Eine Sponsoraktion Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Sponsoraktion entscheidet die Reihenfolge über den Aufwand am Veranstaltungstag. Reserviere zuerst den Veranstaltungsort, lege Datum und Programm fest und kläre Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Sponsorenzusagen, Anmeldung, Catering und Helferplanung. Plane den Aufbau so, dass Sponsorwand, Spendentisch und Ausgabestelle vor dem Eintreffen der Gäste fertig sind. Besonders häufig fehlen am Ende Stromkabel, gekühlte Getränke oder eine klare Zuständigkeit für Zahlungen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 3
Erforderliche Genehmigung prüfen
- 4
Sponsorvereinbarungen bestätigen
2 Personen
- 5
Sponsormaterialien sammeln
2 Personen
- 6
Einladungen erstellen
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Cateringmengen berechnen
2 Personen
- 11
Zusätzliche Tische und Stühle reservieren
- 12
Bezahlmöglichkeiten prüfen
- 13
Freiwillige einplanen
2 Personen
- 14
Sponsorlogos sammeln
- 15
Werbematerial ausdrucken
- 16
Anmeldungen nachfassen
2 Personen
- 17
Einkaufen gehen
3 Personen
- 18
Materialien prüfen
2 Personen
- 19
Getränke kühlen
2 Personen
- 20
Location reinigen
3 Personen
- 21
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 22
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 23
Ausgabestelle einrichten
3 Personen
- 24
Spendentisch einrichten
2 Personen
- 25
Sponsorwand aufstellen
2 Personen
- 26
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 27
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 28
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 29
Essens- und Getränkepunkte auffüllen
2 Personen
- 30
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 31
Freiwillige einweisen
3 Personen
Event
- 32
Besucher empfangen
4 Personen
- 33
Spenden erfassen
2 Personen
- 34
Sponsoren begrüßen
2 Personen
- 35
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 36
Snacks servieren
3 Personen
- 37
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 38
Tische zwischendurch abräumen
2 Personen
- 39
Abfall zwischendurch sammeln
- 40
Letzte Spenden bearbeiten
2 Personen
- 41
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 42
Mobiliar abbauen
4 Personen
- 43
Dekoration entfernen
2 Personen
- 44
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 45
Location reinigen
3 Personen
- 46
Müll entsorgen
2 Personen
- 47
Spenden sicher aufbewahren
2 Personen
- 48
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 49
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 10
- StühleAnz. 80
- StehtischeAnz. 4
- TischdeckenAnz. 10
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- TeegläserAnz. 60
- ServierplattenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- SuppenkesselAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 6
- SchälchenAnz. 12
- KühlboxenAnz. 4
Ausstattung
- KartenterminalsAnz. 2
- KassenboxenAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- FunkgeräteAnz. 4
Dekoration
- SponsorenbannerAnz. 6
- InfotafelnAnz. 6
- WegweiserAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- BänderAnz. 6
- KlebestreifenAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 8
Reinigung
- HandfegerAnz. 2
- MülleimerAnz. 6
Catering
- SpendendosenAnz. 3
- BadgehalterAnz. 80
- NamensaufkleberAnz. 100
- SpeisekartenAnz. 10
- Einkäufe
Tipps
- Klär Genehmigungen und die Reservierung des Veranstaltungsorts mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Erst wenn Datum, Programm und Rahmenbedingungen feststehen, solltest du Sponsoren verbindlich bestätigen.
- Sammle Sponsorenlogos und Werbematerial spätestens 10 Tage vor der Aktion. So bleibt Zeit, Banner, Infotafeln, Wegweiser und Ausdrucke auf Fehler und Vollständigkeit zu prüfen.
- Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor dem Termin ab und erfasse dabei Ernährungswünsche. Nutze die endgültige Personenzahl für Catering, Geschirr, Tische und Stühle; Nachmeldungen solltest du separat notieren.
- Plane für die ersten 60 Minuten etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und stelle Kühlboxen oder einen anderen Kühlplatz bereits am Vortag bereit. Getränke werden oft erst kurz vor Beginn gekühlt und sind dann beim Einlass noch warm.
- Teile den Aufbau mit festen Zuständigkeiten ein: Mindestens eine Person betreut Zahlungen, eine die Ausgabestelle und eine die Sponsorfläche. Prüfe Kartenterminals, Kassenboxen, Verlängerungskabel und Funkgeräte am Vorabend statt erst beim Aufbau.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Sponsoraktion organisieren?
- Beginne 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Ort, Datum, Programm und Genehmigungen. Sponsorenzusagen und Einladungen sollten spätestens 4 Wochen vorher feststehen.
- Wie viel Catering brauche ich für eine Sponsoraktion?
- Berechne die Mengen anhand der bestätigten Anmeldungen und ergänze etwa 10 Prozent Reserve. Die endgültige Zahl sollte 3 bis 5 Tage vor der Aktion feststehen, damit Ernährungswünsche berücksichtigt werden können.
- Wann sollte ich Sponsorlogos und Banner vorbereiten?
- Fordere Logos mindestens 2 Wochen vorher an und prüfe alle Dateien 10 Tage vor dem Termin. Die Sponsorwand und Banner kannst du am Vortag sortieren, damit der Aufbau nicht ins Programm hineinragt.
- Wie lange dauert der Aufbau einer Sponsoraktion?
- Plane für Zelte, Tische, Stühle, Ausgabestelle, Spendentisch und Sponsorwand mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Ein zusätzlicher Helfer für Strom, Zahlungen und Beschilderung verhindert Verzögerungen kurz vor dem Einlass.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!