Organiser une chasse au trésor sans mauvaise surprise

Une chasse au trésor réussie se prépare dans cet ordre : choisir le départ, construire un parcours faisable, tester les missions, puis répartir les équipes et les accompagnateurs. Prévoyez aussi les autorisations, l’accessibilité et une solution en cas de pluie avant d’envoyer les invitations. Le jour J, les cartes, les balises, les réponses, les collations et les contacts d’urgence doivent être prêts au départ. Ce plan vous aide à ne rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu de départ
2
Élaborer le parcours et les missions
2 personnes
3
Vérifier l'accessibilité de l'itinéraire
2 personnes
4
Obtenir l’autorisation pour l’itinéraire
5
Réserver le lieu de départ
6
Fixer le programme de pluie
2 personnes
7
Envoyer les invitations
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Recueillir les contacts d'urgence
11
Répartir les accompagnateurs et les postes
12
Répartir les équipes et les heures de départ
13
Tester les épreuves et l’itinéraire
3 personnes
14
Concevoir les cartes de mission
15
Imprimer les cartes d'itinéraire
16
Imprimer les cartes de mission
17
Acheter le matériel de jeu
18
Faire les courses
2 personnes
19
Trier les prix et les étiquettes d’équipe
20
Préparer les flèches et les postes du parcours
2 personnes
21
Imprimer la liste des participants et les numéros d'urgence

Événement

22
Monter la table de départ
2 personnes
23
Mettre en place les postes du parcours
4 personnes
24
Préparer les snacks et les boissons
2 personnes
25
Informer les accompagnateurs
26
Accueillir les participants
3 personnes
27
Répartir les équipes et distribuer les badges
3 personnes
28
Expliquer les règles du jeu
29
Distribuer les cartes d’itinéraire et les tâches
3 personnes
30
Faire partir les équipes en toute sécurité
4 personnes
31
Doter les postes du parcours en personnel
4 personnes
32
Réapprovisionner les boissons et les snacks
2 personnes
33
Enregistrer les équipes arrivantes
2 personnes
34
Vérifier les réponses
2 personnes
35
Annonce des gagnants
36
Distribuer les prix
2 personnes

Suivi

37
Récupérer les flèches d’itinéraire et les balises
4 personnes
38
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
39
Collecter et trier les déchets
2 personnes
40
Nettoyer le matériel
2 personnes
41
Remettre le lieu propre
2 personnes
42
Restituer le matériel emprunté
43
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 2
Chaises pliantesqté 6
Tente de réception
Glacièresqté 2

Matériel de jeu

Cartes d'itinéraireqté 45
Cartes de missionqté 45
Feuilles de réponsesqté 45
Étiquettes d’équipeqté 45
Flèches de directionqté 30
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 12
Enveloppesqté 30
Prixqté 6
Boîtes de rangementqté 6

Fournitures d’écriture

Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 50
Crayonsqté 50
Taille-crayonsqté 6
Marqueurs indélébilesqté 12
Marqueursqté 6

Équipement

Talkies-walkiesqté 6
Mégaphone
Chronomètreqté 3
Batteries externesqté 3
Câbles de rechargeqté 6

Sécurité

Gilets de sécuritéqté 8
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Bols réutilisablesqté 6

Catering

Thermosqté 3
Carafes d’eauqté 4
Pains de glaceqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 3

Courses

Courses

Conseils

Testez l’itinéraire et chaque mission au moins 7 jours avant : vérifiez la durée, les indices, les points dangereux et la lisibilité des cartes sur place.
Répartissez les départs par groupes de 4 à 6 participants, avec au moins un accompagnateur par équipe lorsque le parcours comporte des traversées ou plusieurs postes.
Envoyez les invitations 3 à 4 semaines à l’avance et fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant, afin de répartir les équipes et de recueillir les besoins alimentaires.
Préparez les cartes, feuilles de réponses, étiquettes d’équipe et enveloppes au moins 3 jours avant. Gardez un jeu complet de rechange dans une boîte séparée.
Installez les flèches, rubans de balisage et cônes le jour même, puis faites un contrôle du parcours 30 à 60 minutes avant le premier départ. Chargez les talkies-walkies et les batteries externes la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une chasse au trésor ?: Prévoyez 3 à 4 semaines pour un parcours avec plusieurs équipes, des accompagnateurs et une autorisation éventuelle. Gardez les 7 derniers jours pour tester les missions, finaliser les inscriptions et préparer le matériel.
Combien de participants faut-il par équipe pour une chasse au trésor ?: Comptez généralement 4 à 6 participants par équipe pour que chacun puisse participer sans ralentir le groupe. Ajoutez un accompagnateur par équipe si le parcours comporte des routes, des postes éloignés ou de jeunes enfants.
Quand faut-il tester le parcours d’une chasse au trésor ?: Faites un premier test au moins 7 jours avant l’événement, puis un contrôle rapide 30 à 60 minutes avant le départ. Vérifiez notamment les flèches, les postes, les temps de marche et les endroits où le balisage peut disparaître.
Que prévoir en cas de pluie pour une chasse au trésor ?: Décidez du programme de pluie au moins une semaine avant et indiquez-le dans les informations envoyées aux participants. Prévoyez un lieu de départ couvert, des missions réalisables à l’intérieur et une protection pour les cartes et feuilles de réponses.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.