Zo organiseer je een speedrunwedstrijd

Een speedrunwedstrijd staat of valt met een getest wedstrijdstation en duidelijke regels. Begin met de games, gameversies en categorieën; leg daarna de inschrijving, planning en uitslagprocedure vast. Regel hardware, internet en vrijwilligers ruim vóór de wedstrijddag, want één ontbrekende kabel of niet-geactiveerd account kan een hele ronde stilleggen. Op de dag zelf bouw je eerst het netwerk en de stations op, test je elke setup en houd je een noodlaptop en reservekabels achter de hand.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Wedstrijdgames bepalen
2 personen
3
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
4
Aanmeldformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
6
Inschrijvingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemers bevestigen
9
Wedstrijdschema publiceren
10
Gameversies controleren
2 personen
11
Licenties en accounts testen
2 personen
12
Internetverbinding testen
2 personen
13
Hardware reserveren
14
Vrijwilligers inroosteren
15
Prijzen bestellen
16
Boodschappenlijst maken
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Apparatuur verzamelen
2 personen
19
Wedstrijdmaterialen printen
20
Prijzen inpakken
21
Koelboxen vullen
2 personen
22
Locatie openen
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Wedstrijdstations aansluiten
4 personen
25
Netwerk instellen
2 personen
26
Spellen en tijden testen
3 personen
27
Streaming en opname testen
2 personen
28
Registratiebalie inrichten
2 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Hapjes klaarzetten
2 personen
31
Briefing voor jury geven
2 personen

Event

32
Deelnemers registreren
3 personen
33
Startuitleg geven
34
Voorronde begeleiden
4 personen
35
Tussenstanden registreren
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Hapjes serveren
2 personen
38
Halve finales begeleiden
4 personen
39
Pauzeruimte opruimen
2 personen
40
Finale begeleiden
4 personen
41
Uitslag controleren
2 personen
42
Prijzen uitreiken
2 personen
43
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

44
Apparatuur uitschakelen
3 personen
45
Apparatuur inpakken
3 personen
46
Afval verzamelen
3 personen
47
Servies afwassen
2 personen
48
Locatie schoonmaken
4 personen
49
Meubilair terugplaatsen
4 personen
50
Apparatuur retourneren
2 personen
51
Uitslagen online plaatsen
52
Prijzen nabestellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 55
Registratiebalie
Afvalbakkenaantal 5

Apparatuur

Gaming-pc'saantal 12
Monitorenaantal 12
Toetsenbordenaantal 12
Muizenaantal 12
Gamecontrollersaantal 12
Headsetsaantal 12
Noodlaptopsaantal 2
Projector
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Netwerkswitchesaantal 2
Wifi-router
Ethernetkabelsaantal 20
Stekkerdozenaantal 15
Verlengkabelsaantal 10
Stopwatchsetsaantal 6
Webcamsaantal 2
Opnamerecordersaantal 2
USB-sticksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 6

Decoratie

Wedstrijdpostersaantal 8
Naambadgesaantal 70
Prijzen en medaillesaantal 6

Verlichting

LED-lampenaantal 6

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg per game vast welke versie, categorie, toegestane instellingen en manier van tijdregistratie gelden. Publiceer dit samen met het wedstrijdschema, zodat deelnemers niet op de dag zelf over regels onderhandelen.
Test licenties, accounts, updates en opgeslagen instellingen minimaal één week vooraf op alle gaming-pc's. Controleer daarna opnieuw de exacte gameversie; een automatische update kan de wedstrijd ongeldig maken.
Maak per wedstrijdstation een vaste set: pc of console, monitor, invoerapparaat, headset, stroom en netwerkkabel. Label kabels en apparatuur, zodat vrijwilligers tijdens het opbouwen niet hoeven te zoeken.
Plan de opbouw ruim vóór de eerste start. Zet tafels en stoelen klaar, sluit de netwerkswitches aan, stel de wifi-router in en test vervolgens elke verbinding afzonderlijk; alleen kijken of het netwerk ‘aan’ staat is niet genoeg.
Wijs vrijwilligers specifieke rollen toe voor registratie, tijdwaarneming, techniek en uitslagen. Houd een noodlaptop, USB-sticks en geprinte regels apart bij de registratiebalie, zodat een defect station niet meteen een hele ronde stopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een speedrunwedstrijd te organiseren?: Reken op minimaal 4 tot 6 weken voor een kleine wedstrijd. Gebruik de eerste 2 weken voor locatie, games, regels en aanmeldingen; test hardware, accounts en netwerk uiterlijk 7 dagen vooraf.
Hoeveel wedstrijdstations heb je nodig voor een speedrunwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal gelijktijdige deelnemers en je schema. Plan per gelijktijdige run één volledig getest station en houd minstens 1 noodlaptop of reserveoplossing beschikbaar voor uitval.
Wanneer moet je de regels en het wedstrijdschema publiceren?: Publiceer de regels zodra de inschrijving opent en zet het definitieve schema uiterlijk 3 dagen voor de wedstrijd online. Zo kunnen deelnemers hun categorie en starttijd controleren voordat ze arriveren.
Hoe test je het internet voor een speedrunwedstrijd?: Test de verbinding minimaal 7 dagen vooraf op alle wedstrijdstations en herhaal dat op de wedstrijddag na het aansluiten van de netwerkswitches en router. Controleer ook accounts, licenties en de gameversie op elk station.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.