Zo organiseer je een speelgoedbeurs zonder last-minute chaos

Begin een speelgoedbeurs niet met boodschappen doen, maar met de zaal, datum en verkoopopzet. Daarna volgen de deelnemersvoorwaarden, inschrijvingen en promotie, zodat je op tijd weet hoeveel verkopers en tafels je nodig hebt. Plan de betaalwijze, vrijwilligers en inrichting pas definitief wanneer de aanmeldingen grotendeels binnen zijn. Op de beursdag draait alles om een duidelijke plattegrond, genummerde tafels en een opbouwteam dat minstens anderhalf uur voor opening aanwezig is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden bevestigen
2
Zaalreservering bevestigen
3
Beursplattegrond maken
2 personen
4
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
5
Inschrijfformulier publiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotieposters verspreiden
3 personen
8
Sociale media publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Verkopers bevestigen
2 personen
11
Tafelnummers toewijzen
2 personen
12
Deelnemerslijst afdrukken
13
Dieetwensen verzamelen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Leveranciersafspraken bevestigen
16
Kassa- en betaalplan maken
2 personen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Drukwerk ophalen
20
Materialen verzamelen
3 personen
21
Kisten labelen
2 personen
22
Locatiesleutels ophalen
23
Zaal openen
2 personen
24
Zaal controleren
2 personen
25
Tafels opstellen
4 personen
26
Stoelen plaatsen
3 personen
27
Verkopersbalie inrichten
2 personen
28
Ingang inrichten
2 personen
29
Tafelnummers plaatsen
2 personen
30
Bewegwijzering ophangen
2 personen
31
Versiering ophangen
3 personen
32
Verlichting testen
2 personen
33
Geluidsinstallatie testen
2 personen
34
Koffiehoek inrichten
2 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Hapjes klaarzetten
2 personen
37
Betaalterminals testen
2 personen
38
Contant geld klaarleggen
2 personen

Event

39
Deelnemers ontvangen
3 personen
40
Verkopers naar tafels begeleiden
3 personen
41
Verkooptafels controleren
2 personen
42
Bezoekers ontvangen
3 personen
43
Entree registreren
2 personen
44
Polsbandjes uitdelen
2 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Hapjes serveren
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Toiletten controleren
50
Voorraad controleren
51
Route vrijhouden
2 personen
52
Gevonden voorwerpen registreren
53
Laatste bezoekers informeren
2 personen
54
Verkopers laten afbouwen
3 personen

Nazorg

55
Kassa afsluiten
2 personen
56
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
57
Decoratie verwijderen
3 personen
58
Apparatuur uitschakelen
2 personen
59
Servies afwassen
2 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Zaal schoonmaken
4 personen
62
Voorraad inpakken
2 personen
63
Materialen terugbrengen
2 personen
64
Geleende spullen retourneren
2 personen
65
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurzen tafelsaantal 40
Klapstoelenaantal 80
Kassa tafelaantal 2
Koffietafelaantal 2
Afvalbakkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 20
Tafelkledenaantal 40
Rolstoeltafel
Partytentaantal 2

Apparatuur

Betaalterminalsaantal 2
Kassaaantal 2
Muntgeldbakjesaantal 4
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Portofoonsaantal 6
Labelprinter
Laptop
Printer
Stroomhaspelsaantal 4
Koelboxenaantal 4
Handmicrofoonstandaard

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 6

Decoratie

Ingangsbannersaantal 2
Beursvlaggenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Tafelnummersaantal 40
Naamkaartjesaantal 60
Polsbandjesaantal 300
Afzetlintaantal 4
Kleefgumaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Nachtlampenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Koelelementenaantal 16

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakkar
Handdesinfectiepalenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de deelnemersvoorwaarden vast vóór je het inschrijfformulier publiceert. Vermeld uiterlijk twee weken voor de beurs wat een tafel kost, welke spullen deelnemers mogen verkopen, wanneer opbouw begint en hoe afmelden werkt.
Werk met een sluitingsdatum voor aanmeldingen, bij voorkeur 10 tot 14 dagen vóór de beurs. Bevestig daarna de verkopers, wijs tafelnummers toe en druk een deelnemerslijst af; zo voorkom je wijzigingen aan de ingang.
Maak de beursplattegrond op basis van echte maten en looproutes. Reserveer een rolstoeltafel en houd bij de ingang ruimte vrij voor kassa, deelnemerscontrole en minimaal één brede doorgang.
Test het betaalplan uiterlijk drie dagen vooraf. Controleer kassa, betaalterminals, muntgeldbakjes, verlengkabels en stekkerdozen; een lege terminal of ontbrekende stroomhaspel los je op de beursdag moeilijk nog op.
Verdeel vrijwilligers per tijdsblok en taak, niet alleen per naam. Zorg dat iemand de zaal opent en controleert, iemand de verkopers ontvangt en iemand de kassa of betaalvragen opvangt vóór de deuren opengaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een speelgoedbeurs organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, zaal en openingstijden. Publiceer het inschrijfformulier daarna zo snel mogelijk en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen vóór de beurs.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een speelgoedbeurs?: Tel het aantal bevestigde verkopers en reserveer per verkoper het afgesproken aantal tafels. Houd daarnaast minimaal 1 tafel vrij voor de kassa en 1 koffietafel; maak de definitieve indeling zodra de inschrijvingen zijn gesloten.
Wanneer moet ik vrijwilligers indelen voor een speelgoedbeurs?: Maak de indeling uiterlijk 7 dagen vooraf en geef iedere vrijwilliger een concreet tijdsblok. Plan opbouwers minstens 90 minuten vóór opening, zodat tafels, kassa en bewegwijzering klaarstaan voordat deelnemers binnenkomen.
Wat moet ik op de beursdag als eerste doen?: Open de zaal, controleer stroom, entree en vluchtroutes en zet daarna de tafels volgens de plattegrond. Doe dit minimaal 90 minuten vóór opening; vervolgens kunnen verkopers hun tafelnummers krijgen en hun spullen uitladen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.