Ein Soulkonzert organisieren: der richtige Ablauf

Beginne beim Soulkonzert nicht mit der Dekoration, sondern mit Datum, Ort und Künstlerbuchung. Danach klärst du Genehmigungen, Versicherung, Bühnenanforderungen und das Schallkonzept, bevor Einladungen und Catering feststehen. Plane Technik und Helfer so, dass Aufbau, Soundcheck, Einlass und Konzert klar getrennt sind. Besonders oft werden Strom, Kabelwege, Künstlerdetails und Ernährungswünsche zu spät bestätigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Künstler buchen
2 Personen
3
Genehmigungen prüfen
4
Versicherung prüfen
5
Musikprogramm festlegen
2 Personen
6
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
7
Schallkonzept erstellen
2 Personen
8
Lichtplan erstellen
2 Personen
9
Catering-Menü zusammenstellen
2 Personen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Reservierungen vornehmen
14
Künstlerinformationen bestätigen
15
Route und Parken teilen
16
Freiwillige einteilen
17
Drehbuch ausdrucken
18
Namensschilder vorbereiten
19
Armbänder sortieren
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
24
Catering vorbereiten
3 Personen
25
Location öffnen
2 Personen
26
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
27
Bühnenteile überprüfen
3 Personen
28
Bühne aufbauen
4 Personen
29
Hintergrund aufhängen
2 Personen
30
Musikanlage anschließen
3 Personen
31
Mikrofone aufstellen
2 Personen
32
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
33
Stromanschlüsse sichern
2 Personen
34
Linecheck durchführen
3 Personen
35
Künstlergarderobe einrichten
2 Personen
36
Tische aufstellen
3 Personen
37
Stühle und Stehtische aufstellen
3 Personen
38
Bar einrichten
3 Personen
39
Buffet aufbauen
3 Personen
40
Dekoration aufhängen
2 Personen
41
Empfangstresen aufstellen
2 Personen
42
Beschilderung anbringen
2 Personen
43
Toiletten kontrollieren

Event

44
Künstler empfangen
2 Personen
45
Publikum empfangen
3 Personen
46
Karten kontrollieren
2 Personen
47
Garderobe besetzen
2 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Publikumsinformationen bereitstellen
51
Eröffnungsshows begleiten
2 Personen
52
Getränke servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Buffet auffüllen
2 Personen
55
Tonwechsel begleiten
2 Personen
56
Bühnenwechsel begleiten
3 Personen
57
Lichtstimmungen steuern
58
Publikumsströme kontrollieren
2 Personen
59
Toiletten zwischendurch kontrollieren
60
Mülleimer leeren
2 Personen
61
Pausengetränke bereitstellen
2 Personen
62
Hauptact ankündigen
63
Headliner betreuen
3 Personen
64
Zugaben begleiten
2 Personen
65
Publikum zum Ausgang begleiten
2 Personen
66
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
67
Künstler verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

68
Tonanlage ausschalten
2 Personen
69
Barvorrat abschließen
2 Personen
70
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
71
Geschirr sammeln
3 Personen
72
Abfall trennen
3 Personen
73
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
74
Dekoration entfernen
2 Personen
75
Bühne abbauen
4 Personen
76
Lichtanlage abbauen
3 Personen
77
Tonanlage abbauen
3 Personen
78
Geschirr abwaschen
3 Personen
79
Bar und Küche reinigen
3 Personen
80
Toiletten reinigen
2 Personen
81
Böden reinigen
3 Personen
82
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
83
Materialien zurückgeben
2 Personen
84
Künstlervereinbarungen abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
Bühnentreppe
KünstlerstühleAnz. 8
TischeAnz. 12
StühleAnz. 120
StehtischeAnz. 10
GarderobenständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 150
BarhockerAnz. 6

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 4
MikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 8
DJ-KabelAnz. 4
AudiokabelAnz. 20
XLR-KabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelkanäleAnz. 20
StromverteilerAnz. 4
Laptop für Musik
USB-SticksAnz. 3
Walkie-TalkiesAnz. 8
PowerbanksAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6
BatterienAnz. 24
WerkzeugkistenAnz. 2
KabelbinderAnz. 200
ErsatzsicherungenAnz. 10

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
Lichtcontroller
StimmungsleuchtenAnz. 12
ArbeitslampenAnz. 4

Dekoration

Hintergrundvorhang
TischdeckenAnz. 12
PflanzenAnz. 8
BannertuchAnz. 6
KlebehakenAnz. 30
GewebeklebebandAnz. 8
NamensschilderAnz. 30
ArmbänderAnz. 180
WegweiserAnz. 12

Geschirr

TrinkgläserAnz. 180
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 20
Servierplatten mit DeckelAnz. 8
ZangenAnz. 8
KühlelementeAnz. 24
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 3
BarbänkeAnz. 8
MessbecherAnz. 3

Catering

Einkäufe
GetränkespenderAnz. 4
WasserkannenAnz. 8
BuffeterhöhungenAnz. 8
KühlplattenAnz. 12
ServierplattenAnz. 20
KaffeefilterAnz. 200
TeefilterAnz. 100
BarzubehörAnz. 4
StrohhalmeAnz. 400
CocktailspießeAnz. 500

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 4
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Staubsauger
GummihandschuheAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4
HandtuchrollenAnz. 8

Tipps

Bestätige Künstler, Datum und Ort mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. Hole dabei technische Anforderungen, Ankunftszeit, Set-Länge und benötigte Backline schriftlich ein.
Erstelle das Schall- und Lichtkonzept vor der Anmietung der Technik. Plane für Mischpult, Lautsprecher, Subwoofer, Monitore, Mikrofone und Kabel mindestens einen separaten Soundcheck von 90 Minuten ein.
Lege den Ablauf mit festen Uhrzeiten fest: Für Aufbau und Verkabelung solltest du mindestens 4 Stunden, für den Soundcheck 90 Minuten und für den Einlass 30 bis 45 Minuten vor Konzertbeginn einplanen.
Verschicke Einladungen spätestens 4 Wochen vorher und erfasse Rückmeldungen, Reservierungen sowie Ernährungswünsche laufend. Bestätige die endgültige Gästezahl 7 Tage vor dem Konzert beim Catering.
Teile Helfer spätestens 3 Tage vorher konkreten Aufgaben zu. Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem Einlass und prüfe dann Stromverteiler, Verlängerungskabel, Kabelkanäle, Arbeitslampen, Garderobe und Namensschilder.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Soulkonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Künstlerbuchung, Location, Genehmigungen und technische Planung brauchen meist mehr Vorlauf als Einladungen und Einkauf.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Soulkonzert?: Plane mindestens 4 Stunden für Bühne, Lautsprecher, Mischpult, Licht und Kabelwege ein. Zusätzlich solltest du 90 Minuten für Soundcheck und Lichtprobe reservieren.
Wann sollte man die Einladungen für ein Soulkonzert verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor dem Termin. Schließe die Rückmeldungen und Reservierungen 7 Tage vorher ab, damit Catering und Sitzordnung belastbar geplant werden können.
Was wird bei einem Soulkonzert häufig vergessen?: Oft fehlen bestätigte Künstleranforderungen, ausreichend Stromanschlüsse, sichere Kabelwege und ein realistischer Soundcheck-Zeitpunkt. Prüfe diese Punkte spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung und erneut beim Öffnen der Location.

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