Cómo organizar un festival de cerveza artesanal

Organizar un festival de cerveza artesanal exige coordinar mucho más que las bebidas. Empieza por el lugar, los permisos y las cervecerías; después cierra las inscripciones, el catering y la logística de frío. La variedad de cervezas determina los vasos, las cartas y el trabajo del bar. Reserva con tiempo las entregas, mesas, carpas y equipos, y deja para los últimos días el montaje, los aperitivos y la comprobación del inventario.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Comprobar permisos
3
Contactar a cervecerías
2 personas
4
Seleccionar la variedad de cerveza
2 personas
5
Reservar entregas de cerveza
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Reservar el catering
10
Encargar vasos de degustación
11
Reservar mesas y sillas
12
Elaborar el programa
2 personas
13
Recopilar información de la cervecería
2 personas
14
Hacer las cartas de cerveza
2 personas
15
Comunicar la ruta y el aparcamiento
16
Asignar voluntarios
2 personas
17
Preparar las instrucciones del bar
2 personas
18
Comprobar el inventario
2 personas
19
Hacer la compra
3 personas
20
Recibir la entrega de cerveza
3 personas
21
Guardar la cerveza refrigerada
3 personas
22
Preparar aperitivos
4 personas
23
Preparar los materiales
3 personas
24
Limpiar el lugar
3 personas
25
Montar mesas
4 personas
26
Colocar las sillas
3 personas
27
Montar la barra
4 personas
28
Rellenar las neveras
3 personas
29
Conectar los puntos de cerveza
2 personas
30
Colgar las cartas de cerveza
2 personas
31
Colgar la decoración
2 personas
32
Preparar los vasos de degustación
2 personas
33
Montar aperitivos
3 personas
34
Montar la entrada y la caja
2 personas
35
Prueba de iluminación
2 personas
36
Briefing del personal del bar
6 personas

Evento

37
Recibir a los visitantes
3 personas
38
Repartir pulseras
2 personas
39
Servir cerveza
6 personas
40
Presentar las cervezas
2 personas
41
Servir aperitivos
3 personas
42
Rellenar las bebidas
3 personas
43
Recoger vasos
2 personas
44
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
45
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
46
Mantener agua disponible
47
Anunciar la última ronda
48
Cerrar el bar
4 personas
49
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

50
Cerrar la cerveza de forma segura
2 personas
51
Recoger la basura
4 personas
52
Lavar los vasos
3 personas
53
Limpiar el lugar
4 personas
54
Retirar la decoración
2 personas
55
Inventariar materiales
2 personas
56
Contar la cerveza restante
2 personas
57
Devolver el material alquilado
2 personas
58
Devolver los barriles de cerveza
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 12
Mesas altascant. 8
Sillascant. 80
Bandejas de barcant. 3
Taburetescant. 12

Vajilla

Vasos de degustacióncant. 150
Vasos para aguacant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 120
Tablas para servircant. 12
Cuencoscant. 20

Equipo

Grifos de cervezacant. 4
Neveras portátilescant. 8
Neverascant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cajas registradorascant. 2
Datáfonoscant. 2
Termoscant. 4
Altavocescant. 2
Micrófono

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de pan de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 12
Jarras medidorascant. 3
Abrebotellascant. 8
Acopladores de barriles de cervezacant. 4

Decoración

Banderas del festival de la cervezacant. 20
Mantelescant. 12
Carteles del menúcant. 10
Tarjetas de nombrecant. 150
Pulserascant. 150

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 10

Limpieza

Papeleracant. 10
Contenedores de vidriocant. 6
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Define la selección de cerveza antes de imprimir las cartas: reúne la información de cada cervecería y confirma estilos, graduación y orden de degustación al menos 7 días antes.
No dejes la refrigeración para el último momento. Comprueba cuántas neveras, neveras portátiles y grifos necesitas, y recibe la cerveza con tiempo suficiente para guardarla fría antes de abrir.
Calcula los vasos de degustación, vasos para agua, platos y cubiertos según el número confirmado de inscritos, y añade un margen del 10 % para roturas, reposición y personas que llegan sin material.
Asigna voluntarios a funciones concretas y entrégales las instrucciones del bar antes de la apertura. Un equipo de 2 personas por punto de servicio suele evitar colas cuando comienza la degustación.
Comunica la ruta y el aparcamiento en la invitación y vuelve a enviarlos 2 o 3 días antes. Ese mensaje también debe incluir el programa, el horario de llegada y cualquier preferencia dietética ya registrada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de cerveza artesanal?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el lugar y comprueba los permisos; después contacta con las cervecerías y cierra las entregas, el catering y el alquiler de mobiliario.
¿Cuánta cerveza necesito para una degustación?: Calcula entre 2 y 3 degustaciones por persona durante la primera hora y ajusta la cantidad al programa y al tamaño de cada muestra. Confirma el cálculo con las cervecerías al menos 2 semanas antes, cuando ya tengas las inscripciones.
¿Cuándo debo recibir y refrigerar la cerveza?: Programa la entrega entre 24 y 48 horas antes del festival, siempre que puedas mantener toda la cerveza refrigerada. Comprueba barriles, acopladores, grifos y cantidades en cuanto llegue el pedido, no el día de apertura.
¿Cuándo preparo las cartas de cerveza y el programa?: Recopila la información de las cervecerías 10 días antes y prepara una primera versión del programa entonces. Cierra las cartas y envía el horario definitivo entre 3 y 5 días antes, después de confirmar cambios de última hora.

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