Organiser une journée portes ouvertes dans une salle de sport
Commencez par fixer la date et le programme avant de communiquer : les cours d’essai, les horaires d’accueil et les intervenants déterminent toute l’organisation. Ouvrez ensuite les inscriptions pour connaître le nombre de participants et leurs besoins alimentaires. La dernière semaine sert à répartir les bénévoles, confirmer les prestataires, préparer le matériel et baliser les espaces. Le jour J, l’accès, l’inscription et la sécurité doivent être vérifiés avant l’arrivée du premier visiteur.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Planifier les cours d’essai
2 personnes
- 3
Envoyer les invitations
2 personnes
- 4
Publier un message sur les réseaux sociaux
- 5
Distribuer les flyers
3 personnes
- 6
Publier le formulaire d'inscription
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 10
Confirmer les intervenants
- 11
Confirmer le photographe
- 12
Composer la playlist
- 13
Imprimer le matériel promotionnel
2 personnes
- 14
Créer des panneaux de parcours et de sécurité
2 personnes
- 15
Sélectionner le matériel de l'essai
3 personnes
- 16
Composer les goodiebags
3 personnes
- 17
Faire les courses
2 personnes
- 18
Vérifier le matériel
2 personnes
- 19
Remplir les glacières
2 personnes
- 20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 21
Imprimer la liste d'inscription
- 22
Préparer les kits d’inscription
2 personnes
- 23
Nettoyer le lieu à l’avance
3 personnes
- 24
Vérifier le revêtement de sport
2 personnes
- 25
Vérifier les portes et l'accès
2 personnes
- 26
Installer les tables
3 personnes
- 27
Installer les chaises
3 personnes
- 28
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
- 29
Installer la table traiteur
2 personnes
- 30
Suspendre la décoration
3 personnes
- 31
Tester l’éclairage et la musique
2 personnes
- 32
Préparer les stations de sport
4 personnes
- 33
Aménager les salles d’essai
4 personnes
- 34
Préparer les en-cas
3 personnes
- 35
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 36
Déposer les sacs-cadeaux à l'entrée
2 personnes
- 37
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
- 38
Faire le briefing des instructeurs
5 personnes
Événement
- 39
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 40
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 41
Faire des visites guidées
2 personnes
- 42
Encadrer les cours d’essai
6 personnes
- 43
Encadrer les stations sportives
5 personnes
- 44
Fournir les informations aux membres
2 personnes
- 45
Prendre des photos
- 46
Servir le café et le thé
2 personnes
- 47
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 49
Maintenir la table de restauration propre
- 50
Vider les poubelles
2 personnes
- 51
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
- 52
Accompagner les visiteurs en attente
2 personnes
- 53
Noter les inscriptions aux cours d’essai
2 personnes
- 54
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
Suivi
- 55
Ranger le matériel sportif
4 personnes
- 56
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 57
Faire la vaisselle
2 personnes
- 58
Vider les glacières
2 personnes
- 59
Rassembler les déchets
3 personnes
- 60
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 61
Retirer la décoration
2 personnes
- 62
Remettre l'équipement en place
3 personnes
- 63
Vérifier le matériel
2 personnes
- 64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 65
Rappeler les visiteurs
2 personnes
- 66
Confirmer les rendez-vous des cours d'essai
2 personnes
- 67
Archiver les photos
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Comptoir d'inscription
- Bancs de vestiaireqté 4
- Portants à vêtementsqté 2
- Poteaux de balisageqté 12
- Banquettes d’attenteqté 4
Matériel de sport
- Tapis de yogaqté 25
- Tapis de fitnessqté 20
- Kettlebellsqté 12
- Haltèresqté 20
- Bandes de résistanceqté 20
- Cordes à sauterqté 12
- Ballons de pilatesqté 12
- Medicine ballsqté 8
- Cônesqté 24
- Cerceauxqté 12
- Rouleaux de mousseqté 12
- Serviettesqté 50
Équipement
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Lecteur audio
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Stations de rechargeqté 2
- Ordinateur portable
- Tabletteqté 2
- Téléphone mobileqté 2
Vaisselle
- Verresqté 80
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Pichets à caféqté 4
- Carafes d’eauqté 6
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Petits bolsqté 12
- Pincesqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 4
Décoration
- Ballonsqté 100
- Arches de ballonsqté 2
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Nappesqté 8
- Plantesqté 8
- Mur photo
- Sacs cadeauxqté 100
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Pilesqté 24
Nettoyage
- Aspirateur
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Balaisqté 2
- Poubellesqté 8
Catering
- Courses
Paperasse
- Formulaires d’inscriptionqté 150
- Formulaires d'inscriptionqté 100
- Cartes du programmeqté 150
- Cartes d'itinéraireqté 100
- Stylosqté 30
- Presse-papiersqté 10
- Étiquettes nominativesqté 150
- Ruban adhésifqté 8
- Bloc-notesqté 10
- Dossiers d'informationqté 100
- Présentoirs A4qté 12
- Panneaux de directionqté 20
- Banderolesqté 4
Conseils
- Construisez le programme autour de créneaux d’essai clairement séparés : prévoyez une liste d’inscription par séance et gardez une marge entre deux cours pour remettre le matériel en place.
- Publiez le formulaire d’inscription dès que les horaires sont fixés, puis traitez les réponses au moins 7 jours avant l’événement afin d’anticiper les besoins alimentaires et les groupes trop nombreux.
- Attribuez chaque rôle bénévole à une personne précise : accueil, vestiaires, orientation, aide pendant les essais et rangement. Faites cette répartition au plus tard 3 jours avant l’ouverture.
- Vérifiez le matériel de sport et le revêtement avant le jour J, notamment les tapis, haltères, kettlebells, bandes et cônes. Testez aussi les microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises avant l’arrivée du public.
- Ne laissez pas la circulation au hasard : installez les panneaux de parcours et de sécurité, contrôlez les portes et l’accès, puis préparez le comptoir d’inscription avec les listes imprimées, les kits et un appareil chargé.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes de salle de sport ?
- Fixez la date et le programme au moins 4 semaines à l’avance. Cela laisse environ 3 semaines pour les invitations, les réseaux sociaux et les flyers, puis 7 jours pour finaliser les inscriptions et les besoins pratiques.
- Combien de temps prévoir entre deux cours d’essai ?
- Prévoyez au moins 15 minutes entre deux séances. Ce délai permet d’accueillir le groupe suivant, de ranger ou remplacer le matériel et de vérifier que l’espace est dégagé.
- Quand confirmer les intervenants et le photographe ?
- Confirmez-les au plus tard 10 jours avant l’événement et reconfirmez leur horaire 48 heures avant. Vous pourrez ainsi modifier le programme ou la communication en cas de désistement.
- Que vérifier le matin d’une journée portes ouvertes ?
- Arrivez au moins 2 heures avant l’ouverture pour contrôler les portes, l’accès, le revêtement sportif, le matériel, le son et les boissons. Installez ensuite l’accueil, les panneaux et les listes d’inscription avant l’arrivée des visiteurs.
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