Zo organiseer je een slotconcert zonder last-minute stress

Begin niet met de stoelen of de hapjes, maar met het programma en de mensen die optreden. Bevestig daarna de locatie, instrumenten en geluidsinstallatie, zodat je weet wat technisch mogelijk is. Verzamel muziekbestanden, controleer partituren en leg presentatoren uit wanneer ze opkomen. Pas daarna werk je de uitnodigingen, catering en zaalindeling uit. Op de dag zelf draait veel om een tijdige soundcheck, een vrije backstage- en looproute en een duidelijk betaal- en entreepunt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
2 personen
3
Dieetwensen verzamelen
4
Programma definitief maken
2 personen
5
Optredende groepen bevestigen
6
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
7
Partituren controleren
2 personen
8
Presentatoren instrueren
9
Reservering locatie bevestigen
10
Reservering instrumenten bevestigen
11
Reservering geluidsinstallatie maken
12
Vergunningen controleren
13
Verzekering controleren
14
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
4 personen
18
Cateringruimte inrichten
3 personen
19
Kassa en betaalpunt inrichten
2 personen
20
Entreetafels inrichten
2 personen
21
Podiumvloer controleren
2 personen
22
Podiumdoek ophangen
3 personen
23
Versiering ophangen
3 personen
24
Stoelen opstellen
5 personen
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
27
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
28
Instrumenten klaarzetten
5 personen
29
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
30
Kabels veilig afplakken
2 personen
31
Toiletten controleren
2 personen
32
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
33
Brandblussers controleren
34
EHBO-koffer klaarzetten

Event

35
Artiesten ontvangen
3 personen
36
Artiestengarderobe openen
37
Instrumenten uitladen
4 personen
38
Soundcheck begeleiden
3 personen
39
Lichttest uitvoeren
2 personen
40
Publiek ontvangen
4 personen
41
Entree registreren
2 personen
42
Programma's uitdelen
2 personen
43
Garderobe bemannen
2 personen
44
Parkeerplaatsen aanwijzen
2 personen
45
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
46
Openingswoord verzorgen
47
Concertonderdelen aankondigen
48
Artiesten begeleiden
2 personen
49
Dranken serveren
4 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Cateringtafels bijhouden
2 personen
53
Servies verzamelen
2 personen
54
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
55
Pauze aankondigen
56
Pauzeruimte controleren
2 personen
57
Publiek veilig begeleiden
3 personen
58
Laatste optreden aankondigen
59
Dankwoord uitspreken
60
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
61
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

62
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
63
Lichtinstallatie afbreken
2 personen
64
Instrumenten inpakken
5 personen
65
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
66
Decoratie verwijderen
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Catering opruimen
3 personen
69
Afval sorteren
3 personen
70
Zaal schoonmaken
4 personen
71
Toiletten schoonmaken
2 personen
72
Podium schoonmaken
2 personen
73
Locatie eindinspecteren
2 personen
74
Gevonden voorwerpen registreren
75
Materialen retourneren
3 personen
76
Sleutels retourneren
77
Restvoorraad opbergen
2 personen
78
Contant geld afstorten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Tafelsaantal 12
Podiumdelenaantal 12
Krukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Afzetpalenaantal 8

Servies

Herbruikbare glazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 18
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Monitorspeakersaantal 2
Muzieklessenaarsaantal 40
Keyboard
Pianokruk
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
DI-boxenaantal 3

Verlichting

Podiumspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 10
Lichtfiltersaantal 8

Decoratie

Podiumdoekenaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Serveerbladenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Afwasteilenaantal 4
Afwasbakkenaantal 4

Catering

Kassa
Betaalterminal
Geldkist
Menubordenaantal 4
Servettenhoudersaantal 8
Thermosbekersaantal 120
Boodschappen

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Afvalbakkenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4
Latexbeschermhandschoenenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Zaklampenaantal 4

Overig

Partytentenaantal 2
Klapbordenaantal 6
Pennenaantal 20
Notitieblokkenaantal 10
Portofoonsaantal 6

Tips

Plan een technische repetitie vóór de deuren opengaan. Test alle microfoons, monitorspeakers, DI-boxen en het keyboard afzonderlijk en controleer daarna de volledige volgorde van het programma.
Leg muziekbestanden en partituren uiterlijk enkele dagen voor het concert vast. Gebruik één definitieve versie, zodat presentatoren en technici niet met verschillende programma’s werken.
Maak de zaalindeling op papier voordat je stoelen, tafels en podiumdelen verplaatst. Houd ruimte vrij voor kabels, afzetpalen, de entree en een veilige route naar het podium.
Regel dieetwensen samen met de aanmeldingen en tel daarna het aantal verwachte gasten opnieuw. Zet gekoelde dranken pas kort voor ontvangst klaar en houd thermoskannen en servies apart voor de pauze.
Wijs voor elk onderdeel één verantwoordelijke aan: entree, techniek, catering en artiestenbegeleiding. Geef presentatoren vooraf een kort draaiboek met opkomst, aankondiging en wat er gebeurt bij uitloop.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een slotconcert organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, optredende groepen, instrumenten en geluidsinstallatie. Verstuur uitnodigingen zodra programma en reserveringen voldoende vaststaan, meestal 4 tot 6 weken voor het concert.
Wanneer moet je de geluidsinstallatie testen voor een slotconcert?: Plan de volledige test op de dag zelf minstens 2 uur vóór de ontvangst van bezoekers. Controleer niet alleen de luidsprekers en microfoons, maar ook verlengkabels, stekkerdozen, kabelhaspels, monitorspeakers en het mengpaneel.
Hoeveel stoelen heb je nodig voor een slotconcert?: Zet stoelen klaar voor het aantal bevestigde aanmeldingen en reserveer ongeveer 5 procent extra. Bij 100 verwachte bezoekers zijn dat bijvoorbeeld 105 stoelen, zolang de vlucht- en looproutes vrij blijven.
Wanneer zet je drank en hapjes klaar bij een slotconcert?: Bereid hapjes en richt de cateringruimte 60 tot 90 minuten vóór aanvang in. Zet gekoelde dranken kort vóór de deuren opengaan klaar, zodat ze koud blijven en de entree niet wordt gehinderd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.