Spielwarenmesse organisieren: So gehst du vor
Eine Spielwarenmesse gelingt, wenn Anmeldung, Ausstellerplanung und Aufbau früh ineinandergreifen. Beginne mit Datum, Öffnungszeiten und Raum, bevor du Einladungen und Anmeldeformular veröffentlichst. Danach brauchst du einen festen Ablauf für Anmeldungen, Tischzuweisungen, Verpflegung, Kasse und Helfer. Plane den Aufbautag mit klaren Zuständigkeiten: Schlüssel abholen, Saal kontrollieren, Tische stellen und Technik prüfen. Die vollständige Planung umfasst 65 Aufgaben und 57 benötigte Dinge.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Öffnungszeiten bestätigen
- 2
Raumbuchung bestätigen
- 3
Messeplan erstellen
2 Personen
- 4
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
- 5
Anmeldeformular veröffentlichen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Promotionsplakate verteilen
3 Personen
- 8
In sozialen Medien veröffentlichen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Aussteller bestätigen
2 Personen
- 11
Tischnummern zuweisen
2 Personen
- 12
Teilnehmerliste ausdrucken
- 13
Ernährungswünsche erfassen
- 14
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 15
Lieferantenabsprachen bestätigen
- 16
Kassen- und Zahlungsplan erstellen
2 Personen
- 17
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
3 Personen
- 19
Drucksachen abholen
- 20
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 21
Kisten beschriften
2 Personen
- 22
Standortschlüssel abholen
- 23
Saal öffnen
2 Personen
- 24
Saal kontrollieren
2 Personen
- 25
Tische aufstellen
4 Personen
- 26
Stühle aufstellen
3 Personen
- 27
Verkäuferstand einrichten
2 Personen
- 28
Eingang gestalten
2 Personen
- 29
Tischnummern aufstellen
2 Personen
- 30
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 31
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 32
Beleuchtung testen
2 Personen
- 33
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 34
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 35
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 36
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 37
Bezahlterminals testen
2 Personen
- 38
Bargeld bereitlegen
2 Personen
Event
- 39
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 40
Verkäufer zu den Tischen begleiten
3 Personen
- 41
Verkaufstische kontrollieren
2 Personen
- 42
Besucher empfangen
3 Personen
- 43
Einlass registrieren
2 Personen
- 44
Armbänder verteilen
2 Personen
- 45
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 46
Snacks servieren
2 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Mülleimer leeren
2 Personen
- 49
Toiletten kontrollieren
- 50
Bestand prüfen
- 51
Route freihalten
2 Personen
- 52
Fundgegenstände registrieren
- 53
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 54
Verkäufer abbauen lassen
3 Personen
Nachbereitung
- 55
Kasse abschließen
2 Personen
- 56
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 57
Dekoration entfernen
3 Personen
- 58
Geräte ausschalten
2 Personen
- 59
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 60
Abfall sammeln
3 Personen
- 61
Saal reinigen
4 Personen
- 62
Vorrat einpacken
2 Personen
- 63
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 64
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 65
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MessetischeAnz. 40
- KlappstühleAnz. 80
- KassentischAnz. 2
- KaffeetafelAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 12
- KleiderständerAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 20
- TischdeckenAnz. 40
- Rollstuhltisch
- FestzeltAnz. 2
Ausstattung
- KartenterminalsAnz. 2
- KasseAnz. 2
- MünzgeldkästenAnz. 4
- Beschallungsanlage
- MikrofonAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LadestationenAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 6
- Etikettendrucker
- Laptop
- Drucker
- KabeltrommelnAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- Handmikrofonständer
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 100
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 6
Dekoration
- EingangsbannerAnz. 2
- MessefahnenAnz. 8
- WegweiserAnz. 12
- TischnummernAnz. 40
- NamensschilderAnz. 60
- ArmbänderAnz. 300
- AbsperrbandAnz. 4
- KlebestiftAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 8
- LED-LampenAnz. 12
- NachtlampenAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 6
- KühlelementeAnz. 16
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- Reinigungswagen
- HanddesinfektionsständerAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum, Öffnungszeiten und Raumbuchung zuerst verbindlich fest. Erstelle danach den Messeplan und die Teilnahmebedingungen, damit Anmeldungen nicht mit vorläufigen Angaben starten.
- Verschicke Einladungen und veröffentliche das Anmeldeformular frühzeitig. Erfasse bei jeder Anmeldung neben den Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und bestätige Aussteller, bevor du Tischnummern vergibst.
- Plane den Messebetrieb mit getrennten Verantwortlichen für Anmeldung, Kasse und Ausstellerbetreuung. Bereite Kasse, Kartenterminals und Münzgeldkästen spätestens am Vortag vor und teste jedes Gerät.
- Prüfe die Verpflegung anhand der Teilnehmerzahl und stelle Kaffeetafel, Tassen, Teller, Besteck und Servierschalen gemeinsam bereit. Kühlboxen und wiederverwendbare Becher werden häufig erst beim Aufbau bemerkt und sollten vorher den Kisten zugeordnet werden.
- Arbeite am Aufbautag mit einer festen Reihenfolge: Schlüssel abholen, Saal kontrollieren, Tische und Stühle aufstellen, Technik anschließen und Kisten auspacken. Beschrifte jede Kiste und kontrolliere Verlängerungskabel, Kabeltrommeln, Mikrofon und Ladestationen vor dem Einlass.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Spielwarenmesse organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Datum, Raum, Teilnahmebedingungen und Anmeldeformular. Einladungen und Öffentlichkeitsarbeit sollten spätestens 6 Wochen vorher starten, damit du Anmeldungen und Aussteller rechtzeitig bearbeiten kannst.
- Wann müssen die Aussteller für eine Spielwarenmesse bestätigt werden?
- Bestätige Aussteller idealerweise 3 bis 4 Wochen vor der Messe. Danach kannst du Tischnummern zuweisen, den Messeplan aktualisieren und die Teilnehmerliste für den Veranstaltungstag drucken.
- Was muss am Tag vor der Spielwarenmesse vorbereitet werden?
- Am Vortag solltest du Drucksachen abholen, Materialien zusammenstellen, Kisten beschriften und Kasse sowie Kartenterminals prüfen. Plane außerdem die Helfer ein und bestätige letzte Lieferantenabsprachen, damit am Aufbautag nur noch Aufbau und Kontrolle bleiben.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Spielwarenmesse?
- Plane für Schlüsselübergabe, Saalkontrolle, Tisch- und Stuhlaufstellung sowie Technik mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Bei vielen Ausstellern oder zusätzlichem Festzelt solltest du 4 Stunden oder mehr vor dem Einlass beginnen.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!