Organiser une action de sponsoring, étape par étape
Une action de sponsoring se prépare d’abord sur le papier : choisissez le lieu, fixez la date et vérifiez les autorisations avant de solliciter les participants. Confirmez ensuite les accords avec les sponsors et rassemblez leurs logos, leurs supports et le matériel d’accueil. Les inscriptions servent à estimer les repas, les boissons, les tables et les bénévoles. Enfin, gardez une demi-journée pour l’installation : tentes, espace de dons, paiement et mur des sponsors doivent être prêts avant l’arrivée du public.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 3
Vérifier les autorisations requises
- 4
Confirmer les accords de sponsoring
2 personnes
- 5
Rassembler le matériel de sponsoring
2 personnes
- 6
Rédiger les invitations
2 personnes
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Calculer les quantités de catering
2 personnes
- 11
Réserver des tables et des chaises supplémentaires
- 12
Vérifier les moyens de paiement
- 13
Planifier les bénévoles
2 personnes
- 14
Rassembler les logos des sponsors
- 15
Imprimer le matériel promotionnel
- 16
Relancer les inscriptions par téléphone
2 personnes
- 17
Faire les courses
3 personnes
- 18
Vérifier le matériel
2 personnes
- 19
Refroidir les boissons
2 personnes
- 20
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 21
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 23
Aménager le point de distribution
3 personnes
- 24
Installer la table de dons
2 personnes
- 25
Installer le mur des sponsors
2 personnes
- 26
Suspendre la décoration
3 personnes
- 27
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 28
Préparer les en-cas
4 personnes
- 29
Réapprovisionner les points de restauration
2 personnes
- 30
Préparer la table d'inscription
2 personnes
- 31
Briefer les bénévoles
3 personnes
Événement
- 32
Accueillir les visiteurs
4 personnes
- 33
Enregistrer les dons
2 personnes
- 34
Accueillir les sponsors
2 personnes
- 35
Servir le café et le thé
2 personnes
- 36
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 38
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
- 39
Ramasser les déchets entre-temps
- 40
Traiter les derniers dons
2 personnes
- 41
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Suivi
- 42
Démonter le mobilier
4 personnes
- 43
Retirer la décoration
2 personnes
- 44
Faire la vaisselle
3 personnes
- 45
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 46
Évacuer les déchets
2 personnes
- 47
Ranger les dons en sécurité
2 personnes
- 48
Inventorier le matériel
2 personnes
- 49
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 10
- Chaisesqté 80
- Tables hautesqté 4
- Nappesqté 10
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Tasses à caféqté 60
- Verres à théqté 60
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Marmites à soupeqté 2
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Cuillères de serviceqté 6
- Petits bolsqté 12
- Glacièresqté 4
Équipement
- Terminaux de paiementqté 2
- Caissesqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Talkies-walkiesqté 4
Décoration
- Bannières sponsorsqté 6
- Panneaux d'informationqté 6
- Panneaux indicateursqté 8
- Ballonsqté 100
- Rubansqté 6
- Bandes adhésivesqté 4
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 6
- Lampes LEDqté 8
Nettoyage
- Balais à mainqté 2
- Poubellesqté 6
Catering
- Boîtes à donsqté 3
- Porte-badgesqté 80
- Étiquettes nominativesqté 100
- Cartes de menuqté 10
- Courses
Conseils
- Commencez par le lieu, la date et le programme, puis vérifiez les autorisations nécessaires avant d’imprimer les invitations. Une modification tardive peut rendre inutilisables les panneaux, affiches et supports avec les logos des sponsors.
- Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’action. Appelez les personnes qui n’ont pas répondu 3 à 5 jours avant l’événement afin d’obtenir un chiffre fiable pour le catering et les besoins alimentaires.
- Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis ajustez selon la durée. Refroidissez-les le jour même dans les glacières et vérifiez à l’avance les machines à café, bouilloires et thermos.
- Organisez les bénévoles par zones : accueil et inscriptions, point de distribution, table de dons, paiement et rangement. Avec 10 minutes de briefing avant l’ouverture, chacun sait où trouver les talkies-walkies, les caisses et les terminaux de paiement.
- Installez les tentes, tables et chaises plusieurs heures avant l’arrivée du public. Placez le mur des sponsors et les panneaux indicateurs dans les zones de passage, puis testez les rallonges, multiprises et terminaux de paiement avant le début.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une action de sponsoring ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Réservez le lieu et fixez le programme au début, puis confirmez les sponsors et envoyez les invitations au moins 3 semaines avant la date.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour une action de sponsoring ?
- Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée 7 jours avant. Faites une relance téléphonique 3 à 5 jours avant pour vérifier les absences de réponse.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir ?
- Pour une petite action, prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 au point de distribution, 1 à la table de dons et 1 pour les paiements. Ajoutez 1 personne chargée de la coordination et du réassort dès que le public dépasse 50 personnes.
- Quand installer le matériel et les supports des sponsors ?
- Commencez l’installation 3 à 4 heures avant l’ouverture. Montez d’abord les tentes et le mobilier, puis installez les espaces de dons, de distribution et de paiement, et terminez par les bannières et le mur des sponsors.
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