Organiser un concert de clôture, étape par étape

Un concert de clôture se prépare dans un ordre précis : confirmer les artistes, sécuriser le lieu, puis verrouiller les besoins techniques et l’accueil du public. Commence par établir un calendrier à rebours à partir du jour du concert. Les points qui prennent le plus souvent du retard sont les autorisations, la sonorisation, les informations alimentaires et la répartition de l’équipe. Termine par une vérification sur place, des boissons et du matériel avant l’arrivée des artistes et des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer les artistes
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
4
Vérifier les autorisations
5
Réserver la sono
6
Réserver l'installation lumineuse
7
Réserver le catering
8
Rédiger les invitations
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Publier le programme
13
Établir la répartition de l’équipe
2 personnes
14
Envoyer les informations sur les artistes
15
Établir le plan technique
2 personnes
16
Créer le plan
17
Passer la commande traiteur
18
Vérifier le stock de boissons
2 personnes
19
Préparer les bracelets et les billets
2 personnes
20
Créer des badges nominatifs
2 personnes
21
Vérifier les prévisions météo
22
Faire les courses
3 personnes
23
Refroidir les boissons
3 personnes
24
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
25
Préparer le service traiteur
4 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Inspecter le site
3 personnes
28
Monter la scène
6 personnes
29
Installer le matériel sonore
5 personnes
30
Monter l’éclairage
4 personnes
31
Brancher les points d’alimentation
3 personnes
32
Câbler la technique
4 personnes
33
Installer les chaises
4 personnes
34
Installer les tables
3 personnes
35
Aménager l’entrée
3 personnes
36
Monter le buffet traiteur
4 personnes
37
Mettre en place les points boissons
3 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
40
Vérifier les toilettes
2 personnes
41
Accueillir les artistes
2 personnes
42
Aménager la loge des artistes
2 personnes
43
Effectuer les réglages sonores
6 personnes
44
Effectuer le test d’éclairage
4 personnes
45
Contrôler les itinéraires de sécurité
2 personnes
46
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
47
Briefing de l’équipe horeca
5 personnes
48
Préparer le programme
2 personnes

Événement

49
Ouvrir les portes
4 personnes
50
Accueillir les visiteurs
5 personnes
51
Vérifier les billets
3 personnes
52
Tenir le vestiaire
2 personnes
53
Annoncer le programme
54
Accompagner le numéro d’ouverture
3 personnes
55
Servir les en-cas de pause
4 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
57
Maintenir le buffet propre
2 personnes
58
Accompagner les spectacles
3 personnes
59
Répondre aux questions du public
2 personnes
60
Vider les poubelles
2 personnes
61
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
62
Annoncer le programme de la pause
63
Animer la tête d'affiche
4 personnes
64
Prononcer le discours de clôture
65
Distribuer le kit d’adieu
3 personnes
66
Reconduire les visiteurs
4 personnes

Suivi

67
Démonter l’éclairage
4 personnes
68
Démonter l’équipement sonore
5 personnes
69
Démonter la scène
6 personnes
70
Ranger le service traiteur
4 personnes
71
Ranger le mobilier
4 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Rassembler les déchets
3 personnes
74
Nettoyer le lieu
4 personnes
75
Retirer la décoration
2 personnes
76
Rassembler les objets perdus
2 personnes
77
Faire le check-out des artistes
2 personnes
78
Vérifier le matériel de location
2 personnes
79
Retourner les matériels de location
2 personnes
80
Ranger le stock restant
2 personnes
81
Rassembler les factures
82
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escalier de podiumqté 2
Jupe de scène
Chaisesqté 220
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 4
Cintresqté 250
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Caissons de monitoringqté 4
Casques audioqté 2
Câbles XLRqté 16
Câbles jackqté 10
Câble multipaireqté 2
Ordinateur portable
Piles de rechangeqté 24
Enrouleurs électriquesqté 4
Ruban gafferqté 6
Boîtes à outilsqté 2
Fusibles de secoursqté 10

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Projecteurs de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Contrôleur d'éclairage
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 300
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Décapsuleursqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Décoration

Fond de scène
Guirlandesqté 12
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Affiches du programmeqté 20
Panneaux directionnelsqté 12
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 80

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons de nettoyageqté 30

Catering

Courses

Conseils

Confirme les artistes et leurs besoins techniques avant de réserver la sonorisation et l’éclairage. Demande notamment les entrées nécessaires, les microphones, les retours et les horaires d’installation au moins 4 semaines à l’avance.
Réserve le lieu avant de publier le programme, puis vérifie les autorisations nécessaires. Garde une échéance d’au moins 3 semaines pour les démarches qui peuvent limiter les horaires, le volume sonore ou la capacité d’accueil.
Envoie les invitations dès que le programme est stabilisé et fixe une date limite d’inscription. Relance les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant le concert afin d’ajuster les repas, les badges, les billets et les bracelets.
Prépare un plan technique et un plan de salle séparés. Indique l’emplacement de la scène, des enceintes, des caissons de basse, des passages de câbles, des tables et des zones réservées aux artistes avant le montage.
Répartis les responsabilités par créneau plutôt que par mission générale. Prévois au minimum une personne pour l’accueil, une pour les artistes, une pour la régie et une pour le traiteur pendant les moments de forte activité.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de clôture ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer les artistes, réserver le lieu et les prestataires, obtenir les autorisations, envoyer les invitations et traiter les inscriptions sans précipitation.
Quand réserver la sono et l’éclairage pour un concert ?: Réserve la sonorisation et l’installation lumineuse au moins 4 semaines avant le concert, dès que les besoins techniques des artistes sont connus. Une réservation plus tardive peut entraîner du matériel incomplet ou un plan technique à refaire.
Quand envoyer les invitations à un concert de clôture ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant l’événement, avec le programme, l’horaire et les modalités d’inscription. Fixe la clôture des réponses environ 7 jours avant afin de finaliser le traiteur et l’accueil.
Que vérifier la veille d’un concert de clôture ?: Vérifie les prévisions météo, les autorisations, le stock de boissons, les billets, les bracelets, les badges et le plan technique. Refroidis les boissons et prépare les stocks non périssables la veille pour éviter de mobiliser l’équipe au dernier moment.

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