Cómo organizar un concierto de clausura sin perder el control

Organizar un concierto de clausura requiere coordinar artistas, espacio, público y producción técnica en un orden muy concreto. Empieza confirmando a los artistas y reservando el lugar; después cierra permisos, sonido, iluminación y catering antes de abrir las inscripciones. El programa y las necesidades técnicas deben estar definidos con antelación para que el montaje no dependa de decisiones de última hora. Este plan reúne 82 tareas y 69 materiales para llegar al día del concierto con cada área preparada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar a los artistas
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
4
Comprobar permisos
5
Reservar el equipo de sonido
6
Reservar la instalación de iluminación
7
Reservar el catering
8
Redactar invitaciones
2 personas
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Publicar el programa
13
Hacer la distribución del equipo
2 personas
14
Enviar la información de los artistas
15
Elaborar el plan técnico
2 personas
16
Hacer el plano
17
Realizar el pedido de catering
18
Comprobar el stock de bebidas
2 personas
19
Preparar las pulseras y los tickets
2 personas
20
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
21
Comprobar el pronóstico del tiempo
22
Hacer la compra
3 personas
23
Enfriar bebidas
3 personas
24
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
25
Preparar el catering
4 personas
26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Inspeccionar el recinto
3 personas
28
Montar el escenario
6 personas
29
Montar el equipo de sonido
5 personas
30
Montar el equipo de iluminación
4 personas
31
Conectar los puntos de electricidad
3 personas
32
Cablear el equipo técnico
4 personas
33
Colocar las sillas
4 personas
34
Montar mesas
3 personas
35
Montar la entrada
3 personas
36
Montar el bufé de catering
4 personas
37
Montar los puntos de bebidas
3 personas
38
Colgar la decoración
3 personas
39
Colocar señalizadores
2 personas
40
Comprobar los baños
2 personas
41
Recibir a los artistas
2 personas
42
Preparar la sala de artistas
2 personas
43
Hacer la prueba de sonido
6 personas
44
Realizar la prueba de luces
4 personas
45
Comprobar las rutas de seguridad
2 personas
46
Dar briefing al equipo de recepción
4 personas
47
Dar briefing al equipo de hostelería
5 personas
48
Preparar el programa
2 personas

Evento

49
Abrir las puertas
4 personas
50
Recibir a los visitantes
5 personas
51
Comprobar las entradas
3 personas
52
Atender el guardarropa
2 personas
53
Anunciar el programa
54
Guiar el acto inaugural
3 personas
55
Servir los aperitivos del descanso
4 personas
56
Rellenar las bebidas
3 personas
57
Mantener limpio el buffet
2 personas
58
Coordinar las actuaciones
3 personas
59
Responder preguntas del público
2 personas
60
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
61
Limpiar los baños periódicamente
2 personas
62
Anunciar el programa del descanso
63
Acompañar al acto principal
4 personas
64
Preparar el discurso de clausura
65
Entregar el paquete de despedida
3 personas
66
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas

Seguimiento

67
Desmontar la iluminación
4 personas
68
Desmontar el equipo de sonido
5 personas
69
Desmontar el escenario
6 personas
70
Recoger el catering
4 personas
71
Recoger el mobiliario
4 personas
72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Recoger la basura
3 personas
74
Limpiar el lugar
4 personas
75
Retirar la decoración
2 personas
76
Recoger objetos perdidos
2 personas
77
Hacer el check-out de los artistas
2 personas
78
Comprobar el material de alquiler
2 personas
79
Devolver el material alquilado
2 personas
80
Guardar el stock restante
2 personas
81
Recopilar facturas
82
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escalera del escenariocant. 2
Falda de escenario
Sillascant. 220
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 4
Perchascant. 250
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4

Equipo

Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cajas de monitorcant. 4
Auricularescant. 2
Cables XLRcant. 16
Cables jackcant. 10
Multicablecant. 2
Portátil
Baterías de repuestocant. 24
Enrollacablescant. 4
Cinta gaffercant. 6
Cajas de herramientascant. 2
Fusibles de repuestocant. 10

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Luces del escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Controlador de luces
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Sacacorchoscant. 4
Abridores de botellascant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Decoración

Telón de fondo del escenario
Guirnaldascant. 12
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Pósteres del programacant. 20
Señales de orientacióncant. 12
Mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 80

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de limpiezacant. 30

Catering

Compras

Consejos

Confirma a los artistas y recopila sus necesidades técnicas antes de contratar el sonido. Pide la información con al menos 3 semanas de margen para incluir entradas, monitores, micrófonos y conexiones en el plan técnico.
Comprueba los permisos antes de publicar las invitaciones. Reserva también el equipo de sonido y la instalación de iluminación con varias semanas de antelación, especialmente si el concierto incluye escenario, subwoofers y focos.
Cierra las inscripciones antes de hacer el pedido de catering. Recoge las preferencias dietéticas y calcula las raciones según el número final de asistentes, no según una estimación inicial.
Publica el programa cuando el orden de actuaciones y los horarios estén confirmados. Envía a cada artista su información de llegada, montaje y prueba de sonido para evitar cambios durante el evento.
Haz una revisión operativa el día anterior: pronóstico del tiempo, bebidas frías, provisiones no perecederas, pulseras, tickets y tarjetas con nombres. Reserva tiempo suficiente para comprobar cables, regletas, alfombrillas y baterías de repuesto antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de clausura?: Empieza al menos 6 semanas antes. Los artistas, el lugar, los permisos, el sonido y la iluminación deben estar confirmados antes de enviar las invitaciones; deja la última semana para el catering, las compras y la coordinación final.
¿Cuándo hay que cerrar el número de asistentes para el catering?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del concierto. Así puedes recoger las dietas, hacer el pedido y comprobar que las bebidas y las provisiones cubren el número real de personas.
¿Cuándo se prepara el plan técnico de un concierto?: Elabora el plan técnico entre 3 y 4 semanas antes, después de recibir las necesidades de todos los artistas. Incluye entradas, micrófonos, cajas DI, monitores, cableado, iluminación y horarios de montaje y prueba.
¿Qué se revisa el día antes de un concierto de clausura?: Revisa el pronóstico, enfría las bebidas y prepara tickets, pulseras, tarjetas con nombres y alimentos no perecederos. Haz también una comprobación de 30 minutos del material técnico para detectar cables, adaptadores o baterías que falten.

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