Zo organiseer je een sportclinic zonder losse eindjes

Begin met de sportlocatie, trainers en een haalbaar clinicprogramma. Pas daarna verstuur je uitnodigingen, zodat deelnemers weten wat ze kunnen verwachten en jij dieetwensen en medische aandachtspunten op tijd verzamelt. Werk met vaste deelnemersgroepen en sportstations, en plan een aparte trainersbriefing. Op de dag zelf draait alles om voorbereiding: materiaal controleren, velden uitzetten, ontvangst inrichten en eten en drinken klaarzetten voordat de eerste deelnemers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Sportlocatie reserveren
2
Trainers vastleggen
3
Clinicprogramma uitwerken
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Medische aandachtspunten verzamelen
8
Deelnemersgroepen indelen
2 personen
9
Trainersbriefing voorbereiden
10
Sportmateriaal controleren
2 personen
11
Benodigdheden bestellen
12
Boodschappenlijst controleren
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Sportstations voorbereiden
3 personen
16
Deelnemerslijst afdrukken
17
Naambadges klaarmaken
2 personen
18
Catering voorbereiden
3 personen
19
Broodjes en wraps klaarmaken
3 personen
20
Soep opwarmen
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Ontvangstruimte inrichten
2 personen
23
Sportvelden uitzetten
4 personen
24
Geluidsapparatuur testen
2 personen
25
Veiligheidsmiddelen klaarleggen
2 personen
26
Informatieborden plaatsen
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
4 personen
28
Naambadges uitdelen
2 personen
29
Openingsbriefing geven
3 personen
30
Gezamenlijke warming-up begeleiden
4 personen
31
Eerste clinicronde begeleiden
6 personen
32
Water en fruit serveren
3 personen
33
Tweede clinicronde begeleiden
6 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Sportmateriaal wisselen
3 personen
36
Buffet opstellen
4 personen
37
Buffet serveren
4 personen
38
Servies en tafels opruimen
3 personen
39
Avondclinic begeleiden
6 personen
40
Avondsnacks serveren
2 personen
41
Cooling-down begeleiden
3 personen
42
Afsluiting en bedankje geven
2 personen
43
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

44
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
45
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Afval verzamelen
2 personen
48
Locatie schoonmaken
4 personen
49
Voorraad en schade controleren
2 personen
50
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
51
Overgebleven eten verdelen
2 personen
52
Sportmateriaal reinigen
3 personen
53
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Sportmateriaal

Sportmattenaantal 30
Voetballenaantal 12
Basketballenaantal 10
Volleyballenaantal 10
Pionnenaantal 40
Hesjesaantal 60
Behendigheidsladdersaantal 6
Lage hordenaantal 12
Weerstandsbandenaantal 30
Springtouwenaantal 20
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Draagbare doelenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Voedseltangenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Instant coldpacksaantal 12
Zonnebrandcrèmeaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 3

Tips

Reserveer de sportlocatie en leg trainers vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Plan de trainersbriefing uiterlijk één week vooraf, inclusief programma, groepsindeling, veiligheidsafspraken en wisselmomenten.
Maak groepen op basis van niveau, leeftijd of sportervaring en houd per station de maximale groepsgrootte gelijk. Werk bij voorkeur met blokken van 15 tot 20 minuten, zodat wisselen overzichtelijk blijft.
Controleer sportmateriaal minstens 3 dagen vooraf en tel ballen, hesjes, pionnen, matten en andere materialen per station. Leg reserveballen, verlengkabels en stekkerdozen apart klaar; die worden vaak pas gemist wanneer de clinic al begonnen is.
Verzamel dieetwensen en medische aandachtspunten tegelijk met de aanmelding en sluit de inventarisatie 7 dagen voor de clinic. Geef trainers een deelnemerslijst met relevante informatie, maar deel geen medische details breder dan nodig.
Richt ontvangst, catering en sportvelden op dezelfde ochtend in met een vaste volgorde: eerst velden en veiligheidsmiddelen, daarna geluid en ontvangst, vervolgens broodjes, wraps, soep en gekoelde dranken. Test de draagbare speaker en draadloze microfoon minimaal 60 minuten voor aanvang.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sportclinic organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de locatie, trainers en het clinicprogramma. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de clinic, zodat je groepen, catering en medische aandachtspunten kunt afronden.
Hoeveel trainers heb ik nodig voor een sportclinic?: Plan minimaal 1 trainer per sportstation of deelnemersgroep. Bij vier gelijktijdige stations heb je dus 4 trainers nodig; wijs daarnaast één hoofdcoördinator aan voor tijd, veiligheid en onverwachte wijzigingen.
Hoe deel ik deelnemers in tijdens een sportclinic?: Maak de indeling uiterlijk 3 dagen vooraf op basis van niveau, leeftijd of ervaring. Houd groepen zo veel mogelijk even groot en druk de deelnemerslijst en naambadges vooraf af, zodat de ontvangst niet ophoudt.
Wanneer zet ik het sportmateriaal en de catering klaar?: Zet sportstations, velden en veiligheidsmiddelen minimaal 60 minuten voor aanvang klaar en test dan ook de geluidsapparatuur. Bereid broodjes, wraps, soep en dranken pas daarna af, zodat het eten vers blijft en gekoelde dranken koud blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.