Organiser un concert soul, étape par étape

Un concert soul se prépare d’abord comme un projet technique, puis comme un moment d’accueil. Commencez par verrouiller la date, le lieu et les artistes avant de réserver le matériel ou d’envoyer les invitations. Le son, les retours de scène et l’éclairage doivent être définis à partir du programme musical et des besoins des artistes. Gardez enfin assez de temps pour les inscriptions, la restauration, les bénévoles et l’ouverture du lieu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Engager les artistes
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Conserver le programme musical
2 personnes
6
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
7
Établir le plan sonore
2 personnes
8
Établir le plan d’éclairage
2 personnes
9
Composer le menu traiteur
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Faire les réservations
14
Confirmer les informations des artistes
15
Partager l’itinéraire et le parking
16
Répartir les bénévoles
17
Imprimer le déroulé
18
Préparer les badges nominatifs
19
Trier les bracelets
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
24
Préparer le service traiteur
3 personnes
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Réception des livraisons
3 personnes
27
Vérifier les éléments de scène
3 personnes
28
Monter la scène
4 personnes
29
Suspendre le fond de scène
2 personnes
30
Raccorder la sonorisation
3 personnes
31
Installer les microphones
2 personnes
32
Monter l’installation lumière
3 personnes
33
Sécuriser les points d'alimentation électrique
2 personnes
34
Effectuer le line check
3 personnes
35
Aménager le vestiaire des artistes
2 personnes
36
Installer les tables
3 personnes
37
Installer les chaises et les mange-debout
3 personnes
38
Aménager le bar
3 personnes
39
Installer le buffet
3 personnes
40
Suspendre la décoration
2 personnes
41
Préparer le comptoir d’entrée
2 personnes
42
Installer la signalisation
2 personnes
43
Vérifier les toilettes

Événement

44
Accueil des artistes
2 personnes
45
Accueillir le public
3 personnes
46
Contrôler les billets
2 personnes
47
Assurer la permanence du vestiaire
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Fournir des informations au public
51
Accompagner le numéro d’ouverture
2 personnes
52
Servir les boissons
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
55
Gérer les changements de son
2 personnes
56
Coordonner les changements de scène
3 personnes
57
Gérer les réglages d’éclairage
58
Contrôler les flux de public
2 personnes
59
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
60
Vider les poubelles
2 personnes
61
Préparer les boissons de la pause
2 personnes
62
Annoncer la tête d'affiche
63
Animer la tête d'affiche
3 personnes
64
Accompagner les rappels
2 personnes
65
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes
66
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
67
Dire au revoir aux artistes
2 personnes

Suivi

68
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
69
Clôturer le stock du bar
2 personnes
70
Ranger les restes au frais
2 personnes
71
Rassembler la vaisselle
3 personnes
72
Trier les déchets
3 personnes
73
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
74
Retirer la décoration
2 personnes
75
Démonter la scène
4 personnes
76
Démonter l'installation d'éclairage
3 personnes
77
Démonter la sono
3 personnes
78
Faire la vaisselle
3 personnes
79
Nettoyer le bar et la cuisine
3 personnes
80
Nettoyer les toilettes
2 personnes
81
Nettoyer les sols
3 personnes
82
Remettre le lieu en état
2 personnes
83
Retourner les matériels
2 personnes
84
Gérer les rendez-vous des artistes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escalier de podium
Chaises pour artistesqté 8
Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 10
Portantsqté 4
Cintresqté 150
Tabourets de barqté 6

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Câbles de connexionqté 4
Câbles audioqté 20
Câbles XLRqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 20
Répartiteurs électriquesqté 4
Ordinateur portable pour la musique
Clés USBqté 3
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 4
Lampes de pocheqté 6
Pilesqté 24
Boîtes à outilsqté 2
Serre-câblesqté 200
Fusibles de secoursqté 10

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Lampes d'ambianceqté 12
Lampes de chantierqté 4

Décoration

Fond de scène
Nappesqté 12
Plantesqté 8
Drap de guirlandeqté 6
Crochets adhésifsqté 30
Ruban adhésifqté 8
Badges nominatifsqté 30
Braceletsqté 180
Panneaux directionnelsqté 12

Vaisselle

Verres à boireqté 180
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Plats de service avec couvercleqté 8
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 24
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchons à voletqté 3
Plateaux de barqté 8
Verres doseursqté 3

Catering

Courses
Distributeurs de boissonsqté 4
Carafes d’eauqté 8
Rehausses de buffetqté 8
Plaques de refroidissementqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Filtres à caféqté 200
Filtres à théqté 100
Équipiers du barqté 4
Paillesqté 400
Piques à cocktailqté 500

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Gants en caoutchoucqté 12
Brosses de toilettesqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 8

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant toute communication, puis vérifiez les autorisations et l’assurance au moins 6 à 8 semaines à l’avance. Ces points peuvent modifier la capacité d’accueil ou les horaires.
Demandez aux artistes leurs besoins techniques dès la confirmation : nombre de microphones, retours de scène, branchements et temps de balance. Faites valider le plan sonore et le plan d’éclairage avant de commander ou déplacer le matériel.
Conservez une version unique du programme musical et partagez-la avec l’équipe technique, les artistes et les bénévoles. Imprimez le déroulé le jour J : une feuille par responsable évite de dépendre d’un téléphone pendant les changements de plateau.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de finaliser les réservations traiteur. Prévoyez le refroidissement des boissons le jour précédent lorsque c’est possible, car cette étape est souvent oubliée jusqu’à l’ouverture des portes.
Répartissez les bénévoles avec des horaires précis pour l’accueil, les badges, les bracelets, le parking et le service. Ouvrez le lieu suffisamment tôt pour installer la scène, les câbles, les éclairages et effectuer une balance complète avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un concert soul ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les artistes, le lieu, les autorisations et l’assurance doivent être confirmés en premier, avant les invitations et les achats.
Combien de temps prévoir pour installer le son d’un concert ?: Réservez au moins 3 à 4 heures pour l’installation, le câblage et la balance, davantage si plusieurs artistes se partagent la scène. Ajoutez 30 minutes de marge avant l’arrivée du public.
Quand envoyer les invitations pour un concert soul ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant le concert, puis faites un rappel 7 à 10 jours avant. Fermez les inscriptions assez tôt pour connaître les besoins alimentaires et ajuster la restauration.
Que faut-il vérifier avant l’ouverture des portes ?: Vérifiez le programme, les badges et les bracelets, les stocks de boissons, la restauration, le parking et la signalétique. Faites aussi un dernier test des microphones, retours de scène, haut-parleurs et éclairages au moins 30 minutes avant l’accueil.

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