Zo organiseer je een slotconcert zonder verrassingen

Begin een slotconcert niet met de uitnodiging, maar met de artiesten, locatie en technische haalbaarheid. Zodra die basis vaststaat, werk je achteruit vanaf de concertdatum: vergunningen, techniek, programma, catering en publieksregistratie volgen in die volgorde. Verzamel technische wensen vroeg, want een mengtafel, monitorboxen, microfoons en voldoende stroom zijn lastiger op het laatste moment te regelen. Plan daarnaast een duidelijke opbouw, soundcheck en afbouw, met één aanspreekpunt voor artiesten en crew.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Artiesten bevestigen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Technische wensen verzamelen
2 personen
4
Vergunningen controleren
5
Geluidsinstallatie reserveren
6
Lichtinstallatie reserveren
7
Catering reserveren
8
Uitnodigingen opstellen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Programma publiceren
13
Crewindeling maken
2 personen
14
Artiesteninformatie versturen
15
Technisch draaiboek maken
2 personen
16
Plattegrond maken
17
Cateringbestelling plaatsen
18
Drankvoorraad controleren
2 personen
19
Polsbandjes en tickets klaarleggen
2 personen
20
Naamkaartjes maken
2 personen
21
Weersverwachting controleren
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koelen
3 personen
24
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
25
Catering voorbereiden
4 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Terrein inspecteren
3 personen
28
Podium opbouwen
6 personen
29
Geluidsapparatuur opbouwen
5 personen
30
Lichtapparatuur opbouwen
4 personen
31
Stroompunten aansluiten
3 personen
32
Techniek bekabelen
4 personen
33
Stoelen plaatsen
4 personen
34
Tafels opstellen
3 personen
35
Entree inrichten
3 personen
36
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
37
Drankpunten inrichten
3 personen
38
Versiering ophangen
3 personen
39
Wegwijzers plaatsen
2 personen
40
Toiletten controleren
2 personen
41
Artiesten ontvangen
2 personen
42
Artiestenkamer inrichten
2 personen
43
Soundcheck uitvoeren
6 personen
44
Lichttest uitvoeren
4 personen
45
Veiligheidsroutes controleren
2 personen
46
Briefing ontvangstteam geven
4 personen
47
Briefing horecateam geven
5 personen
48
Programma klaarleggen
2 personen

Event

49
Deuren openen
4 personen
50
Bezoekers ontvangen
5 personen
51
Tickets controleren
3 personen
52
Garderobe bemannen
2 personen
53
Programma aankondigen
54
Openingsact begeleiden
3 personen
55
Pauzehapjes serveren
4 personen
56
Dranken bijvullen
3 personen
57
Buffet schoonhouden
2 personen
58
Optredens begeleiden
3 personen
59
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
60
Afvalbakken legen
2 personen
61
Toiletten tussentijds reinigen
2 personen
62
Pauzeprogramma omroepen
63
Hoofdact begeleiden
4 personen
64
Slotwoord verzorgen
65
Afscheidspakket uitdelen
3 personen
66
Bezoekers uitgeleiden
4 personen

Nazorg

67
Verlichting afbouwen
4 personen
68
Geluidsapparatuur afbouwen
5 personen
69
Podium afbouwen
6 personen
70
Catering opruimen
4 personen
71
Meubilair opruimen
4 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Afval verzamelen
3 personen
74
Locatie schoonmaken
4 personen
75
Decoratie verwijderen
2 personen
76
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
77
Artiesten uitchecken
2 personen
78
Huurmaterialen controleren
2 personen
79
Huurmaterialen retourneren
2 personen
80
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
81
Facturen verzamelen
82
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrapaantal 2
Podiumrok
Stoelenaantal 220
Klaptafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 250
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorboxenaantal 4
Koptelefoonsaantal 2
XLR-kabelsaantal 16
Jack-kabelsaantal 10
Multikabelaantal 2
Laptop
Reservebatterijenaantal 24
Stroomhaspelsaantal 4
Gaffer tapeaantal 6
Gereedschapskistenaantal 2
Reservezekeringenaantal 10

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Podiumlampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Lichtcontroller
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 300
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Kurkentrekkersaantal 4
Flesopenersaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Decoratie

Podiumachterdoek
Slingersaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Programmapostersaantal 20
Wegwijzerbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 80

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilmoppenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Schoonmaakdoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig artiesten en locatie eerst en leg technische wensen meteen vast. Vraag per act naar kanalen, DI-boxen, monitoren, microfoons en de benodigde soundchecktijd; zo voorkom je dat een geluidsinstallatie wordt gereserveerd die niet bij het programma past.
Controleer vergunningen en stroomvoorziening ruim vóór je uitnodigingen verstuurt. Maak daarna een plattegrond met podiumdelen, podiumtrap, stoelen, garderobe, afzetpalen en kabelmatten, zodat publieksroutes en kabels niet pas tijdens de opbouw worden opgelost.
Werk het programma uit tot een technisch draaiboek met tijden voor laden, opbouwen, soundcheck, deuren open, optredens, pauzes en afbouw. Verstuur artiesteninformatie minstens 7 dagen vooraf en wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen op één vaste plek en plaats de cateringbestelling op basis van de actuele aantallen. Koel dranken vóór de deuren opengaan en houd reservevoorraad apart; drank en catering worden vaak te laat gecontroleerd.
Doe de laatste controle op de dag zelf: weersverwachting, tickets en polsbandjes, naamkaartjes, batterijen, kabels, stekkerdozen en een werkende laptop. Reserveer minimaal 60 minuten tussen het einde van de soundcheck en de publieksopening voor kleine technische of organisatorische problemen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een slotconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met artiesten, locatie, vergunningen en technische reserveringen. Zet het programma en de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor het concert vast, zodat je aanmeldingen en catering kunt plannen.
Wanneer regel je de techniek voor een slotconcert?: Vraag technische wensen direct na het bevestigen van de artiesten op en reserveer geluids- en lichtinstallatie uiterlijk 8 weken vooraf. Maak het technische draaiboek uiterlijk 7 dagen voor het concert en plan een soundcheck vóór de publieksopening.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een slotconcert?: Plan minimaal 4 uur voor podium, geluid, licht, kabels en publieksopstelling, plus tijd voor een volledige soundcheck. Houd daarna minstens 60 minuten vrij voordat bezoekers binnenkomen; die buffer voorkomt stress bij ontbrekende kabels, batterijen of stroomaansluitingen.
Wanneer bestel je catering en drank voor een slotconcert?: Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en plaats de definitieve cateringbestelling ongeveer 7 dagen vooraf. Controleer de drankvoorraad 1 tot 2 dagen eerder, koel de dranken op de concertdag en zet houdbare voorraad vóór de opbouw klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.