Organiser un salon du jouet, étape par étape
Un salon du jouet se prépare d’abord sur papier : date, horaires, salle et règles de participation doivent être confirmés avant de lancer les inscriptions. Ensuite, vous construisez le plan du salon, recrutez les vendeurs et prévoyez la circulation, la caisse et l’accueil. Les dernières semaines servent à traiter les inscriptions, répartir les tables et organiser les bénévoles. Le jour J, gardez au moins deux heures pour ouvrir la salle, vérifier le matériel et installer les tables avant l’arrivée du public.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et les horaires d'ouverture
- 2
Confirmer la réservation de la salle
- 3
Créer le plan du salon
2 personnes
- 4
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
- 5
Publier le formulaire d'inscription
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
- 8
Publier sur les réseaux sociaux
- 9
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 10
Confirmer les vendeurs
2 personnes
- 11
Attribuer les numéros de table
2 personnes
- 12
Imprimer la liste des participants
- 13
Recueillir les besoins alimentaires
- 14
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 15
Confirmer les accords avec les fournisseurs
- 16
Établir le plan de caisse et de paiement
2 personnes
- 17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 18
Faire les courses
3 personnes
- 19
Récupérer les imprimés
- 20
Rassembler le matériel
3 personnes
- 21
Étiqueter les caisses
2 personnes
- 22
Récupérer les clés du lieu
- 23
Ouvrir la salle
2 personnes
- 24
Vérifier la salle
2 personnes
- 25
Installer les tables
4 personnes
- 26
Installer les chaises
3 personnes
- 27
Aménager le comptoir des vendeurs
2 personnes
- 28
Aménager l’entrée
2 personnes
- 29
Placer les numéros de table
2 personnes
- 30
Installer la signalétique
2 personnes
- 31
Suspendre la décoration
3 personnes
- 32
Tester l’éclairage
2 personnes
- 33
Tester le système de sonorisation
2 personnes
- 34
Aménager le coin café
2 personnes
- 35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 36
Préparer les en-cas
2 personnes
- 37
Tester les terminaux de paiement
2 personnes
- 38
Préparer l'argent liquide
2 personnes
Événement
- 39
Accueillir les participants
3 personnes
- 40
Guider les vendeurs vers les tables
3 personnes
- 41
Vérifier les tables de vente
2 personnes
- 42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 43
Enregistrer l’entrée
2 personnes
- 44
Distribuer les bracelets
2 personnes
- 45
Servir le café et le thé
2 personnes
- 46
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 48
Vider les poubelles
2 personnes
- 49
Vérifier les toilettes
- 50
Vérifier les stocks
- 51
Dégager le parcours
2 personnes
- 52
Enregistrer les objets trouvés
- 53
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
- 54
Faire démonter les stands
3 personnes
Suivi
- 55
Clôturer la caisse
2 personnes
- 56
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 57
Retirer la décoration
3 personnes
- 58
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 59
Faire la vaisselle
2 personnes
- 60
Rassembler les déchets
3 personnes
- 61
Nettoyer la salle
4 personnes
- 62
Emballer le matériel
2 personnes
- 63
Rapporter le matériel
2 personnes
- 64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 65
Gérer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de salonqté 40
- Chaises pliantesqté 80
- Table de caisseqté 2
- Table à caféqté 2
- Poubellesqté 12
- Portants à vêtementsqté 4
- Caisses de rangementqté 20
- Nappesqté 40
- Table pour fauteuil roulant
- Tente de réceptionqté 2
Équipement
- Terminaux de paiementqté 2
- Caisseqté 2
- Bacs à monnaieqté 4
- Système de sonorisation
- Microphoneqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Stations de rechargeqté 2
- Talkies-walkiesqté 6
- Imprimante d'étiquettes
- Ordinateur portable
- Imprimante
- Enrouleurs électriquesqté 4
- Glacièresqté 4
- Pied de micro à main
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 100
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Louchesqté 8
- Thermosqté 8
- Carafes d’eauqté 6
Décoration
- Bannières d’entréeqté 2
- Drapeaux du salonqté 8
- Panneaux indicateursqté 12
- Numéros de tableqté 40
- Badges nominatifsqté 60
- Braceletsqté 300
- Ruban de balisageqté 4
- Pâte adhésiveqté 6
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 8
- Lampes LEDqté 12
- Lampes de nuitqté 4
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Pinces de serviceqté 6
- Pains de glaceqté 16
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 4
- Chariot de nettoyage
- Bornes de désinfection des mainsqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date, les horaires d’ouverture et la réservation de la salle avant de publier le formulaire d’inscription. Précisez aussi l’heure d’arrivée des vendeurs et l’heure de fin du rangement.
- Donnez une date limite d’inscription située 10 à 14 jours avant le salon. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les vendeurs, attribuer les numéros de table et imprimer la liste des participants.
- Dessinez le plan avec les tables, la caisse, l’espace café et un passage accessible d’au moins 1,20 m. Réservez une table adaptée aux personnes en fauteuil plutôt que de l’ajouter au dernier moment.
- Préparez la caisse séparément au moins 24 heures avant l’ouverture : caisse, bacs à monnaie et terminaux de paiement doivent être testés, avec les rallonges et multiprises nécessaires.
- Étiquetez les caisses de rangement et regroupez le matériel par zone avant de récupérer les clés. Prévoyez au minimum deux bénévoles pour l’installation des tables et une personne chargée de l’accueil des vendeurs.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon du jouet ?
- Prévoyez au moins 6 à 8 semaines. Les deux premières semaines servent à confirmer la salle et les horaires, puis gardez les 10 à 14 derniers jours pour les inscriptions, le plan et la répartition des bénévoles.
- Quand faut-il ouvrir les inscriptions des vendeurs ?
- Ouvrez-les environ 5 semaines avant le salon et fixez une clôture 10 à 14 jours avant l’événement. Ce délai permet de confirmer les participants et d’attribuer les numéros de table sans précipitation.
- Combien de temps prévoir pour installer un salon du jouet ?
- Réservez 2 heures avant l’ouverture au public. Comptez ce temps pour ouvrir la salle, vérifier les lieux, installer les tables, placer la caisse et tester les terminaux de paiement et la sonorisation.
- Comment organiser la caisse d’un salon du jouet ?
- Désignez une personne responsable et préparez la caisse au moins 24 heures à l’avance. Séparez les espèces, les terminaux de paiement et les reçus, puis prévoyez un contrôle au début et à la fin du salon.
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