Zo organiseer je een soulconcert zonder last-minute stress

Begin een soulconcert niet met decoratie, maar met datum, locatie en artiesten. Zodra die vaststaan, werk je het muziekprogramma, de technische wensen en de vergunningen uit. Daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen, catering en de personeelsplanning. Plan de laatste week vooral voor controles: bevestig artiesteninformatie, deel route en parkeren, test geluid en licht en zorg dat het draaiboek op papier klaarligt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Artiesten contracteren
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
6
Technische wensen verzamelen
2 personen
7
Geluidsplan maken
2 personen
8
Lichtplan maken
2 personen
9
Cateringmenu samenstellen
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Reserveringen maken
14
Artiënteninformatie bevestigen
15
Route en parkeren delen
16
Vrijwilligers indelen
17
Draaiboek afdrukken
18
Naamkaartjes voorbereiden
19
Polsbandjes sorteren
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
24
Catering voorbereiden
3 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Leveringen ontvangen
3 personen
27
Podiumdelen controleren
3 personen
28
Podium opbouwen
4 personen
29
Achterdoek ophangen
2 personen
30
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
31
Microfoons plaatsen
2 personen
32
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
33
Stroompunten beveiligen
2 personen
34
Linecheck uitvoeren
3 personen
35
Artiëntenkleedkamer inrichten
2 personen
36
Tafels opstellen
3 personen
37
Stoelen en statafels plaatsen
3 personen
38
Bar inrichten
3 personen
39
Buffet inrichten
3 personen
40
Versiering ophangen
2 personen
41
Entreebalie klaarzetten
2 personen
42
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
43
Toiletten controleren

Event

44
Artiënten ontvangen
2 personen
45
Publiek ontvangen
3 personen
46
Kaarten controleren
2 personen
47
Garderobe bemensen
2 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Publieksinformatie verstrekken
51
Openingsact begeleiden
2 personen
52
Dranken serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Buffet aanvullen
2 personen
55
Geluidswissels begeleiden
2 personen
56
Podiumwissels begeleiden
3 personen
57
Lichtstanden bedienen
58
Publiekstromen controleren
2 personen
59
Toiletten tussentijds controleren
60
Afvalbakken legen
2 personen
61
Pauzedranken klaarzetten
2 personen
62
Hoofdact aankondigen
63
Hoofdact begeleiden
3 personen
64
Toegiften begeleiden
2 personen
65
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
66
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
67
Artiënten afscheid nemen
2 personen

Nazorg

68
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
69
Barvoorraad afsluiten
2 personen
70
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
71
Servies verzamelen
3 personen
72
Afval sorteren
3 personen
73
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
74
Decoratie verwijderen
2 personen
75
Podium afbouwen
4 personen
76
Lichtinstallatie afbouwen
3 personen
77
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
78
Servies afwassen
3 personen
79
Bar en keuken schoonmaken
3 personen
80
Toiletten schoonmaken
2 personen
81
Vloeren schoonmaken
3 personen
82
Locatie opleveren
2 personen
83
Materialen retourneren
2 personen
84
Artiëntenafspraken afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrap
Artiëntenstoelenaantal 8
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 10
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 150
Barkrukkenaantal 6

Apparatuur

Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DIsnoerenaantal 4
Audiokabelsaantal 20
XLR-kabelsaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelgotenaantal 20
Stroomverdelersaantal 4
Laptop voor muziek
USB-sticksaantal 3
Walkietalkiesaantal 8
Powerbanksaantal 4
Zaklampenaantal 6
Batterijenaantal 24
Gereedschapskistenaantal 2
Kabelbindersaantal 200
Reservezekeringenaantal 10

Verlichting

Podiumspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Sfeerlampenaantal 12
Werklampenaantal 4

Decoratie

Achterdoek
Tafelkledenaantal 12
Plantenaantal 8
Slingerdoekaantal 6
Kleefhakenaantal 30
Ducttapeaantal 8
Naamkaartjesaantal 30
Polsbandjesaantal 180
Richtingsbordenaantal 12

Servies

Drinkglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 20
Serveerschalen met dekselaantal 8
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 24
Flessenopenersaantal 4
Kur kentrekkersaantal 3
Barbakkenaantal 8
Maatbekersaantal 3

Catering

Boodschappen
Drankdispensersaantal 4
Waterkannenaantal 8
Buffetverhogersaantal 8
Koelplatenaantal 12
Serveerplateausaantal 20
Koffiefiltersaantal 200
Theefiltersaantal 100
Barmaatjesaantal 4
Rietjesaantal 400
Cocktailprikkersaantal 500

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Rubberen handschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4
Handdoekrollenaantal 8

Tips

Leg technische wensen uiterlijk 4 weken vooraf vast. Vraag per artiest naar microfoons, monitoren, DI-aansluitingen, podiumruimte en het gewenste tijdstip voor de soundcheck; zo kun je het geluids- en lichtplan maken voordat apparatuur wordt ingepland.
Controleer vergunningen en verzekering voordat je uitnodigingen verstuurt. Een wijziging in capaciteit, eindtijd of geluidsniveau kan gevolgen hebben voor je plan en moet je niet pas in de laatste week ontdekken.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en sluit de inventaris 7 dagen vooraf. Reken daarna pas de catering, naamkaartjes, polsbandjes, stoelen en tafels definitief uit; losse wijzigingen op de concertdag zorgen snel voor tekorten.
Geef bezoekers uiterlijk 3 dagen vooraf route- en parkeergegevens. Vermeld ook waar de ingang, garderobe en eventuele reserveringen zijn, zodat vrijwilligers bij de ontvangst niet steeds dezelfde praktische vragen hoeven te beantwoorden.
Plan op de concertdag een aparte opbouw- en soundcheckperiode. Open de locatie ruim vóór de eerste gasten, test kabels, stroomverdelers, microfoons, podiummonitoren en werklampen en leg een afgedrukt draaiboek klaar voor alle vrijwilligers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een soulconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Artiestencontracten, vergunningen, technische afstemming en uitnodigingen vragen meer tijd dan de boodschappen en decoratie.
Wanneer leg je het muziekprogramma van een soulconcert vast?: Leg het programma uiterlijk 4 weken voor het concert vast. Deel daarna de speeltijden, soundcheck, pauze en aankomstgegevens met de artiesten en het techniekteam.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de soundcheck?: Reserveer minimaal 90 minuten voor de soundcheck, plus tijd voor het opbouwen van podiumdelen, mengtafel, luidsprekers en licht. Bij meerdere artiesten plan je per act extra controle in.
Wanneer verstuur je de praktische informatie naar bezoekers?: Stuur route, parkeren en eventuele reserveringsinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Sluit de aanmeldingen en dieetwensen ongeveer 7 dagen vooraf af, zodat catering en ontvangst definitief kunnen worden voorbereid.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.