwischen zwei Kursen solltest du 10 bis 15 Minuten für Wechsel, Lüften und Materialkontrolle lassen.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür im Fitnessstudio?
- Für bis zu 50 erwartete Besucher sind mindestens 3 Helfer gleichzeitig sinnvoll: eine Person am Empfang, eine für Zugang und Fragen und eine zur Unterstützung der Kurse. Bei mehreren parallelen Kursen kommt pro zusätzlichem Raum mindestens eine weitere Person hinzu.
- Wann muss die Anmeldung für den Tag der offenen Tür geschlossen werden?
- Schließe die verbindliche Anmeldung idealerweise 2 bis 3 Tage vor dem Termin. So kannst du Teilnehmerlisten drucken, Anmeldepakete vorbereiten und Material sowie Getränke passend einteilen.
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