Spezialbierfestival organisieren: Schritt für Schritt

Ein Spezialbierfestival steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Ort, Termin und Genehmigungen fest, danach kommen Brauereien, Sortiment und Lieferungen. Plane Ausschank, Kühlung und Probiergläser früh, denn diese Punkte lassen sich kurzfristig nur schwer ersetzen. Gäste brauchen außerdem verständliche Bierkarten, verlässliche Anreiseinformationen und genug Wasser und Snacks. Mit einem festen Zeitplan vermeidest du, dass am Veranstaltungstag Bier, Helfer oder Ausrüstung gleichzeitig ankommen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Genehmigungen prüfen
3
Brauereien kontaktieren
2 Personen
4
Biersortiment auswählen
2 Personen
5
Bierlieferungen reservieren
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Catering reservieren
10
Probiergläser bestellen
11
Tische und Stühle reservieren
12
Programm erstellen
2 Personen
13
Brauereiinformationen sammeln
2 Personen
14
Bierkarten erstellen
2 Personen
15
Anfahrt und Parken kommunizieren
16
Freiwillige einteilen
2 Personen
17
Baranweisungen vorbereiten
2 Personen
18
Bestand prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Bierlieferung annehmen
3 Personen
21
Bier gekühlt lagern
3 Personen
22
Snacks vorbereiten
4 Personen
23
Materialien bereitstellen
3 Personen
24
Location reinigen
3 Personen
25
Tische aufstellen
4 Personen
26
Stühle aufstellen
3 Personen
27
Bar aufbauen
4 Personen
28
Kühlboxen füllen
3 Personen
29
Bierzapfstellen anschließen
2 Personen
30
Bierkarten aufhängen
2 Personen
31
Dekoration aufhängen
2 Personen
32
Verkostungsgläser bereitstellen
2 Personen
33
Snacks auslegen
3 Personen
34
Eingang und Kasse einrichten
2 Personen
35
Beleuchtung testen
2 Personen
36
Briefing für das Barpersonal
6 Personen

Event

37
Besucher empfangen
3 Personen
38
Armbänder verteilen
2 Personen
39
Bier ausschenken
6 Personen
40
Biere vorstellen
2 Personen
41
Snacks servieren
3 Personen
42
Getränke nachfüllen
3 Personen
43
Gläser einsammeln
2 Personen
44
Tische abräumen
2 Personen
45
Mülleimer leeren
2 Personen
46
Wasser verfügbar halten
47
Letzte Runde ankündigen
48
Bar schließen
4 Personen
49
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

50
Bier sicher verschließen
2 Personen
51
Abfall sammeln
4 Personen
52
Gläser spülen
3 Personen
53
Location reinigen
4 Personen
54
Dekoration entfernen
2 Personen
55
Materialien inventarisieren
2 Personen
56
Verbleibendes Bier zählen
2 Personen
57
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
58
Bierfässer zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 12
StehtischeAnz. 8
StühleAnz. 80
BarunterlagenAnz. 3
HockerAnz. 12

Geschirr

ProbiergläserAnz. 150
WassergläserAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 120
ServierbretterAnz. 12
SchälchenAnz. 20

Ausstattung

BierzapfanlagenAnz. 4
KühlboxenAnz. 8
KühlschränkeAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KassenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Küchenmesser für BrotAnz. 4
ServierzangenAnz. 12
MessbecherAnz. 3
FlaschenöffnerAnz. 8
BierfasskupplungenAnz. 4

Dekoration

Bierfestival-FahnenAnz. 20
TischdeckenAnz. 12
MenükartenAnz. 10
NamensschilderAnz. 150
ArmbänderAnz. 150

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
GlascontainerAnz. 6
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Veranstaltungsort und prüfe Genehmigungen mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Kläre dabei auch Stromanschlüsse, Aufbauzeiten, Reinigung und ob Partyzelte oder zusätzliche Tische erlaubt sind.
Kontaktiere Brauereien etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Festival und bestätige Sorten, Mengen, Liefertermin und Fasskupplungen schriftlich. Plane für jede Biersorte eine kurze Information für die Bierkarte ein.
Sichere die Kühlkette spätestens 2 Wochen vorher: Kühlschränke oder Kühlboxen müssen vor der Lieferung bereitstehen, und das Bier sollte bei der Annahme direkt eingelagert werden. Prüfe am Vortag außerdem Zapfanlagen, Verlängerungskabel und Kartenlesegeräte.
Bestelle Probiergläser nicht nach der erwarteten Besucherzahl, sondern mit etwa 10 Prozent Reserve. Teile Freiwillige in Schichten ein und gib ihnen vor dem Einlass kurze Baranweisungen zu Ausschank, Wasser, Leergut und Kasse.
Verschicke Einladungen und Anreiseinformationen 3 bis 4 Wochen vorher und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche. Stelle Tische, Stehtische und Stühle am Vortag auf, damit am Veranstaltungstag nur noch Lieferung, Kühlung, Snacks und Beschilderung bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Spezialbierfestival organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Location und Genehmigungen. Brauereien, Catering und Ausrüstung sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin angefragt sein.
Wie viel Bier braucht man für ein Spezialbierfestival?: Rechne bei einer Verkostung mit etwa 0,5 bis 0,75 Litern pro Gast, abhängig von Dauer und Ausschankgröße. Für Reserven sind zusätzlich 10 Prozent sinnvoll, besonders bei beliebten Sorten.
Wie viele Probiergläser braucht man pro Gast?: Plane mindestens ein Glas pro angemeldeter Person und etwa 10 Prozent Reserve ein. Bei 100 Gästen solltest du also rund 110 Probiergläser bereitstellen.
Wann sollte das Bier geliefert und gekühlt werden?: Die Lieferung sollte am Veranstaltungstag oder höchstens 24 Stunden vorher eintreffen. Lagere das Bier sofort gekühlt und prüfe vor der Annahme Menge, Sorten und Zustand der Fässer oder Kisten.

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