Cómo organizar una feria de juguetes sin improvisar
Una feria de juguetes se organiza en dos líneas paralelas: primero defines el espacio y las condiciones para los participantes; después cierras proveedores, pagos y montaje. Empieza confirmando la fecha, el horario y la reserva del salón antes de publicar nada. Luego abre las inscripciones, asigna las mesas y prepara un plano que también contemple caja, café, circulación y acceso para sillas de ruedas. La última semana sirve para verificar compras, materiales, voluntarios y equipos, no para tomar decisiones básicas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar la fecha y el horario
- 2
Confirmar reserva del salón
- 3
Crear plano de la feria
2 personas
- 4
Redactar las condiciones de participación
2 personas
- 5
Publicar el formulario de inscripción
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Distribuir carteles promocionales
3 personas
- 8
Publicar en redes sociales
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Confirmar proveedores
2 personas
- 11
Asignar números de mesa
2 personas
- 12
Imprimir la lista de participantes
- 13
Recoger preferencias dietéticas
- 14
Asignar voluntarios
2 personas
- 15
Confirmar acuerdos con proveedores
- 16
Elaborar el plan de caja y pagos
2 personas
- 17
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 18
Hacer la compra
3 personas
- 19
Recoger la impresión
- 20
Reunir los materiales
3 personas
- 21
Etiquetar las cajas
2 personas
- 22
Recoger las llaves del recinto
- 23
Abrir la sala
2 personas
- 24
Comprobar la sala
2 personas
- 25
Montar mesas
4 personas
- 26
Colocar las sillas
3 personas
- 27
Montar el mostrador de vendedores
2 personas
- 28
Montar la entrada
2 personas
- 29
Colocar los números de mesa
2 personas
- 30
Colgar señalización
2 personas
- 31
Colgar la decoración
3 personas
- 32
Probar la iluminación
2 personas
- 33
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 34
Montar la zona de café
2 personas
- 35
Enfriar las bebidas
2 personas
- 36
Preparar los aperitivos
2 personas
- 37
Probar los terminales de pago
2 personas
- 38
Preparar efectivo
2 personas
Evento
- 39
Recepción de participantes
3 personas
- 40
Guiar a los vendedores a las mesas
3 personas
- 41
Revisar las mesas de venta
2 personas
- 42
Recibir a los visitantes
3 personas
- 43
Registrar la entrada
2 personas
- 44
Repartir pulseras
2 personas
- 45
Servir café y té
2 personas
- 46
Servir aperitivos
2 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 49
Comprobar los baños
- 50
Comprobar el inventario
- 51
Mantener libre la ruta
2 personas
- 52
Registrar objetos perdidos
- 53
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 54
Ayudar a los vendedores a recoger
3 personas
Seguimiento
- 55
Cerrar la caja
2 personas
- 56
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 57
Retirar la decoración
3 personas
- 58
Apagar el equipo
2 personas
- 59
Lavar la vajilla
2 personas
- 60
Recoger la basura
3 personas
- 61
Limpiar la sala
4 personas
- 62
Empaquetar el material
2 personas
- 63
Devolver los materiales
2 personas
- 64
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 65
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas para feriascant. 40
- Sillas plegablescant. 80
- Mesa de cajacant. 2
- Mesa de cafécant. 2
- Papeleracant. 12
- Percheroscant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 20
- Mantelescant. 40
- Mesa para silla de ruedas
- Carpa plegablecant. 2
Equipo
- Terminales de pagocant. 2
- Caja registradoracant. 2
- Bandejas para monedascant. 4
- Equipo de sonido
- Micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Estaciones de cargacant. 2
- Walkie-talkiescant. 6
- Impresora de etiquetas
- Portátil
- Impresora
- Enrollacablescant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Soporte para micrófono de mano
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharonescant. 8
- Termoscant. 8
- Jarras de aguacant. 6
Decoración
- Banners de entradacant. 2
- Banderas de feriacant. 8
- Carteles direccionalescant. 12
- Números de mesacant. 40
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Pulserascant. 300
- Cinta de balizamientocant. 4
- Masilla adhesivacant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Lámparas nocturnascant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Pinzas de servircant. 6
- Acumuladores de fríocant. 16
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 4
- Carro de limpieza
- Puestos de desinfectante de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el horario y el salón antes de difundir la feria. Deja al menos 4 semanas para recibir inscripciones y publicar carteles y anuncios en redes.
- Redacta las condiciones de participación antes de abrir el formulario. Indica qué puede vender cada mesa, el horario de llegada, el método de pago y la fecha límite de inscripción.
- Haz el plano cuando conozcas el número de participantes. Reserva una mesa de caja, una zona de café, espacio para percheros y pasillos suficientemente amplios; prepara también una mesa accesible para una silla de ruedas.
- Asigna los números de mesa y los voluntarios al menos 3 días antes. Imprime la lista de participantes y prepara etiquetas o cajas identificadas para que el montaje no dependa de una sola persona.
- Prueba los pagos y el sonido antes de abrir la sala. Comprueba terminales, caja registradora, cables, regletas, micrófono y estaciones de carga; lleva una alternativa para cobrar si falla la conexión.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de juguetes?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite confirmar el salón, abrir inscripciones, promocionar la feria y cerrar proveedores sin concentrar todo en los últimos días.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de los participantes?
- Ciérralas al menos 7 días antes de la feria. Necesitas tiempo para asignar números de mesa, imprimir la lista, preparar el plano y comunicar instrucciones a cada participante.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a una feria de juguetes?
- El día anterior reúne materiales, recoge impresiones, etiqueta las cajas y comprueba la lista de compras. Deja confirmados también los voluntarios, proveedores, acuerdos de pago y preferencias dietéticas.
- ¿A qué hora hay que llegar para montar la feria?
- Llega entre 2 y 3 horas antes de la apertura al público. Ese tiempo permite recoger las llaves, revisar la sala, montar mesas y sillas, colocar la caja y comprobar el sonido y los pagos.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!