Cómo organizar un Mercado de sabores sin perder el control

Organizar un Mercado de sabores empieza mucho antes de montar las carpas. Primero define el recorrido y el número de puestos; después confirma expositores, proveedores, permisos, electricidad y gestión de residuos. Las inscripciones y las preferencias dietéticas deben cerrarse con tiempo para revisar los menús y la información sobre alérgenos. En la última semana, comparte el plano, asigna voluntarios y confirma cada entrega para que el montaje no dependa de improvisaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Publicar la página del evento
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Contactar con los expositores
2 personas
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Confirmar proveedores
2 personas
7
Comprobar el permiso
8
Reservar recogida de residuos
9
Registrar los puntos de conexión eléctrica
10
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
11
Asignar los espacios de los puestos
12
Determinar ruta y entrada
2 personas
13
Lanzar la promoción
2 personas
14
Publicar mensajes en redes sociales
15
Distribuir el plano
16
Informar a los responsables de los stands
17
Inventariar las necesidades de electricidad
18
Solicitar información sobre alérgenos
19
Comprobar las cartas del menú
2 personas
20
Comprobar el pronóstico del tiempo
21
Recopilar contactos de emergencia
22
Asignar voluntarios
2 personas
23
Confirmar entregas
24
Comprobar la lista de inventario
2 personas
25
Pedir la compra
26
Comprobar el espacio de refrigeración
27
Reunir los materiales
3 personas
28
Recoger la compra
2 personas
29
Refrigerar los productos frescos
2 personas
30
Preparar raciones de prueba
3 personas
31
Hacer el cartel de alérgenos
32
Ordenar pulseras y vales
2 personas
33
Descargar las tiendas y los puestos
5 personas
34
Montar tiendas
6 personas
35
Montar mesas
4 personas
36
Colocar las sillas
3 personas
37
Tender cables de alimentación
2 personas
38
Colgar la iluminación
3 personas
39
Colgar la decoración
3 personas
40
Montar la entrada
2 personas
41
Montar el mostrador de información
2 personas
42
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
43
Recibir a los expositores
3 personas
44
Guiar a los expositores a su lugar
3 personas
45
Llenar los refrigeradores
3 personas
46
Montar buffet de degustación
4 personas
47
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
48
Colocar los carteles del menú
2 personas
49
Colocar información sobre alérgenos
2 personas
50
Preparar café y té
2 personas
51
Probar el sonido y el micrófono
2 personas

Evento

52
Realizar la ronda de apertura
2 personas
53
Recibir a los visitantes
4 personas
54
Proporcionar información
2 personas
55
Servir aperitivos
5 personas
56
Servir las bebidas
4 personas
57
Servir café y té
2 personas
58
Rellenar las bebidas
3 personas
59
Rellenar el bufé de prueba
4 personas
60
Recoger la vajilla usada
3 personas
61
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
62
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
63
Comprobar los baños
64
Comprobar el inventario
2 personas
65
Apoyar a los proveedores
2 personas
66
Encender la iluminación nocturna
67
Anunciar la última ronda de pedidos
68
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
69
Cerrar caja y recibos
2 personas

Seguimiento

70
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
71
Repartir la comida sobrante
2 personas
72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Recoger la basura
4 personas
74
Recoger mesas y sillas
4 personas
75
Desmontar las tiendas
6 personas
76
Retirar la iluminación
3 personas
77
Retirar la decoración
3 personas
78
Barrer el recinto
3 personas
79
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
80
Inventariar materiales
2 personas
81
Limpiar los materiales
3 personas
82
Devolver el material alquilado
3 personas
83
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
84
Gestionar objetos perdidos
85
Llamar de nuevo a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 8
Puestos de mercadocant. 16
Mesas plegablescant. 24
Mesas altascant. 12
Sillas plegablescant. 60
Taburetes de barcant. 12
Mantelescant. 24
Lonas para standcant. 16
Pesos para carpascant. 32
Carros de transportecant. 3

Vajilla

Platos reutilizablescant. 350
Cuencos reutilizablescant. 200
Vasos reutilizablescant. 400
Tazas de cafécant. 150
Cuchilloscant. 250
Tenedorescant. 250
Cucharascant. 200
Cucharonescant. 30
Cuencoscant. 80
Bandejas de servircant. 40
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 12
Tablas de cortarcant. 12
Cuchillos de cocinacant. 12

Equipo

Neveras portátilescant. 8
Neveras pequeñascant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 20
Micrófonos de manocant. 2
Altavoces móvilescant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Lámparas LEDcant. 16
Bateríascant. 24

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 100
Arreglos floralescant. 12
Pizarrascant. 20
Soportes para carteles de menúcant. 20
Decoración de mesacant. 24

Cocina

Bandejas para mantener calientecant. 8
Pinzas de servircant. 20
Jarras medidorascant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Papel de aluminiocant. 6
Film transparentecant. 6
Cajas de almacenamientocant. 30
Acumuladores de fríocant. 40

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Paños de limpiezacant. 30
Cubetas para lavarcant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Dispensadores de desinfectantecant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Así puedes pedir la información de alérgenos, revisar las cartas del menú y comunicar cualquier cambio a los asistentes.
Dibuja el plano antes de asignar los espacios de los puestos. Reserva una ruta de entrada clara, zonas de conexión eléctrica y suficiente espacio para mover carros de transporte durante el montaje.
Haz un inventario separado para cada expositor y para la zona común. Cuenta platos, cuencos, vasos, cubiertos, bandejas y jarras; las piezas reutilizables que faltan suelen descubrirse cuando ya ha empezado el servicio.
Registra cada punto de conexión eléctrica y calcula los cables alargadores y las regletas necesarios antes de confirmar el montaje. Las máquinas de café, teteras y neveras no deberían compartir una conexión sin comprobar la carga disponible.
Comprueba el pronóstico del tiempo 48 horas antes y confirma las entregas ese mismo día. Las carpas necesitan pesos, y el plan de residuos debe estar reservado antes de que lleguen los primeros visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de sabores?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para contactar con expositores, publicar la página y gestionar las inscripciones. Deja la última semana para confirmar proveedores, permisos, plano, voluntarios y entregas.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y las preferencias dietéticas?: Ciérralas al menos 7 días antes del mercado. Ese plazo permite solicitar los alérgenos, revisar los menús y preparar una comunicación clara para los responsables de los puestos.
¿Cuándo se debe preparar el plano de los puestos?: Prepara un primer plano 3 semanas antes y confirma la versión definitiva entre 5 y 7 días antes. Incluye entrada, recorrido, espacios de los puestos, conexiones eléctricas y puntos de recogida de residuos.
¿Qué hay que comprobar el día anterior al Mercado de sabores?: El día anterior revisa el inventario completo, las entregas, los contactos de emergencia y la previsión meteorológica. Confirma también la asignación de voluntarios y que cada puesto conoce su espacio y horario de montaje.

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