Cómo organizar una clínica deportiva sin perder el control
Una clínica deportiva necesita más que reservar una pista y reunir material. Primero se cierra la sede y el equipo de entrenadores; después se define el programa, se gestionan las inscripciones y se forman los grupos. En paralelo, conviene recoger las necesidades dietéticas y cualquier información médica relevante. Durante el montaje, la recepción, las estaciones deportivas, la seguridad y el catering deben estar listos antes de que llegue el primer participante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar la sede deportiva
- 2
Contratar entrenadores
- 3
Elaborar el programa de la clínica
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Reunir puntos médicos a tener en cuenta
- 8
Dividir los grupos de participantes
2 personas
- 9
Preparar la sesión informativa para trainers
- 10
Comprobar el material deportivo
2 personas
- 11
Encargar los suministros
- 12
Comprobar la lista de la compra
- 13
Hacer la compra
3 personas
- 14
Enfriar bebidas
2 personas
- 15
Preparar las estaciones deportivas
3 personas
- 16
Imprimir la lista de participantes
- 17
Preparar las acreditaciones
2 personas
- 18
Preparar el catering
3 personas
- 19
Preparar bocadillos y wraps
3 personas
- 20
Calentar la sopa
2 personas
- 21
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 22
Montar la zona de recepción
2 personas
- 23
Delimitar los campos deportivos
4 personas
- 24
Probar el equipo de sonido
2 personas
- 25
Preparar el material de seguridad
2 personas
- 26
Colocar los paneles informativos
2 personas
Evento
- 27
Recepción de participantes
4 personas
- 28
Repartir acreditaciones
2 personas
- 29
Dar la reunión inicial
3 personas
- 30
Dirigir el calentamiento conjunto
4 personas
- 31
Acompañar la primera ronda de clínica
6 personas
- 32
Servir agua y fruta
3 personas
- 33
Guiar la segunda ronda de clínicas
6 personas
- 34
Rellenar las bebidas
2 personas
- 35
Cambiar material deportivo
3 personas
- 36
Montar el bufé
4 personas
- 37
Servir el bufé
4 personas
- 38
Recoger la vajilla y las mesas
3 personas
- 39
Coordinar la clínica nocturna
6 personas
- 40
Servir los aperitivos de la noche
2 personas
- 41
Guiar la vuelta a la calma
3 personas
- 42
Hacer el cierre y dar las gracias
2 personas
- 43
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Seguimiento
- 44
Reunir material deportivo
4 personas
- 45
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 46
Lavar la vajilla
3 personas
- 47
Recoger la basura
2 personas
- 48
Limpiar el lugar
4 personas
- 49
Comprobar el inventario y los daños
2 personas
- 50
Devolver el material alquilado
2 personas
- 51
Repartir la comida sobrante
2 personas
- 52
Limpiar material deportivo
3 personas
- 53
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 60
- Mesas de cervezacant. 6
- Percheroscant. 2
Material deportivo
- Colchonetas deportivascant. 30
- Balones de fútbolcant. 12
- Balones de baloncestocant. 10
- Balones de voleibolcant. 10
- Conoscant. 40
- Chalecoscant. 60
- Escaleras de agilidadcant. 6
- Vallas bajascant. 12
- Bandas de resistenciacant. 30
- Cuerdas para saltarcant. 20
- Silbatoscant. 8
- Cronómetroscant. 6
- Porterías portátilescant. 4
Equipo
- Altavoz portátilcant. 2
- Micrófono inalámbrico
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Catering
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 8
- Compras
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Pinzas para alimentoscant. 6
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Bolsas de frío instantáneocant. 12
- Protector solarcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
Consejos
- Reserva la sede antes de contratar entrenadores y publicar las invitaciones: el espacio determina cuántas estaciones puedes montar y cómo dividir los grupos. Deja cerrados los horarios de uso, vestuarios y zonas de recepción.
- Cierra el programa antes de repartir a los participantes. Envía a los entrenadores una sesión informativa con los horarios, la rotación entre estaciones, los grupos y los puntos médicos que deben conocer.
- No esperes a la víspera para revisar el material. Comprueba balones, conos, chalecos, cronómetros, silbatos y porterías; prepara también alargadores, regletas y el equipo de sonido con tiempo para sustituir lo que falte.
- Monta la recepción antes de colocar las estaciones deportivas. Imprime la lista de participantes, prepara las acreditaciones y deja una persona encargada de comprobar inscripciones y orientar a quienes lleguen tarde.
- Calcula el catering según el horario, no solo según el número de asistentes. Enfría las bebidas con antelación, prepara agua y café, y deja listos los bocadillos, wraps y la sopa para que la primera pausa no dependa de la cocina.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una clínica deportiva?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes si necesitas reservar una sede, contratar entrenadores y gestionar inscripciones. Deja la revisión final del material, la compra y el montaje para los últimos 3 días.
- ¿Cuándo hay que dividir a los participantes en grupos?
- Hazlo cuando las inscripciones estén suficientemente avanzadas y, como mínimo, 3 días antes de la clínica. Así puedes ajustar niveles, edades, preferencias y necesidades médicas, y entregar a los entrenadores una lista definitiva.
- ¿Qué material hay que comprobar antes de una clínica deportiva?
- Revisa al menos 24 horas antes los balones, conos, chalecos, colchonetas, escaleras de agilidad, vallas, bandas, cuerdas, silbatos y cronómetros. Comprueba también las porterías portátiles, el altavoz, el micrófono y todos los cables.
- ¿Cuándo se prepara el catering de una clínica deportiva?
- Enfría las bebidas y organiza neveras portátiles el día anterior. Prepara los bocadillos y wraps el mismo día, y coloca café, agua, platos, vasos y cubiertos antes de abrir la recepción.
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