Cómo organizar un concierto de soul sin perder el control

Un concierto de soul se organiza en un orden muy concreto: primero se cierran la fecha, el lugar y los artistas; después se resuelven permisos, seguro y necesidades técnicas. El sonido debe planificarse con tiempo, porque una mesa de mezclas, monitores, micrófonos y cableado insuficientes afectan directamente al concierto. A la vez, hay que controlar invitaciones, inscripciones, catering y voluntarios. Este plan reúne el trabajo previo y la preparación del día del evento en una sola secuencia.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Contratar artistas
2 personas
3
Comprobar permisos
4
Comprobar el seguro
5
Registrar el programa musical
2 personas
6
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
7
Crear el plan de sonido
2 personas
8
Hacer el plan de iluminación
2 personas
9
Preparar el menú de catering
2 personas
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Gestionar inscripciones
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Hacer reservas
14
Confirmar la información de los artistas
15
Compartir la ruta y el aparcamiento
16
Asignar voluntarios
17
Imprimir el plan de trabajo
18
Preparar tarjetas de nombre
19
Clasificar las pulseras
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Hacer la compra
2 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
24
Preparar el catering
3 personas
25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Recibir entregas
3 personas
27
Comprobar las partes del escenario
3 personas
28
Montar el escenario
4 personas
29
Colgar el fondo
2 personas
30
Conectar el equipo de sonido
3 personas
31
Colocar los micrófonos
2 personas
32
Montar la instalación de iluminación
3 personas
33
Asegurar los puntos de corriente
2 personas
34
Realizar la linecheck
3 personas
35
Preparar el camerino de los artistas
2 personas
36
Montar mesas
3 personas
37
Colocar sillas y mesas altas
3 personas
38
Montar la barra
3 personas
39
Montar el buffet
3 personas
40
Colgar la decoración
2 personas
41
Preparar el mostrador de entrada
2 personas
42
Colocar la señalización
2 personas
43
Comprobar los baños

Evento

44
Recibir a los artistas
2 personas
45
Recibir al público
3 personas
46
Comprobar los mapas
2 personas
47
Atender el guardarropa
2 personas
48
Servir café y té
2 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Proporcionar información al público
51
Guiar el acto inaugural
2 personas
52
Servir las bebidas
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Reponer el bufé
2 personas
55
Coordinar cambios de sonido
2 personas
56
Coordinar los cambios de escenario
3 personas
57
Controlar las luces
58
Controlar los flujos de público
2 personas
59
Comprobar los baños periódicamente
60
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
61
Preparar las bebidas del descanso
2 personas
62
Anunciar el acto principal
63
Acompañar al acto principal
3 personas
64
Guiar los bises
2 personas
65
Guiar al público hacia la salida
2 personas
66
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
67
Despedir a los artistas
2 personas

Seguimiento

68
Apagar el equipo de sonido
2 personas
69
Cerrar el stock del bar
2 personas
70
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
71
Recoger la vajilla
3 personas
72
Clasificar residuos
3 personas
73
Recoger mesas y sillas
4 personas
74
Retirar la decoración
2 personas
75
Desmontar el escenario
4 personas
76
Desmontar la instalación de luces
3 personas
77
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
78
Lavar la vajilla
3 personas
79
Limpiar el bar y la cocina
3 personas
80
Limpiar los baños
2 personas
81
Limpiar los suelos
3 personas
82
Entregar la ubicación
2 personas
83
Devolver los materiales
2 personas
84
Gestionar las citas con los artistas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escalera del escenario
Sillas para artistascant. 8
Mesascant. 12
Sillascant. 120
Mesas altascant. 10
Percheroscant. 4
Perchascant. 150
Taburetes de barcant. 6

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Cablescant. 4
Cables de audiocant. 20
Cables XLRcant. 20
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Canaletas para cablescant. 20
Distribuidores de corrientecant. 4
Portátil para música
Memorias USBcant. 3
Walkie-talkiescant. 8
Baterías externascant. 4
Linternascant. 6
Bateríascant. 24
Cajas de herramientascant. 2
Bridascant. 200
Fusibles de repuestocant. 10

Iluminación

Focos de escenariocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Controlador de luces
Luces decorativascant. 12
Lámparas de trabajocant. 4

Decoración

Telón de fondo
Mantelescant. 12
Plantascant. 8
Tela tipo banderacant. 6
Ganchos adhesivoscant. 30
Cinta americanacant. 8
Tarjetas de nombrecant. 30
Pulserascant. 180
Señales direccionalescant. 12

Vajilla

Vasoscant. 180
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de servir con tapacant. 8
Pinzascant. 8
Acumuladores de fríocant. 24
Abrebotellascant. 4
Cables tensorescant. 3
Bandejas para barbacoacant. 8
Jarras medidorascant. 3

Catering

Compras
Dispensadores de bebidascant. 4
Jarras de aguacant. 8
Soportes para buffetcant. 8
Placas refrigerantescant. 12
Bandejas para servircant. 20
Filtros de cafécant. 200
Filtros de técant. 100
Medidores de barcant. 4
Pajitascant. 400
Pinchos de cóctelcant. 500

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Cuboscant. 6
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradora
Guantes de gomacant. 12
Escobillas de bañocant. 4
Rollos de toallacant. 8

Consejos

Cierra la parte artística y técnica antes de enviar las invitaciones. Confirma por escrito la información de cada artista, el programa musical y las necesidades de sonido e iluminación; deja al menos 7 días para corregir cambios.
Haz una visita técnica al lugar como mínimo 2 semanas antes. Comprueba dónde irán el escenario, los altavoces, los subwoofers, los monitores y los cables, y reserva canaletas, distribuidores de corriente y alargadores suficientes.
No dejes permisos, seguro y programa musical para la última semana. Verifica los requisitos del lugar con al menos 30 días de antelación y guarda las confirmaciones junto con el plan de trabajo.
Calcula el catering a partir de las inscripciones cerradas, no de una estimación rápida. Recoge las preferencias dietéticas al cerrar la lista y enfría las bebidas varias horas antes de abrir el lugar.
Asigna voluntarios con funciones concretas y entrega el plan de trabajo impreso el mismo día. Incluye quién recibe a los artistas, quién controla las pulseras, quién ayuda con el aparcamiento y quién comprueba el sonido antes de la apertura.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de soul?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los artistas, el lugar, los permisos y el seguro deben quedar encaminados durante las primeras 4 semanas, mientras que el sonido, la iluminación y el catering se concretan después.
¿Cuándo hay que contratar a los artistas para un concierto de soul?: Contrátalos antes de publicar las invitaciones, preferiblemente con 6 a 8 semanas de margen. Así puedes confirmar el programa musical, los horarios, las necesidades técnicas y la información que se compartirá con el público.
¿Cuándo se prepara el plan de sonido?: Recopila las necesidades técnicas de los artistas al menos 4 semanas antes y termina el plan de sonido 2 semanas antes. Reserva entonces la mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos, soportes y cableado que falten.
¿Cuándo hay que preparar el catering y enfriar las bebidas?: Cierra las preferencias dietéticas y las reservas entre 7 y 10 días antes. Prepara el catering el día del concierto y enfría las bebidas varias horas antes de abrir el lugar, para no depender de compras de última hora.

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