Zo organiseer je een smaakmarkt

Een smaakmarkt organiseren begint niet bij de kraampjes, maar bij het aanbod, de route en de praktische randvoorwaarden. Benader standhouders vroeg, verwerk aanmeldingen en dieetwensen centraal en leg daarna stroom, leveringen en standplaatsen vast. Controleer ook de vergunning, afvalinzameling en allergeneninformatie voordat je publiciteit opvoert. Met een duidelijke plattegrond en een vast aanspreekpunt weten bezoekers, leveranciers en standhouders op de dag zelf waar ze moeten zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Evenementspagina publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Standhouders benaderen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Leveranciers bevestigen
2 personen
7
Vergunning controleren
8
Afvalinzameling reserveren
9
Stroompunten vastleggen
10
Marktindeling uitwerken
2 personen
11
Standplaatsen toewijzen
12
Route en ingang bepalen
2 personen
13
Promotie opstarten
2 personen
14
Sociale berichten plaatsen
15
Plattegrond verspreiden
16
Standhouders informeren
17
Stroombehoefte inventariseren
18
Allergeneninformatie opvragen
19
Menukaarten controleren
2 personen
20
Weersverwachting controleren
21
Noodcontacten verzamelen
22
Vrijwilligers indelen
2 personen
23
Leveringen bevestigen
24
Voorraadlijst controleren
2 personen
25
Boodschappen bestellen
26
Koelruimte controleren
27
Materialen verzamelen
3 personen
28
Boodschappen ophalen
2 personen
29
Verse producten koelen
2 personen
30
Proefporties voorbereiden
3 personen
31
Allergenenbord maken
32
Polsbandjes en bonnen sorteren
2 personen
33
Tenten en kramen lossen
5 personen
34
Tenten opbouwen
6 personen
35
Tafels opstellen
4 personen
36
Stoelen plaatsen
3 personen
37
Stroomkabels leggen
2 personen
38
Verlichting ophangen
3 personen
39
Decoratie ophangen
3 personen
40
Ingang inrichten
2 personen
41
Informatiebalie inrichten
2 personen
42
Afvalpunten plaatsen
2 personen
43
Standhouders ontvangen
3 personen
44
Standhouders naar plek begeleiden
3 personen
45
Koelkasten vullen
3 personen
46
Proefbuffet opbouwen
4 personen
47
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
48
Menuborden plaatsen
2 personen
49
Allergeneninformatie plaatsen
2 personen
50
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
51
Geluid en microfoon testen
2 personen

Event

52
Openingsronde uitvoeren
2 personen
53
Bezoekers ontvangen
4 personen
54
Informatie verstrekken
2 personen
55
Proefhapjes serveren
5 personen
56
Dranken serveren
4 personen
57
Koffie en thee serveren
2 personen
58
Dranken bijvullen
3 personen
59
Proefbuffet bijvullen
4 personen
60
Gebruikt servies ophalen
3 personen
61
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
62
Afvalbakken legen
2 personen
63
Toiletten controleren
64
Voorraad controleren
2 personen
65
Leveranciers ondersteunen
2 personen
66
Avondverlichting inschakelen
67
Laatste bestelronde aankondigen
68
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
69
Kassa en bonnen afsluiten
2 personen

Nazorg

70
Standhouders laten afbouwen
3 personen
71
Overgebleven eten verdelen
2 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Afval verzamelen
4 personen
74
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
75
Tenten afbreken
6 personen
76
Verlichting verwijderen
3 personen
77
Decoratie verwijderen
3 personen
78
Locatie vegen
3 personen
79
Koelboxen leegmaken
2 personen
80
Materialen inventariseren
2 personen
81
Materialen reinigen
3 personen
82
Huurmaterialen retourneren
3 personen
83
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
84
Verloren voorwerpen afhandelen
85
Standhouders nabellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 8
Marktkramenaantal 16
Klaptafelsaantal 24
Statafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 24
Kraamzeilenaantal 16
Tentgewichtenaantal 32
Transportwagensaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 350
Herbruikbare kommenaantal 200
Herbruikbare glazenaantal 400
Koffiekopjesaantal 150
Messenaantal 250
Vorkenaantal 250
Lepelsaantal 200
Opscheplepelsaantal 30
Schaaltjesaantal 80
Serveerschalenaantal 40
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 12
Snijplankenaantal 12
Keukenmessenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Kleine koelkastenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 20
Handmicrofoonsaantal 2
Mobiele speakersaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 12
Ledlampenaantal 16
Batterijenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Bloemstukkenaantal 12
Krijtbordenaantal 20
Menubordhoudersaantal 20
Tafeldecoratieaantal 24

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 8
Serveertangenaantal 20
Maatbekersaantal 6
Mengkommenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 6
Vershoudfolieaantal 6
Opbergbakkenaantal 30
Koelelementenaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Afwasteilenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 8
Desinfectiepompenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Start met het aanbod en de indeling. Leg eerst vast hoeveel standhouders je verwacht, welke ruimte iedere stand krijgt en waar ingang, looproute en uitgiftepunten komen; zo weet je ook hoeveel marktkramen, partytenten en tafels nodig zijn.
Vraag bij elke standhouder uiterlijk enkele weken vooraf de stroombehoefte, allergeneninformatie en menukaart op. Een koffiezetapparaat, waterkoker of kleine koelkast vraagt iets anders dan alleen verlichting, dus plan stroompunten per stand in.
Regel vergunning, afvalinzameling en leveringen voordat je de promotie opschaalt. Bevestig per leverancier een tijdvak en geef aan waar transportwagens kunnen lossen, zodat opbouw en bevoorrading niet door bezoekersstromen heen lopen.
Maak één deelnemersbestand met aanmeldingen, dieetwensen, noodcontacten en toegewezen standplaatsen. Stuur daarna de plattegrond en praktische instructies opnieuw uit; vertrouw niet op een oud bericht in een groepschat.
Controleer de voorraad en weersverwachting in de laatste week en plan een korte eindcontrole. Zet tentgewichten, kraamzeilen, verlengkabels, herbruikbaar servies, koelboxen en thermoskannen pas op de definitieve paklijst nadat de standindeling is bevestigd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een smaakmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met standhouders, vergunning en locatieafspraken. Reserveer afvalinzameling, stroom en leveranciers uiterlijk 4 weken voor de markt en verstuur de definitieve deelnemersinformatie in de laatste 7 dagen.
Hoeveel standhouders passen er op een smaakmarkt?: Dat hangt af van de beschikbare ruimte en de breedte van de looproute. Reken per stand op de kraam plus werkruimte en houd daarnaast een vrije route naar ingang, uitgang en noodvoorzieningen aan; maak de indeling pas definitief nadat alle standmaten bekend zijn.
Wanneer verzamel je allergeneninformatie voor een smaakmarkt?: Vraag allergeneninformatie direct bij de aanmelding op en controleer de gegevens opnieuw 2 tot 3 weken voor de markt. Laat menukaarten vóór publicatie controleren en geef wijzigingen tot uiterlijk enkele dagen voor opening door aan de organisatie.
Hoe regel je stroom voor een smaakmarkt?: Inventariseer per standhouder het vermogen en type aansluiting minimaal 4 weken vooraf. Leg daarna vaste stroompunten vast en controleer op de opbouwdag alle verlengkabels en stekkerdozen; voorkom dat meerdere zware apparaten op één punt worden aangesloten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.