Organiser un festival de bière artisanale, étape par étape

Un festival de bière artisanale se prépare d’abord comme un circuit de dégustation, puis comme un événement accueillant du public. Commence par réserver le lieu et vérifier les autorisations avant de contacter les brasseries et de fixer la gamme proposée. Ensuite, règle les livraisons, les inscriptions, le catering et le matériel de service. Les derniers jours servent surtout à refroidir la bière, former les bénévoles et éviter les ruptures au bar.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Vérifier les autorisations
3
Contacter les brasseries
2 personnes
4
Sélectionner la gamme de bières
2 personnes
5
Réserver les livraisons de bière
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Réserver le catering
10
Commander des verres de dégustation
11
Réserver des tables et des chaises
12
Élaborer le programme
2 personnes
13
Rassembler les informations de la brasserie
2 personnes
14
Créer des cartes des bières
2 personnes
15
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Préparer les consignes du bar
2 personnes
18
Vérifier les stocks
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Réceptionner la livraison de bière
3 personnes
21
Stocker la bière au frais
3 personnes
22
Préparer les en-cas
4 personnes
23
Préparer le matériel
3 personnes
24
Nettoyer le lieu
3 personnes
25
Installer les tables
4 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Monter le bar
4 personnes
28
Remplir les glacières
3 personnes
29
Raccorder les points de tirage de bière
2 personnes
30
Accrocher les cartes bière
2 personnes
31
Suspendre la décoration
2 personnes
32
Préparer les verres de dégustation
2 personnes
33
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
34
Aménager l’entrée et la caisse
2 personnes
35
Tester l’éclairage
2 personnes
36
Briefing du personnel du bar
6 personnes

Événement

37
Accueillir les visiteurs
3 personnes
38
Distribuer les bracelets
2 personnes
39
Servir la bière
6 personnes
40
Présenter les bières
2 personnes
41
Servir des amuse-bouches
3 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
43
Récupérer les verres
2 personnes
44
Dégager les tables
2 personnes
45
Vider les poubelles
2 personnes
46
Garder de l'eau disponible
47
Annoncer le dernier tour
48
Fermer le bar
4 personnes
49
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

50
Fermer les fûts de bière en toute sécurité
2 personnes
51
Rassembler les déchets
4 personnes
52
Laver les verres
3 personnes
53
Nettoyer le lieu
4 personnes
54
Retirer la décoration
2 personnes
55
Inventorier le matériel
2 personnes
56
Compter les bières restantes
2 personnes
57
Retourner les matériels de location
2 personnes
58
Retourner les fûts de bière
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 12
Tables hautesqté 8
Chaisesqté 80
Sous-mains de barqté 3
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Verres de dégustationqté 150
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 120
Planches de serviceqté 12
Petits bolsqté 20

Équipement

Tireuses à bièreqté 4
Glacièresqté 8
Réfrigérateursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Thermosqté 4
Haut-parleursqté 2
Microphone

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 3
Tire-bouchonsqté 8
Raccords de fût de bièreqté 4

Décoration

Drapeaux pour festival de bièreqté 20
Nappesqté 12
Panneaux de menuqté 10
Badges nominatifsqté 150
Braceletsqté 150

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 10
Bacs à verreqté 6
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence par le lieu et les autorisations : vérifie notamment les horaires, l’électricité, l’accès des livraisons et les règles applicables au service d’alcool au moins plusieurs semaines avant l’événement.
Contacte les brasseries avant de créer le programme. Demande pour chaque bière son style, son degré d’alcool, son volume disponible et ses besoins de livraison afin de composer une gamme lisible.
Prévois une organisation de dégustation, pas seulement des tables : verres adaptés, verres à eau, cartes des bières et zones clairement identifiées. Une carte mise à jour évite que les bénévoles répondent à chaque question au bar.
Traite les inscriptions et les besoins alimentaires avant de réserver le catering. Garde une liste séparée des participants attendus, des régimes signalés et des personnes à accueillir à l’entrée.
Réceptionne la livraison dès son arrivée et stocke les fûts et bouteilles au frais. Le jour J, répartis les bénévoles par poste et donne-leur des consignes précises pour les tireuses, les paiements, les stocks et le nettoyage.

Questions fréquentes

Combien de bières prévoir pour un festival de bière artisanale ?: Pour une dégustation, compte environ 8 à 12 cl par échantillon et 6 à 8 références par personne. Ajoute une marge de 10 à 15 % pour les pertes, les remplissages imprévus et les différences de consommation.
Quand contacter les brasseries pour organiser un festival ?: Contacte-les au moins 8 à 12 semaines avant la date, surtout si plusieurs livraisons ou des fûts spécifiques sont nécessaires. Confirme les volumes, les horaires de livraison et les raccords au plus tard 2 semaines avant.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de bière artisanale ?: Prévois au minimum 1 bénévole pour 25 à 30 participants, puis répartis-les entre l’accueil, le service, les paiements, le réassort et le nettoyage. Pour un public nombreux, ajoute une personne volante par tranche de 50 participants.
Que faire la veille d’un festival de bière artisanale ?: Installe les tables, les nappes, la signalétique et le matériel de bar, puis vérifie les rallonges, multiprises, tireuses et terminaux de paiement. Mets les boissons au frais suffisamment tôt pour qu’elles atteignent la bonne température avant l’ouverture.

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