Zo organiseer je een Sinterklaasconcert

Begin met datum, programma en zaal voordat je artiesten of kaartverkoop vastlegt. Daarna werk je gelijktijdig aan repertoire, muzikanten, Sinterklaas en gastoptredens, terwijl je vergunningen en techniek controleert. Open de kaartverkoop pas wanneer tijden, locatie en parkeerinformatie definitief zijn. In de laatste weken draait alles om deelnemersgegevens, vrijwilligers, bladmuziek, podiumindeling en een technische test.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Muzikanten en dirigent bevestigen
2 personen
5
Repertoire selecteren
3 personen
6
Bladmuziek verzamelen
2 personen
7
Optredens met gastartiesten afstemmen
2 personen
8
Sinterklaas en Pieten uitnodigen
9
Fotograaf reserveren
10
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Kaartverkoop openen
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Parkeerinformatie publiceren
17
Programma drukken
2 personen
18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
19
Muziekpartijen kopiëren
3 personen
20
Podiumindeling uitwerken
2 personen
21
Technische benodigdheden testen
2 personen
22
Catering bestellen
2 personen
23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Instrumenten verzamelen
3 personen
26
Versiering sorteren
2 personen

Event

27
Zaal openen
2 personen
28
Laad- en losruimte vrijmaken
2 personen
29
Podium en orkestopstelling maken
5 personen
30
Stoelen voor publiek plaatsen
4 personen
31
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
32
Muziekinstrumenten opstellen
5 personen
33
Microfoons plaatsen
2 personen
34
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
35
Licht controleren
2 personen
36
Decoratie ophangen
4 personen
37
Kerstboom en Sintdecor plaatsen
3 personen
38
Catering klaarzetten
3 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
41
Hapjes voorbereiden
3 personen
42
Kleedruimte inrichten
2 personen
43
Muzikanten ontvangen
2 personen
44
Instrumenten stemmen
4 personen
45
Soundcheck uitvoeren
3 personen
46
Programma en zaal controleren
2 personen
47
Entree bemannen
3 personen
48
Bezoekers verwelkomen
3 personen
49
Programma's uitdelen
2 personen
50
Garderobe bemannen
2 personen
51
Openingswoord verzorgen
52
Concertdeel één uitvoeren
20 personen
53
Pauzedranken serveren
5 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Pauzehapjes serveren
4 personen
56
Sinterklaas ontvangen
3 personen
57
Sinterklaasprogramma begeleiden
3 personen
58
Concertdeel twee uitvoeren
20 personen
59
Afsluiting verzorgen
2 personen
60
Publiek uitgeleiden
3 personen
61
Avondcatering klaarzetten
3 personen
62
Muzikantenmaaltijd serveren
4 personen
63
Dranken bijvullen
2 personen
64
Kleine muziekoptredens begeleiden
3 personen
65
Bar en catering afsluiten
3 personen
66
Instrumenten veilig opbergen
5 personen

Nazorg

67
Decoratie verwijderen
4 personen
68
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
69
Apparatuur uitschakelen
2 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Zaal schoonmaken
4 personen
73
Toiletten controleren
74
Gevonden voorwerpen verzamelen
75
Locatie afsluiten
2 personen
76
Geleende materialen retourneren
2 personen
77
Instrumenten terugbrengen
3 personen
78
Restanten opruimen
2 personen
79
Foto's en bestanden archiveren
80
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Klaptafelsaantal 12
Statafelsaantal 4
Kleedkamerstoelenaantal 12
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 150
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 160
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 140
Dessertbordjesaantal 140
Messenaantal 140
Vorkenaantal 140
Theelepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Podiumdelenaantal 12
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengtafel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Muzieklessenaarsaantal 24
Dirigentenlessenaar
Muzikantenstoelenaantal 24
Kabelmattenaantal 8
Kabelbindersaantal 40
Reservebatterijenaantal 20

Verlichting

LED-theaterlampenaantal 4
Lichtslingersaantal 6
Sfeerlampenaantal 8

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 6
Pietenpostersaantal 8
Rood-witte slingersaantal 12
Gouden sterrenaantal 20
Kunstsneeuwdekensaantal 4
Kunstkerstboom
Kerstballenaantal 30
Schoencadeautjesaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
dienbladenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Tafelkledenaantal 14
Serveerplateausaantal 12

Catering

Boodschappen
Drankdispensersaantal 4
Thermosbekersaantal 20
Koffiemelkkanaantal 6
Suikerkommenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Koelelementenaantal 20
Serveerkannenaantal 8
Koekjestrommelsaantal 8
Broodmandenaantal 8
Naamkaartjes voor dieetwensenaantal 20

Schoonmaak

Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 3

Tips

Leg het programma eerst vast: reserveer de zaal en bevestig muzikanten, dirigent, Sinterklaas, Pieten en gastartiesten voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo voorkom je dat een ontbrekende act nog na de kaartverkoop moet worden ingepast.
Plan de muziekproductie uiterlijk 4 weken vooraf. Selecteer het repertoire, verzamel de bladmuziek en maak per partij kopieën; houd ook een dirigentenlessenaar en muzieklessenaars apart voor de opbouw.
Open de kaartverkoop pas nadat datum, aanvangstijd, locatie en parkeerinformatie definitief zijn. Verzamel dieetwensen tot uiterlijk 7 dagen voor het concert, zodat catering en tafelschikking nog kunnen worden aangepast.
Test geluid en stroom minimaal 1 week vooraf met microfoons, statieven, luidsprekers, mengtafel, verlengkabels en stekkerdozen. Leg kabelmatten en kabelbinders klaar en gebruik reservebatterijen voor draadloze apparatuur.
Maak de draaiboekcontrole 2 dagen voor aanvang: tel stoelen, tafels, garderoberekken, servies en afvalbakken, controleer instrumenten en deel vrijwilligers in voor ontvangst, garderobe, catering en zaalwissels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Sinterklaasconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 maanden vooraf met datum, zaal, vergunningen en het programma. Reserveer muzikanten, gastartiesten, Sinterklaas en de fotograaf daarna zo snel mogelijk, omdat hun beschikbaarheid vaak de planning bepaalt.
Wanneer open je de kaartverkoop voor een Sinterklaasconcert?: Open de kaartverkoop zodra programma, locatie, tijden en parkeerinformatie definitief zijn, meestal 6 tot 8 weken voor het concert. Verwerk aanmeldingen wekelijks en sluit de definitieve inventarisatie uiterlijk 7 dagen vooraf.
Wanneer moet je de techniek van een Sinterklaasconcert testen?: Doe een volledige geluid- en stroomtest minimaal 1 week vooraf en herhaal een korte controle op de opbouwdag. Test microfoons, mengtafel, luidsprekers, kabels en reservebatterijen samen met de podiumindeling.
Wanneer bestel je catering voor een Sinterklaasconcert?: Bestel de catering nadat je de aanmeldingen en dieetwensen hebt verwerkt, bij voorkeur 7 tot 10 dagen voor het concert. Controleer 2 dagen vooraf de hoeveelheden, serveerschalen, tangen, kopjes, glazen, borden en bestek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.