Zo organiseer je een speciaalbierfestival

Begin met de locatie, vergunningen en het aantal bezoekers dat je verwacht. Leg daarna brouwerijen, bierassortiment, leveringen en koeling vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk met proefglazen, een duidelijke bierkaart en een programma waarin bezoekers rustig kunnen proeven. De meeste problemen ontstaan doordat gekoelde opslag, pinapparaten, vrijwilligersinstructies en dieetwensen pas in de laatste week worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Vergunningen controleren
3
Brouwerijen benaderen
2 personen
4
Bierassortiment selecteren
2 personen
5
Bierleveringen reserveren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Catering reserveren
10
Proefglazen bestellen
11
Tafels en stoelen reserveren
12
Programma opstellen
2 personen
13
Brouwerij-informatie verzamelen
2 personen
14
Bierkaarten maken
2 personen
15
Route en parkeren communiceren
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Barinstructies voorbereiden
2 personen
18
Voorraad controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Bierlevering aannemen
3 personen
21
Bier gekoeld opslaan
3 personen
22
Hapjes voorbereiden
4 personen
23
Materialen klaarzetten
3 personen
24
Locatie schoonmaken
3 personen
25
Tafels opstellen
4 personen
26
Stoelen plaatsen
3 personen
27
Bar opbouwen
4 personen
28
Koelers vullen
3 personen
29
Biertappunten aansluiten
2 personen
30
Bierkaarten ophangen
2 personen
31
Versiering ophangen
2 personen
32
Proefglazen klaarzetten
2 personen
33
Hapjes uitstallen
3 personen
34
Ingang en kassa inrichten
2 personen
35
Testen van verlichting
2 personen
36
Briefing barpersoneel
6 personen

Event

37
Bezoekers ontvangen
3 personen
38
Polsbandjes uitdelen
2 personen
39
Bier serveren
6 personen
40
Bieren toelichten
2 personen
41
Hapjes serveren
3 personen
42
Dranken bijvullen
3 personen
43
Glazen inzamelen
2 personen
44
Tafels afruimen
2 personen
45
Afvalbakken legen
2 personen
46
Water beschikbaar houden
47
Laatste ronde aankondigen
48
Bar sluiten
4 personen
49
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

50
Bier veilig afsluiten
2 personen
51
Afval verzamelen
4 personen
52
Glazen afwassen
3 personen
53
Locatie schoonmaken
4 personen
54
Decoratie verwijderen
2 personen
55
Materialen inventariseren
2 personen
56
Overgebleven bier tellen
2 personen
57
Huurmaterialen retourneren
2 personen
58
Bierfusten retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 12
Statafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Barbladenaantal 3
Krukkenaantal 12

Servies

Proefglazenaantal 150
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 120
Serveerplankenaantal 12
Schaaltjesaantal 20

Apparatuur

Biertapsaantal 4
Koelboxenaantal 8
Koelkastenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kassa'saantal 2
Pinapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Microfoon

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksbroodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 12
Maatbekersaantal 3
Flessenopenersaantal 8
Bierfustkoppelingenaantal 4

Decoratie

Bierfestivalvlaggenaantal 20
Tafelkledenaantal 12
Menubordenaantal 10
Naamkaartjesaantal 150
Polsbandjesaantal 150

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Glazenbakkenaantal 6
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en controleer vergunningen voordat je brouwerijen benadert. Plan minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding, zodat je nog kunt wisselen als een levering of locatie niet beschikbaar is.
Selecteer het assortiment op tijd en reserveer bierleveringen zodra het aantal bezoekers bekend is. Reken per bezoeker op meerdere proefmomenten en controleer bij ontvangst meteen fusten, flessen, koppelingen en opslagruimte.
Plan koeling niet als sluitpost: zet bier vóór opening gekoeld klaar en houd extra koelboxen of koelkasten beschikbaar voor nieuwe voorraad. Test taps, verlengkabels, stekkerdozen en pinapparaten uiterlijk de dag ervoor.
Maak de bierkaarten pas nadat de brouwerij-informatie definitief is. Zet per bier minimaal naam, stijl, brouwerij, alcoholpercentage en proefvolgorde op de kaart, zodat vrijwilligers dezelfde uitleg geven.
Deel vrijwilligers in per bar, ontvangst en opruimen en geef elke groep vooraf korte barinstructies. Verzamel dieetwensen uiterlijk een week van tevoren en stem hapjes, serveerplanken en schaaltjes daarop af.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een speciaalbierfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, controleer vergunningen en benader brouwerijen; regel in de laatste week vooral leveringen, koeling, vrijwilligers en materialen.
Hoeveel speciaalbier heb je nodig per bezoeker?: Gebruik het geplande aantal proefrondes als basis en reserveer daarnaast ongeveer 10 procent extra voorraad. Controleer dit opnieuw zodra de aanmeldingen binnen zijn, omdat bezoekersaantallen en schenkgrootte het verbruik sterk beïnvloeden.
Wanneer moet je proefglazen en bierkaarten bestellen?: Bestel proefglazen uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf, zodra het verwachte bezoekersaantal bekend is. Maak en print de bierkaarten pas in de laatste 1 à 2 weken, wanneer brouwerij-informatie en assortiment definitief zijn.
Wanneer moet je het bierfestival klaarzetten?: Zet tafels, statafels, barbladen, proefglazen en bewegwijzering de dag vóór het festival klaar. Neem leveringen zo vroeg mogelijk aan, koel het bier direct op de juiste plek en test taps, pinapparaten en geluid uiterlijk enkele uren voor opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.