Ein Abschlusskonzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Abschlusskonzert greifen Künstlerbetreuung, Technik, Einlass, Catering und Bühnenablauf ineinander. Beginne mit Künstlern und Location, kläre danach technische Anforderungen und notwendige Genehmigungen. Erst wenn diese Eckpunkte feststehen, lassen sich Ton, Licht, Crew und Catering zuverlässig buchen. Plane die letzten Tage für Anmeldungen, Namensschilder, Tickets, Getränke und einen vollständigen Ablaufplan ein – gerade diese Dinge werden häufig zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Künstler bestätigen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
4
Genehmigungen prüfen
5
Tonanlage reservieren
6
Lichtanlage reservieren
7
Catering reservieren
8
Einladungen erstellen
2 Personen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Programm veröffentlichen
13
Crew-Einteilung erstellen
2 Personen
14
Künstlerinformationen versenden
15
Technischen Ablaufplan erstellen
2 Personen
16
Lageplan erstellen
17
Cateringbestellung aufgeben
18
Getränkevorrat prüfen
2 Personen
19
Armbänder und Tickets bereitlegen
2 Personen
20
Namensschilder erstellen
2 Personen
21
Wettervorhersage prüfen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Getränke kühlen
3 Personen
24
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
25
Catering vorbereiten
4 Personen
26
Location öffnen
2 Personen
27
Gelände inspizieren
3 Personen
28
Bühne aufbauen
6 Personen
29
Tonanlage aufbauen
5 Personen
30
Lichtanlage aufbauen
4 Personen
31
Stromanschlüsse anschließen
3 Personen
32
Technik verkabeln
4 Personen
33
Stühle aufstellen
4 Personen
34
Tische aufstellen
3 Personen
35
Eingangsbereich einrichten
3 Personen
36
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
37
Getränkepunkte einrichten
3 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Wegweiser aufstellen
2 Personen
40
Toiletten kontrollieren
2 Personen
41
Künstler empfangen
2 Personen
42
Künstlerraum einrichten
2 Personen
43
Soundcheck durchführen
6 Personen
44
Lichttest durchführen
4 Personen
45
Sicherheitswege kontrollieren
2 Personen
46
Briefing für das Empfangsteam geben
4 Personen
47
Cateringteam briefen
5 Personen
48
Programm bereitlegen
2 Personen

Event

49
Türen öffnen
4 Personen
50
Besucher empfangen
5 Personen
51
Tickets kontrollieren
3 Personen
52
Garderobe besetzen
2 Personen
53
Programm ankündigen
54
Eröffnungsshows begleiten
3 Personen
55
Pausensnacks servieren
4 Personen
56
Getränke nachfüllen
3 Personen
57
Buffet sauber halten
2 Personen
58
Auftritte betreuen
3 Personen
59
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
60
Mülleimer leeren
2 Personen
61
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
62
Pausenprogramm ansagen
63
Headliner betreuen
4 Personen
64
Schlusswort halten
65
Abschiedspaket ausgeben
3 Personen
66
Besucher verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

67
Beleuchtung abbauen
4 Personen
68
Tonanlage abbauen
5 Personen
69
Bühne abbauen
6 Personen
70
Catering aufräumen
4 Personen
71
Möbel wegräumen
4 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Abfall sammeln
3 Personen
74
Location reinigen
4 Personen
75
Dekoration entfernen
2 Personen
76
Fundsachen sammeln
2 Personen
77
Künstler auschecken
2 Personen
78
Leihmaterialien prüfen
2 Personen
79
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
80
Restbestand einlagern
2 Personen
81
Rechnungen sammeln
82
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
BühnentreppeAnz. 2
Bühnenrock
StühleAnz. 220
KlappischeAnz. 12
BarhockerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 250
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorboxenAnz. 4
KopfhörerAnz. 2
XLR-KabelAnz. 16
Jack-KabelAnz. 10
MehrfachkabelAnz. 2
Laptop
ErsatzbatterienAnz. 24
KabeltrommelnAnz. 4
Gaffer TapeAnz. 6
WerkzeugkistenAnz. 2
ErsatzsicherungenAnz. 10

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
BühnenbeleuchtungAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
Lichtcontroller
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 300
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 6
KorkenzieherAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Dekoration

Bühnenhintergrund
GirlandenAnz. 12
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
Programmatische PosterAnz. 20
Wegweiser-SchilderAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
NamensschilderAnz. 80

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmoppsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
PutzlappenAnz. 30

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Künstler und Location zuerst und sammle anschließend alle technischen Anforderungen schriftlich. So weißt du früh, ob Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen und Monitorboxen zusammenpassen.
Erstelle spätestens einige Wochen vor dem Konzert einen technischen Ablaufplan und einen Lageplan. Markiere darin Bühne, Bühnentreppe, Lichtstative, Kabelwege, Kabelmatten, Einlass und Cateringbereich.
Teile die Crew nicht erst am Veranstaltungstag ein. Lege für Aufbau, Soundcheck, Einlass, Künstlerbetreuung und Abbau jeweils eine verantwortliche Person mit konkreter Startzeit fest.
Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche gesammelt. Gib die endgültige Cateringbestellung mit einem Puffer für Nachmeldungen auf und stelle haltbare Vorräte getrennt bereit.
Prüfe am Vortag Wettervorhersage, Getränkevorrat und Technikzubehör. Kühle die Getränke rechtzeitig, lege Tickets, Armbänder und Namensschilder aus und halte Ersatzbatterien, Mehrfachkabel und Verlängerungskabel griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Abschlusskonzert organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Künstlerbestätigung und Location. Genehmigungen, Ton- und Lichtanlage sowie Catering sollten danach möglichst innerhalb der folgenden 2 Wochen geklärt werden.
Wann sollte der technische Ablaufplan für ein Abschlusskonzert fertig sein?: Der technische Ablaufplan sollte spätestens 7 Tage vor dem Konzert fertig sein. Sende ihn zusammen mit Lageplan und Künstlerinformationen an Crew, Technik und Künstler, damit offene Fragen vor dem Aufbau geklärt werden.
Wie viel Getränke braucht man für ein Abschlusskonzert?: Plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde ein. Kontrolliere den Vorrat am Vortag und kühle die erste Ausgabe rechtzeitig.
Wann sollte man Einladungen für ein Abschlusskonzert verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von 7 bis 10 Tagen vor dem Konzert. So bleiben Zeit für Namensschilder, Tickets, Armbänder und die endgültige Cateringbestellung.

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