Cómo organizar una acción de patrocinio paso a paso

Una acción de patrocinio se organiza en tres frentes: cerrar acuerdos, preparar la asistencia y montar un punto de encuentro que funcione sin improvisaciones. Empieza por reservar el lugar, fijar la fecha y confirmar los permisos; después coordina logotipos, invitaciones, inscripciones y necesidades de comida. En la última semana conviene verificar pagos, voluntarios, materiales y cantidades. El día del evento, deja tiempo para montar carpas, mesas, donaciones y la pared de patrocinadores antes de recibir al primer invitado.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Fijar la fecha y el programa
2 personas
3
Comprobar los permisos necesarios
4
Confirmar acuerdos de patrocinio
2 personas
5
Recopilar materiales de patrocinio
2 personas
6
Redactar invitaciones
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Calcular las cantidades de catering
2 personas
11
Reservar mesas y sillas adicionales
12
Comprobar métodos de pago
13
Programar voluntarios
2 personas
14
Recoger los logotipos de los patrocinadores
15
Imprimir material promocional
16
Llamar de seguimiento a las inscripciones
2 personas
17
Hacer la compra
3 personas
18
Comprobar los materiales
2 personas
19
Enfriar bebidas
2 personas
20
Limpiar el lugar
3 personas
21
Montar las carpas
4 personas
22
Colocar mesas y sillas
4 personas
23
Montar el punto de entrega
3 personas
24
Montar la mesa de donaciones
2 personas
25
Colocar la pared de patrocinadores
2 personas
26
Colgar la decoración
3 personas
27
Preparar café y té
2 personas
28
Preparar aperitivos
4 personas
29
Reponer puntos de comida y bebida
2 personas
30
Preparar la mesa de registro
2 personas
31
Dar briefing a los voluntarios
3 personas

Evento

32
Recibir a los visitantes
4 personas
33
Registrar donaciones
2 personas
34
Dar la bienvenida a los patrocinadores
2 personas
35
Servir café y té
2 personas
36
Servir aperitivos
3 personas
37
Rellenar las bebidas
2 personas
38
Retirar las mesas entre tiempos
2 personas
39
Recoger la basura durante el evento
40
Procesar las donaciones finales
2 personas
41
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

42
Desmontar el mobiliario
4 personas
43
Retirar la decoración
2 personas
44
Lavar la vajilla
3 personas
45
Limpiar el lugar
3 personas
46
Llevar la basura
2 personas
47
Guardar de forma segura el dinero de las donaciones
2 personas
48
Inventariar materiales
2 personas
49
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 10
Sillascant. 80
Mesas altascant. 4
Mantelescant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Tazas de cafécant. 60
Vasos de técant. 60
Bandejas para servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Ollas para sopacant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cucharones de servircant. 6
Cuencoscant. 12
Neveras portátilescant. 4

Equipo

Terminales de pagocant. 2
Cajas de cajacant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Walkie-talkiescant. 4

Decoración

Banners de patrocinadorescant. 6
Paneles informativoscant. 6
Carteles direccionalescant. 8
Globoscant. 100
Cintascant. 6
Tiras adhesivascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8

Limpieza

Escobas de manocant. 2
Papelelerascant. 6

Catering

Cajas de donacionescant. 3
Portabadgescant. 80
Pegatinas con nombrecant. 100
Cartas del menúcant. 10
Compras

Consejos

Cierra los acuerdos de patrocinio antes de imprimir invitaciones. Pide los logotipos en formato final y confirma por escrito qué materiales, presencia o aportación espera cada patrocinador.
Haz un seguimiento de las inscripciones entre 5 y 7 días antes. En ese contacto confirma asistencia y preferencias dietéticas; esas respuestas determinan las cantidades de catering y evitan compras de última hora.
Calcula las bebidas por tramos: prevé aproximadamente 2 o 3 por persona durante la primera hora y ajusta después según la duración y el tipo de público. Enfría las bebidas el día anterior y reserva neveras portátiles para mantenerlas disponibles.
Comprueba con 48 horas de antelación los terminales de pago, las cajas, los cables alargadores y las regletas. Un punto de donaciones sin una alternativa de pago operativa puede frenar las aportaciones desde el primer minuto.
Programa el montaje por zonas y termina al menos 60 minutos antes de abrir. Primero coloca carpas, mesas y sillas; después prepara la entrega, las donaciones, la señalización y la pared de patrocinadores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una acción de patrocinio?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, fijar el programa y cerrar los acuerdos de patrocinio. Deja la última semana para confirmar inscripciones, cantidades, voluntarios y materiales.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una acción de patrocinio?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del evento, cuando la fecha, el programa y el lugar ya estén confirmados. Cierra las inscripciones aproximadamente 5 días antes para poder calcular el catering.
¿Cuándo se monta una acción de patrocinio?: Reserva entre 2 y 3 horas para el montaje y termina como mínimo 60 minutos antes de la llegada del público. Las carpas, mesas y sillas van primero; la entrega, las donaciones y la señalización se completan después.
¿Cómo calculo la comida y la bebida para una acción de patrocinio?: Usa el número de inscripciones confirmadas y las preferencias dietéticas recogidas unos 5 días antes. Para las bebidas, calcula 2 o 3 por persona durante la primera hora y añade un margen según la duración del programa.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.