Zo organiseer je een sponsoractie zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en het programma; pas daarna kun je sponsors, vrijwilligers en deelnemers goed informeren. Controleer vroeg welke toestemming nodig is en leg sponsorafspraken schriftelijk vast, inclusief logo’s, materialen en betaalwijze. Werk vervolgens van aanmeldingen naar catering, meubels en promotiemateriaal. Op de dag zelf draait alles om een logische routing: ontvangst, donaties, uitgifte en informatie moeten herkenbaar zijn en niet door elkaar lopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Benodigde toestemming controleren
4
Sponsorafspraken bevestigen
2 personen
5
Sponsormaterialen verzamelen
2 personen
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
11
Extra tafels en stoelen reserveren
12
Betaalmogelijkheden controleren
13
Vrijwilligers inplannen
2 personen
14
Sponsorlogo's verzamelen
15
Promotiemateriaal printen
16
Aanmeldingen nabellen
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Materialen controleren
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Locatie schoonmaken
3 personen
21
Partytenten opbouwen
4 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Uitgiftepunt inrichten
3 personen
24
Donatietafel inrichten
2 personen
25
Sponsorwand plaatsen
2 personen
26
Versiering ophangen
3 personen
27
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
4 personen
29
Eet- en drinkpunten aanvullen
2 personen
30
Registratietafel klaarzetten
2 personen
31
Briefing vrijwilligers geven
3 personen

Event

32
Bezoekers ontvangen
4 personen
33
Donaties registreren
2 personen
34
Sponsoren verwelkomen
2 personen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Hapjes serveren
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
39
Afval tussentijds verzamelen
40
Laatste donaties verwerken
2 personen
41
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

42
Meubilair afbouwen
4 personen
43
Versiering verwijderen
2 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Locatie schoonmaken
3 personen
46
Afval wegbrengen
2 personen
47
Donatiegelden veilig opbergen
2 personen
48
Materialen inventariseren
2 personen
49
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 60
Serveerplateausaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Soepketelsaantal 2
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Betaalterminalsaantal 2
Kassaboxenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Portofoonsaantal 4

Decoratie

Sponsorbannersaantal 6
Informatiebordenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Lintenaantal 6
Kleefstripsaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Handvegersaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 6

Catering

Donatieboxenaantal 3
Badgehoudersaantal 80
Naamstickersaantal 100
Menukaartenaantal 10
Boodschappen

Tips

Plan een eerste controle uiterlijk 6 weken vooraf: bevestig de locatie, toestemming, sponsorafspraken en het programma. Wacht niet met sponsorlogo’s verzamelen; drukwerk en sponsorwanden lopen snel achter op de planning.
Sluit de aanmeldingen niet pas op de dag zelf. Bel ontbrekende aanmeldingen 3 tot 5 dagen vooraf na en vraag dan meteen dieetwensen uit, zodat je cateringhoeveelheden en zitplaatsen kunt bijstellen.
Maak voor vrijwilligers een indeling per tijdsblok van 2 tot 3 uur. Bezet minimaal apart de ontvangst, het uitgiftepunt, de donatietafel en de praktische ondersteuning; anders blijft één persoon voortdurend heen en weer lopen.
Richt de locatie op volgorde in: pijlborden bij de ingang, daarna informatie en registratie, vervolgens de donatietafel en pas daarna catering. Zet sponsorbanners en de sponsorwand zo neer dat ze zichtbaar zijn zonder de looproute te blokkeren.
Controleer materialen de dag ervoor met een korte afvinkronde. Test betaalterminals, kassaboxen, verlengkabels en stekkerdozen; koel dranken op tijd en tel herbruikbare bekers, borden en bestek voordat de opbouw begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sponsoractie organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met locatie, datum, programma, toestemming en sponsorafspraken. Plan de definitieve deelnemerscontrole en dieetwensen 3 tot 5 dagen voor de actie.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sponsoractie?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst, 1 voor de donatietafel, 1 voor de uitgifte en 1 voor de algemene ondersteuning. Werk met diensten van 2 tot 3 uur, zodat niemand de hele actie op één plek staat.
Wanneer moet je de catering voor een sponsoractie bestellen?: Bereken de hoeveelheden zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn, bij voorkeur 7 dagen vooraf. Controleer 3 tot 5 dagen voor de actie de aantallen, dieetwensen en eventuele afmeldingen.
Wat moet je de dag voor een sponsoractie controleren?: Controleer minimaal 1 dag vooraf de materialen, sponsorlogo’s, promotiemateriaal en betaalmogelijkheden. Test ook stroomvoorziening en apparatuur, zet dranken koud en leg een opbouwvolgorde voor de vrijwilligers klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.