Organiser une clinique sportive sans rien laisser au hasard

Une clinique sportive se prépare comme une petite compétition : le lieu, les entraîneurs et le programme doivent être fixés avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, recueille les informations médicales et alimentaires, puis répartis les participants par groupes adaptés. La veille, concentre-toi sur le matériel, les stations, l’accueil et le repas. Le jour J, prévois un briefing court pour les formateurs et garde une personne disponible pour les imprévus.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu sportif
2
Réserver les entraîneurs
3
Élaborer le programme de la clinique
2 personnes
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Recueillir les points médicaux à signaler
8
Répartir les groupes de participants
2 personnes
9
Préparer le briefing des formateurs
10
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
11
Commander les fournitures
12
Vérifier la liste des courses
13
Faire les courses
3 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Préparer les stations de sport
3 personnes
16
Imprimer la liste des participants
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Préparer le service traiteur
3 personnes
19
Préparer les sandwiches et les wraps
3 personnes
20
Réchauffer la soupe
2 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Aménager l’espace d’accueil
2 personnes
23
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
24
Tester le matériel sonore
2 personnes
25
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
26
Placer les panneaux d’information
2 personnes

Événement

27
Accueillir les participants
4 personnes
28
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
29
Donner le briefing d'ouverture
3 personnes
30
Animer l’échauffement collectif
4 personnes
31
Encadrer la première ronde clinique
6 personnes
32
Servir de l’eau et des fruits
3 personnes
33
Encadrer la deuxième session de clinique
6 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Échanger le matériel de sport
3 personnes
36
Installer le buffet
4 personnes
37
Servir le buffet
4 personnes
38
Ranger la vaisselle et les tables
3 personnes
39
Encadrer la clinique du soir
6 personnes
40
Servir les en-cas du soir
2 personnes
41
Accompagner le retour au calme
3 personnes
42
Faire la clôture et les remerciements
2 personnes
43
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

44
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
45
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
46
Faire la vaisselle
3 personnes
47
Rassembler les déchets
2 personnes
48
Nettoyer le lieu
4 personnes
49
Vérifier le stock et les dommages
2 personnes
50
Rendre le matériel loué
2 personnes
51
Distribuer les restes
2 personnes
52
Nettoyer le matériel de sport
3 personnes
53
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 6
Porte-manteauxqté 2

Matériel de sport

Tapis de sportqté 30
Ballons de footballqté 12
Ballons de basketqté 10
Ballons de volleyqté 10
Cônesqté 40
Giletsqté 60
Échelles d’agilitéqté 6
Petites haiesqté 12
Bandes de résistanceqté 30
Cordes à sauterqté 20
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 6
Buts portablesqté 4

Équipement

Enceinte portableqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Catering

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces alimentairesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de froid instantanéqté 12
Crème solaireqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3

Conseils

Bloque d’abord le lieu et les entraîneurs, puis construis le programme autour des espaces réellement disponibles. Prévois au moins 15 minutes entre deux séquences pour déplacer un groupe ou régler un problème de matériel.
Ferme les inscriptions au plus tard 7 jours avant la clinique. Ce délai laisse le temps de répartir les participants, d’imprimer la liste, de préparer les badges et de transmettre aux formateurs les informations utiles.
Demande les besoins alimentaires et les points médicaux à signaler dès l’inscription, puis vérifie ces informations 48 heures avant. Ne laisse pas ces réponses dans une boîte mail : rassemble-les dans un document accessible aux responsables.
Prépare chaque station avec son matériel avant l’arrivée des participants : ballons, cônes, chasubles, chronomètres et accessoires doivent être comptés par zone. Garde une réserve séparée pour remplacer rapidement un article manquant ou endommagé.
Teste l’enceinte, le micro, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture. Installe l’accueil, les tables, les chaises, les porte-manteaux et les boissons au moins 60 minutes avant le premier exercice, afin que l’équipe puisse se concentrer sur les participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une clinique sportive ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour réserver le lieu et les entraîneurs, établir le programme et ouvrir les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les groupes, le matériel, le repas et le briefing.
Quand faut-il arrêter les inscriptions à une clinique sportive ?: Arrêtez les inscriptions environ 7 jours avant l’événement. Vous pourrez alors répartir les participants par niveau, préparer les badges et ajuster les quantités de repas et de boissons.
Que faut-il vérifier la veille d’une clinique sportive ?: Comptez le matériel par station, vérifiez les terrains délimités, testez le son et contrôlez les informations médicales et alimentaires. Refroidissez les boissons et préparez les éléments imprimés la veille, pas le matin même.
Combien de temps avant faut-il installer une clinique sportive ?: Commencez l’installation au moins 60 minutes avant l’accueil et prévoyez 30 minutes supplémentaires si plusieurs terrains ou stations sont utilisés. Testez le matériel sonore avant l’arrivée des participants.

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