Organiser un marché des saveurs sans rien laisser au hasard

Un marché des saveurs se prépare d’abord comme un parcours, pas comme une simple succession de stands. Commencez par confirmer les exposants, leurs besoins alimentaires et leurs contraintes techniques, puis validez les autorisations et l’enlèvement des déchets. Ensuite, dessinez l’implantation, l’entrée et les points d’alimentation électrique avant de communiquer le plan. Les oublis les plus fréquents concernent les allergènes, les rallonges, les livraisons et le matériel de maintien au froid.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la page de l'événement
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer les fournisseurs
2 personnes
7
Vérifier le permis
8
Réserver l’enlèvement des déchets
9
Répertorier les points d’alimentation électrique
10
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
11
Attribuer les emplacements
12
Déterminer le parcours et l’entrée
2 personnes
13
Lancer la promotion
2 personnes
14
Publier des messages sur les réseaux sociaux
15
Distribuer le plan
16
Informer les exposants
17
Recenser les besoins en énergie
18
Demander les informations sur les allergènes
19
Vérifier les menus
2 personnes
20
Vérifier les prévisions météo
21
Recueillir les contacts d'urgence
22
Répartir les bénévoles
2 personnes
23
Confirmer les livraisons
24
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
25
Commander les courses
26
Vérifier l’espace de réfrigération
27
Rassembler le matériel
3 personnes
28
Récupérer les courses
2 personnes
29
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
30
Préparer les portions de dégustation
3 personnes
31
Créer un panneau des allergènes
32
Trier les bracelets et les tickets
2 personnes
33
Décharger les tentes et les stands
5 personnes
34
Monter les tentes
6 personnes
35
Installer les tables
4 personnes
36
Installer les chaises
3 personnes
37
Poser les câbles électriques
2 personnes
38
Installer l'éclairage
3 personnes
39
Installer la décoration
3 personnes
40
Aménager l’entrée
2 personnes
41
Installer le comptoir d'information
2 personnes
42
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
43
Accueillir les exposants
3 personnes
44
Accompagner les exposants jusqu’à leur emplacement
3 personnes
45
Remplir les réfrigérateurs
3 personnes
46
Installer le buffet de dégustation
4 personnes
47
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
48
Installer les panneaux du menu
2 personnes
49
Afficher les informations sur les allergènes
2 personnes
50
Préparer le café et le thé
2 personnes
51
Tester le son et le micro
2 personnes

Événement

52
Animer le tour de présentation
2 personnes
53
Accueillir les visiteurs
4 personnes
54
Fournir les informations
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
5 personnes
56
Servir les boissons
4 personnes
57
Servir le café et le thé
2 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
59
Réapprovisionner le buffet de dégustation
4 personnes
60
Récupérer la vaisselle utilisée
3 personnes
61
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
62
Vider les poubelles
2 personnes
63
Vérifier les toilettes
64
Vérifier les stocks
2 personnes
65
Soutenir les prestataires
2 personnes
66
Allumer l’éclairage du soir
67
Annoncer le dernier tour de commande
68
Reconduire les visiteurs
3 personnes
69
Fermer la caisse et les reçus
2 personnes

Suivi

70
Faire démonter les stands
3 personnes
71
Distribuer les restes
2 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Rassembler les déchets
4 personnes
74
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
75
Démonter les tentes
6 personnes
76
Retirer l'éclairage
3 personnes
77
Retirer la décoration
3 personnes
78
Balayer le lieu
3 personnes
79
Vider les glacières
2 personnes
80
Inventorier le matériel
2 personnes
81
Nettoyer le matériel
3 personnes
82
Retourner les matériels de location
3 personnes
83
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
84
Gérer les objets perdus
85
Relancer les exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Stands de marchéqté 16
Tables pliantesqté 24
Tables hautesqté 12
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 12
Nappesqté 24
Bâches de standqté 16
Lests de tenteqté 32
Chariots de transportqté 3

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 350
Bols réutilisablesqté 200
Verres réutilisablesqté 400
Tasses à caféqté 150
Couteauxqté 250
Fourchettesqté 250
Cuillèresqté 200
Louchesqté 30
Petits bolsqté 80
Plateaux de serviceqté 40
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 12
Planches à découperqté 12
Couteaux de cuisineqté 12

Équipement

Glacièresqté 8
Petits réfrigérateursqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 20
Microphones mainqté 2
Enceintes mobilesqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 16
Pilesqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 100
Compositions floralesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 20
Porte-menusqté 20
Décoration de tableqté 24

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 8
Pinces de serviceqté 20
Verres doseursqté 6
Saladiersqté 8
Papier aluminiumqté 6
Film alimentaireqté 6
Bacs de rangementqté 30
Pains de glaceqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Bacs à vaisselleqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Pompes désinfectantesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez la composition du marché au moins 4 semaines avant l’ouverture : traitez les inscriptions, recueillez les besoins alimentaires et demandez à chaque exposant ses informations sur les allergènes.
Dessinez l’aménagement avant de réserver le mobilier. Prévoyez l’entrée, le sens de circulation, les emplacements, les tables et un accès dégagé pour les chariots de transport.
Recensez les besoins en énergie stand par stand au moins 10 jours avant le marché. Notez les machines à café, bouilloires, petits réfrigérateurs, rallonges et multiprises nécessaires.
Contrôlez les menus et les livraisons 48 heures avant l’ouverture. Vérifiez les stocks, les produits à maintenir au froid et les horaires d’arrivée afin d’éviter une installation incomplète.
Préparez le jour J avec un responsable par zone et un planning de bénévoles couvrant l’installation, l’accueil, l’orientation et le rangement. Gardez les contacts d’urgence et les prévisions météo accessibles sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché des saveurs ?: Prévoyez au minimum 6 semaines pour contacter les exposants, traiter les inscriptions, vérifier le permis et organiser le mobilier. Commencez plutôt 8 semaines à l’avance si plusieurs fournisseurs ou installations électriques sont prévus.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché des saveurs ?: Confirmez les exposants 3 à 4 semaines avant l’événement. Demandez à ce moment leur menu, leurs allergènes, leurs besoins en énergie, leurs horaires de livraison et le matériel qu’ils apportent eux-mêmes.
Comment organiser l’électricité sur un marché alimentaire ?: Recensez les appareils de chaque stand au moins 10 jours avant l’ouverture, puis reportez leurs besoins sur le plan. Gardez les rallonges et multiprises séparées par zone et évitez de faire passer un câble dans le parcours du public.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché des saveurs ?: La veille, vérifiez la météo, les livraisons, les stocks, les menus, les informations sur les allergènes et la présence du matériel de froid. Contrôlez aussi les contacts d’urgence et le planning des bénévoles avant l’arrivée des exposants.

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