Cómo organizar un concierto de clausura sin contratiempos

Un concierto de clausura reúne actuaciones, público, instrumentos y una recepción en un mismo momento, así que los retrasos suelen empezar mucho antes de abrir las puertas. Empieza por confirmar los grupos y cerrar el programa; después coordina recinto, permisos, seguro, sonido e instrumentos. En paralelo, controla las inscripciones y las preferencias dietéticas. El montaje final debe dejar tiempo para probar micrófonos, monitores, partituras y entradas antes de recibir al público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Enviar invitaciones
2 personas
2
Gestionar inscripciones
2 personas
3
Recoger preferencias dietéticas
4
Definir el programa final
2 personas
5
Confirmar los grupos que actúan
6
Reunir archivos de música
2 personas
7
Comprobar las partituras
2 personas
8
Instruir a los presentadores
9
Confirmar la reserva del recinto
10
Confirmar reserva de instrumentos
11
Hacer la reserva del sistema de sonido
12
Comprobar permisos
13
Comprobar el seguro
14
Elaborar la lista de la compra
2 personas
15
Hacer la compra
3 personas
16
Dejar las bebidas frías listas
2 personas
17
Preparar aperitivos
4 personas
18
Montar el espacio de catering
3 personas
19
Montar la caja y el punto de pago
2 personas
20
Montar las mesas de entrada
2 personas
21
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
22
Colgar el telón del escenario
3 personas
23
Colgar la decoración
3 personas
24
Colocar las sillas
5 personas
25
Montar mesas
3 personas
26
Montar el sistema de sonido
3 personas
27
Montar la instalación de iluminación
2 personas
28
Preparar los instrumentos
5 personas
29
Colocar los atriles
3 personas
30
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
31
Comprobar los baños
2 personas
32
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
33
Comprobar los extintores
34
Preparar el botiquín de primeros auxilios

Evento

35
Recibir a los artistas
3 personas
36
Abrir el camerino de los artistas
37
Descargar instrumentos
4 personas
38
Coordinar la prueba de sonido
3 personas
39
Realizar la prueba de luces
2 personas
40
Recibir al público
4 personas
41
Registrar la entrada
2 personas
42
Repartir programas
2 personas
43
Atender el guardarropa
2 personas
44
Asignar plazas de aparcamiento
2 personas
45
Guiar al público al recinto
3 personas
46
Dar el discurso de apertura
47
Anunciar las partes del concierto
48
Acompañar a los artistas
2 personas
49
Servir las bebidas
4 personas
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Llevar un control de las mesas de catering
2 personas
53
Recoger la vajilla
2 personas
54
Responder preguntas del público
2 personas
55
Anunciar el descanso
56
Comprobar la sala de descanso
2 personas
57
Guiar al público de forma segura
3 personas
58
Anunciar la última actuación
59
Dar las gracias
60
Guiar al público hacia la salida
3 personas
61
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

62
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
63
Desmontar la instalación de luces
2 personas
64
Empacar instrumentos
5 personas
65
Retirar sillas y mesas
5 personas
66
Retirar la decoración
3 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Recoger el catering
3 personas
69
Clasificar residuos
3 personas
70
Limpiar la sala
4 personas
71
Limpiar los baños
2 personas
72
Limpiar el escenario
2 personas
73
Inspección final del recinto
2 personas
74
Registrar objetos perdidos
75
Devolver los materiales
3 personas
76
Devolver las llaves
77
Guardar el stock restante
2 personas
78
Ingresar el efectivo en el banco
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesascant. 12
Piezas de escenariocant. 12
Taburetescant. 8
Percheroscant. 3
Perchascant. 120
Postes separadorescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 18
Termoscant. 8

Equipo

Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Altavoces del monitorcant. 2
Atriles de músicacant. 40
Teclado
Taburete de piano
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 4
Cajas DIcant. 3

Iluminación

Focos de escenariocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 10
Filtros de luzcant. 8

Decoración

Telones de escenariocant. 2
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 6
Carteles del programacant. 4
Carteles direccionalescant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 3
Bandejas de serviciocant. 8
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Cubetas para lavarcant. 4
Fregaderoscant. 4

Catering

Caja registradora
Terminal de pago
Caja registradora
Carteles del menúcant. 4
Porta-servilletascant. 8
Vasos térmicoscant. 120
Compras

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Papeleracant. 12
Escobillas de bañocant. 4
Guantes protectores de látexcant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12
Linternascant. 4

Otros

Carpas de fiestacant. 2
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 20
Bloc de notascant. 10
Walkie-talkiescant. 6

Consejos

Cierra el programa antes de preparar los archivos de música y las partituras. Reserva al menos una sesión de revisión para detectar versiones incorrectas, cambios de orden o piezas que necesiten atril, teclado o taburete de piano.
Confirma el recinto, los permisos y el seguro con varias semanas de margen. Comprueba también por escrito los horarios de acceso y desmontaje: llegar tarde al montaje afecta tanto al escenario como al catering.
Haz una prueba técnica completa, no solo una comprobación de que los altavoces funcionan. Prueba cada micrófono, los altavoces de monitor, la mesa de mezclas, las cajas DI, los cables y las regletas antes de colocar al público.
Prepara la recepción después de conocer el número de asistentes y sus preferencias dietéticas. Deja las bebidas frías listas, monta el punto de pago y calcula la vajilla para que no falten vasos, platos, cubiertos, tazas ni bandejas durante el servicio.
Explica a los presentadores el orden de las actuaciones y los cambios de escenario antes del día del concierto. Reserva al menos 30 minutos antes de abrir las puertas para revisar el suelo, el telón, la iluminación, las sillas y las mesas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de clausura?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si participan varios grupos y hay que reservar recinto, instrumentos y sonido. Deja la última semana para confirmar asistentes, cerrar detalles técnicos y revisar el programa final.
¿Cuándo hay que cerrar el programa del concierto?: Cierra el programa como mínimo 7 días antes. Así todavía puedes reunir los archivos de música, comprobar las partituras e instruir a los presentadores sin improvisar el día del evento.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar el escenario y el sonido?: Reserva al menos 2 horas para montar escenario, sillas, atriles, altavoces, micrófonos e iluminación, y añade 30 minutos para la prueba técnica. Si el equipo se comparte o el recinto tiene accesos complicados, calcula tiempo adicional.
¿Cuándo debo preparar la comida y las bebidas?: Haz la compra cuando tengas confirmadas las inscripciones y las preferencias dietéticas, normalmente entre 3 y 5 días antes. Deja las bebidas frías y los aperitivos preparados el mismo día, antes de que empiece la recepción del público.

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