Organiser un concert de clôture, étape par étape

Un concert de clôture se prépare dans un ordre précis : d’abord les participants et le programme, puis le lieu, les autorisations et la technique. Les derniers jours servent surtout à confirmer les besoins alimentaires, rassembler les fichiers musicaux et vérifier que chaque groupe dispose du bon matériel. Le jour J, prévoyez du temps pour installer la scène, tester les micros et organiser l’accueil avant l’arrivée du public. Ce plan regroupe 78 tâches et 69 fournitures pour suivre l’avancement sans rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
2 personnes
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Finaliser le programme
2 personnes
5
Confirmer les groupes participants
6
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
7
Vérifier les partitions
2 personnes
8
Briefer les présentateurs
9
Confirmer la réservation du lieu
10
Confirmer la réservation des instruments
11
Réserver la sonorisation
12
Vérifier les autorisations
13
Vérifier l’assurance
14
Établir la liste de courses
2 personnes
15
Faire les courses
3 personnes
16
Mettre les boissons au frais
2 personnes
17
Préparer les en-cas
4 personnes
18
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
19
Aménager la caisse et le point de paiement
2 personnes
20
Aménager les tables d’entrée
2 personnes
21
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
22
Accrocher le rideau de scène
3 personnes
23
Suspendre la décoration
3 personnes
24
Installer les chaises
5 personnes
25
Installer les tables
3 personnes
26
Installer le système de sonorisation
3 personnes
27
Monter l’installation lumière
2 personnes
28
Installer les instruments
5 personnes
29
Installer les pupitres
3 personnes
30
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
31
Vérifier les toilettes
2 personnes
32
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
33
Contrôler les extincteurs
34
Préparer la trousse de premiers secours

Événement

35
Accueillir les artistes
3 personnes
36
Ouvrir le vestiaire des artistes
37
Décharger les instruments
4 personnes
38
Animer les balances
3 personnes
39
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
40
Accueillir le public
4 personnes
41
Enregistrer l’entrée
2 personnes
42
Distribuer les programmes
2 personnes
43
Tenir le vestiaire
2 personnes
44
Attribuer les places de parking
2 personnes
45
Accompagner le public à la salle
3 personnes
46
Faire le discours d’ouverture
47
Annoncer les différentes parties du concert
48
Accompagner les artistes
2 personnes
49
Servir les boissons
4 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Gérer les tables de catering
2 personnes
53
Rassembler la vaisselle
2 personnes
54
Répondre aux questions du public
2 personnes
55
Annoncer la pause
56
Vérifier la salle de pause
2 personnes
57
Accompagner le public en toute sécurité
3 personnes
58
Annoncer le dernier numéro
59
Prononcer le discours de remerciement
60
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
61
Rassembler les objets trouvés

Suivi

62
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
63
Démonter l’installation lumineuse
2 personnes
64
Emballer les instruments
5 personnes
65
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Ranger le service traiteur
3 personnes
69
Trier les déchets
3 personnes
70
Nettoyer la salle
4 personnes
71
Nettoyer les toilettes
2 personnes
72
Nettoyer la scène
2 personnes
73
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes
74
Enregistrer les objets trouvés
75
Retourner les matériels
3 personnes
76
Rendre les clés
77
Ranger les stocks restants
2 personnes
78
Déposer l'argent liquide
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tablesqté 12
Éléments de podiumqté 12
Tabouretsqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 120
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 18
Thermosqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Moniteurs de scèneqté 2
Pupitres de musiqueqté 40
Clavier
Tabouret de piano
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Boîtiers DIqté 3

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 10
Filtres de lumièreqté 8

Décoration

Tentures de scèneqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Bacs à vaisselleqté 4
Bacs à vaisselleqté 4

Catering

Caisse
Terminal de paiement
Caisse
Panneaux de menuqté 4
Porte-serviettesqté 8
Mugs isothermesqté 120
Courses

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Poubellesqté 12
Brosses de toilettesqté 4
Gants de protection en latexqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Passe-câblesqté 12
Lampes de pocheqté 4

Autre

Tentes de réceptionqté 2
Chevaletsqté 6
Stylosqté 20
Blocs-notesqté 10
Talkies-walkiesqté 6

Conseils

Commencez par les inscriptions et les besoins alimentaires : fixez une date limite au moins 10 jours avant le concert, puis utilisez les réponses pour prévoir les en-cas, les boissons et la vaisselle.
Finalisez le programme avant de rassembler les fichiers musicaux et de vérifier les partitions. Envoyez la version de travail aux groupes et aux présentateurs au moins 7 jours avant afin de limiter les changements de dernière minute.
Traitez séparément les réservations du lieu, des instruments et de la sonorisation. Demandez une confirmation écrite au plus tard 3 jours avant, avec les horaires d’accès et la personne à contacter sur place.
Ne repoussez pas les vérifications administratives : autorisations et assurance doivent être confirmées avant toute installation. Gardez les documents imprimés ou accessibles hors ligne le jour du concert.
Prévoyez l’installation en deux temps : scène, rideau, éclairage et chaises d’abord, puis tables d’entrée, caisse et espace traiteur. Réservez au moins 2 heures avant l’ouverture des portes pour les branchements et un test complet du son.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un concert de clôture ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant pour avoir le temps de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la sonorisation ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’ouverture des portes pour installer les haut-parleurs, la table de mixage, les micros et les moniteurs de scène. Ajoutez 30 minutes pour tester chaque entrée et régler les niveaux.
Quand confirmer le programme et les groupes participants ?: Confirmez les groupes et le programme au plus tard 7 jours avant le concert. Ce délai laisse encore quelques jours pour corriger les partitions, récupérer les fichiers musicaux et briefer les présentateurs.
Que faut-il vérifier le jour avant le concert ?: La veille, vérifiez les réservations, les autorisations, l’assurance et le matériel technique, puis mettez les boissons au frais si possible. Gardez aussi une heure pour contrôler les rallonges, multiprises, pieds de micro et pupitres.

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