Sportclinic organisieren: der passende Ablauf

Bei einer Sportclinic entscheidet die Reihenfolge über einen reibungslosen Tag. Kläre zuerst Sportstätte, Trainer und Programm, bevor du Einladungen verschickst und Anmeldungen sammelst. Danach teilst du die Teilnehmenden ein, prüfst Material und organisierst Verpflegung, Empfang und Sicherheit. Plane außerdem feste Zeitpunkte für Briefing, Aufbau und Techniktest ein – besonders Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel werden sonst oft erst kurz vor Beginn geprüft.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Sportstätte reservieren
2
Trainer festlegen
3
Clinic-Programm ausarbeiten
2 Personen
4
Einladungen verschicken
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Medizinische Hinweise sammeln
8
Teilnehmergruppen einteilen
2 Personen
9
Trainerbriefing vorbereiten
10
Sportmaterial prüfen
2 Personen
11
Benötigtes Material bestellen
12
Einkaufsliste prüfen
13
Einkaufen gehen
3 Personen
14
Getränke kühlen
2 Personen
15
Sportstationen vorbereiten
3 Personen
16
Teilnehmerliste ausdrucken
17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
18
Catering vorbereiten
3 Personen
19
Sandwiches und Wraps vorbereiten
3 Personen
20
Suppe aufwärmen
2 Personen
21
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
22
Empfangsbereich einrichten
2 Personen
23
Sportplätze abstecken
4 Personen
24
Tonanlage testen
2 Personen
25
Sicherheitsausrüstung bereitlegen
2 Personen
26
Informationsschilder aufstellen
2 Personen

Event

27
Teilnehmende empfangen
4 Personen
28
Namensschilder verteilen
2 Personen
29
Eröffnungsbriefing geben
3 Personen
30
Gemeinsames Aufwärmen anleiten
4 Personen
31
Erste Klinikrunde betreuen
6 Personen
32
Wasser und Obst servieren
3 Personen
33
Zweite Klinikrunde begleiten
6 Personen
34
Getränke nachfüllen
2 Personen
35
Sportmaterial wechseln
3 Personen
36
Buffet aufbauen
4 Personen
37
Buffet servieren
4 Personen
38
Geschirr und Tische aufräumen
3 Personen
39
Abendclinic begleiten
6 Personen
40
Abendsnacks servieren
2 Personen
41
Cool-down begleiten
3 Personen
42
Abschluss und Dank aussprechen
2 Personen
43
Teilnehmer auschecken
2 Personen

Nachbereitung

44
Sportgeräte sammeln
4 Personen
45
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
46
Geschirr abwaschen
3 Personen
47
Abfall sammeln
2 Personen
48
Location reinigen
4 Personen
49
Bestände und Schäden prüfen
2 Personen
50
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
51
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
52
Sportmaterial reinigen
3 Personen
53
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 60
BiertischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Sportmaterial

SportmattenAnz. 30
FußbälleAnz. 12
BasketbälleAnz. 10
VolleyballsAnz. 10
KegelAnz. 40
WarnwestenAnz. 60
KoordinationsleiternAnz. 6
Niedrige HürdenAnz. 12
WiderstandsbänderAnz. 30
SpringseileAnz. 20
PfeifenAnz. 8
StoppuhrenAnz. 6
Tragbare ToreAnz. 4

Ausstattung

Tragbarer LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Catering

KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
Einkäufe

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
TellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
LebensmittelzangenAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Instant-KühlpacksAnz. 12
SonnencremeAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
BesensetsAnz. 2
WischmoppsAnz. 2
EimerAnz. 3

Tipps

Lege das Clinic-Programm fest, bevor du Gruppen bildest. Plane pro Station ein klares Zeitfenster und berücksichtige Wechselzeiten, damit die Übungen nicht ineinanderlaufen.
Frage bei der Anmeldung nicht nur nach Name und Kontakt, sondern auch nach Ernährungswünschen und medizinischen Hinweisen. Schließe die Abfrage spätestens eine Woche vor der Clinic ab, damit Gruppen und Catering angepasst werden können.
Prüfe Sportmaterial mindestens 3 Tage vorher auf Vollständigkeit und Zustand. Lege Matten, Bälle, Kegel, Koordinationsleitern und weitere Stationen anschließend nach dem Aufbauplan bereit.
Bereite den Empfang vor Öffnung der Anlage vollständig vor: ausgedruckte Teilnehmerliste, Namensschilder und ein klarer Bereich für Anmeldung und Garderobe. So entstehen bei der Ankunft keine langen Schlangen.
Kühle Getränke rechtzeitig und teste Tonanlage, Mikrofon und Lautsprecher vor dem Eintreffen der Gruppe. Stelle Sicherheitsausrüstung sichtbar bereit und kontrolliere, ob Stromanschlüsse und Verlängerungskabel sicher liegen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Sportclinic organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung der Sportstätte und der Festlegung des Trainers. Programm, Einladungen und Anmeldung sollten danach folgen, damit du Gruppen und Material rechtzeitig planen kannst.
Wie viele Trainer braucht man für eine Sportclinic?: Das hängt von Gruppengröße und Stationen ab. Plane pro Gruppe eine verantwortliche Betreuungsperson ein und teile die Teilnehmenden spätestens eine Woche vor dem Termin auf die Trainer und Stationen auf.
Wann sollte man das Material für eine Sportclinic prüfen?: Prüfe vorhandenes Material mindestens 3 Tage vor der Veranstaltung und bestelle Fehlendes nicht erst am Vortag. Am Aufbau-Tag gehören Bälle, Matten, Kegel, Hürden und Koordinationsleitern direkt an die vorgesehenen Stationen.
Wie viel Verpflegung braucht man für eine Sportclinic?: Plane für die gesamte Gruppe Wasser und weitere Getränke für mindestens die Dauer der Clinic ein und stelle sie vor Beginn gekühlt bereit. Für eine längere Veranstaltung sollten zusätzlich Sandwiches, Wraps oder Suppe nach den bestätigten Anmeldungen vorbereitet werden.

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