Cómo organizar un concierto de Sinterklaas sin perder el control

Un concierto de Sinterklaas combina música en directo, actuaciones invitadas y una recepción para el público, así que conviene trabajar con un orden claro. Empieza por fijar la fecha, el programa y la sala antes de diseñar invitaciones o abrir la venta de entradas. Después cierra músicos, repertorio, permisos y necesidades técnicas. En la última semana, confirma asistentes, voluntarios, catering, instrumentos y la distribución del escenario para evitar cambios de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar la sede y la sala
3
Comprobar permisos
4
Confirmar músicos y director
2 personas
5
Seleccionar el repertorio
3 personas
6
Recoger partituras
2 personas
7
Coordinar las actuaciones con artistas invitados
2 personas
8
Invitar a Sinterklaas y los Pieten
9
Reservar fotógrafo
10
Diseñar invitaciones
2 personas
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Abrir la venta de entradas
2 personas
13
Gestionar inscripciones
2 personas
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Asignar voluntarios
2 personas
16
Publicar información de estacionamiento
17
Imprimir el programa
2 personas
18
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
19
Copiar las partituras
3 personas
20
Definir la distribución del escenario
2 personas
21
Probar los equipos técnicos
2 personas
22
Pedir el catering
2 personas
23
Comprobar la lista de la compra
2 personas
24
Hacer la compra
3 personas
25
Reunir los instrumentos
3 personas
26
Clasificar la decoración
2 personas

Evento

27
Abrir la sala
2 personas
28
Liberar la zona de carga y descarga
2 personas
29
Montar el escenario y la disposición de la orquesta
5 personas
30
Colocar sillas para el público
4 personas
31
Colocar las mesas de recepción
2 personas
32
Montar los instrumentos musicales
5 personas
33
Colocar los micrófonos
2 personas
34
Conectar el equipo de sonido
2 personas
35
Comprobar la iluminación
2 personas
36
Colgar la decoración
4 personas
37
Colocar el árbol de Navidad y la decoración de San Nicolás
3 personas
38
Preparar la restauración
3 personas
39
Enfriar las bebidas
2 personas
40
Montar el punto de café y té
2 personas
41
Preparar aperitivos
3 personas
42
Preparar el vestuario
2 personas
43
Recibir a los músicos
2 personas
44
Afinar los instrumentos
4 personas
45
Hacer la prueba de sonido
3 personas
46
Comprobar el programa y la sala
2 personas
47
Atender la entrada
3 personas
48
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
49
Repartir programas
2 personas
50
Atender el guardarropa
2 personas
51
Dar el discurso de apertura
52
Interpretar la primera parte del concierto
20 personas
53
Servir bebidas del descanso
5 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Servir los aperitivos del descanso
4 personas
56
Recibir a Sinterklaas
3 personas
57
Acompañar el programa de Sinterklaas
3 personas
58
Interpretar la segunda parte del concierto
20 personas
59
Gestionar el cierre
2 personas
60
Despedir al público
3 personas
61
Preparar el catering de la noche
3 personas
62
Servir la comida de los músicos
4 personas
63
Rellenar las bebidas
2 personas
64
Acompañar actuaciones musicales pequeñas
3 personas
65
Cerrar la barra y el catering
3 personas
66
Guardar los instrumentos de forma segura
5 personas

Seguimiento

67
Retirar la decoración
4 personas
68
Retirar sillas y mesas
4 personas
69
Apagar el equipo
2 personas
70
Recoger la basura
3 personas
71
Lavar la vajilla
3 personas
72
Limpiar la sala
4 personas
73
Comprobar los baños
74
Recoger objetos perdidos
75
Cerrar el recinto
2 personas
76
Devolver el material prestado
2 personas
77
Devolver los instrumentos
3 personas
78
Recoger los restos
2 personas
79
Archivar fotos y archivos
80
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 140
Mesas plegablescant. 12
Mesas altascant. 4
Sillas del vestuariocant. 12
Percheroscant. 3
Perchascant. 150
Papeleracant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 160
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 140
Platos de postrecant. 140
Cuchilloscant. 140
Tenedorescant. 140
Cucharillascant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Piezas de escenariocant. 12
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Atriles de músicacant. 24
Atril del director
Sillas para músicoscant. 24
Alfombrillas para cablescant. 8
Bridascant. 40
Baterías de repuestocant. 20

Iluminación

Luces LED de teatrocant. 4
Guirnaldas de lucescant. 6
Luces decorativascant. 8

Decoración

Banderas de Sinterklaascant. 6
Pósters de Pietencant. 8
Guirnaldas rojas y blancascant. 12
Estrellas doradascant. 20
Mantas de nieve artificialcant. 4
Árbol de Navidad artificial
Bolas de Navidadcant. 30
Regalos para el zapatocant. 100

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Jarras medidorascant. 3
Cucharonescant. 8
bandejascant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 4
Mantelescant. 14
Bandejas para servircant. 12

Catering

Compras
Dispensadores de bebidascant. 4
Vasos térmicoscant. 20
Cafetera con jarracant. 6
Azucareroscant. 6
Abrebotellascant. 4
Acumuladores de fríocant. 20
Jarras para servircant. 8
Botes de galletascant. 8
Cestas de pancant. 8
Tarjetas de nombre para restricciones dietéticascant. 20

Limpieza

Limpiacristalescant. 2
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Recogedor y escobacant. 3

Consejos

Cierra la fecha, la sala y el programa antes de promocionar el concierto. Reserva al director, los músicos, Sinterklaas, los Pieten y los artistas invitados con varias semanas de margen para que el programa no dependa de confirmaciones pendientes.
Define el repertorio y recoge las partituras antes de preparar el ensayo. Haz copias para todos los músicos y deja una copia adicional por atril; perder una partitura el día del concierto retrasa a todo el conjunto.
Abre las inscripciones solo cuando tengas clara la capacidad de la sala y pregunta por las preferencias dietéticas al registrarse. Así puedes calcular el catering y preparar mesas, sillas, vajilla y bebidas con cifras reales.
Haz una prueba técnica completa antes de la llegada del público: micrófonos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, cables, regletas y baterías de repuesto. Coloca alfombrillas sobre los cables y comprueba desde la última fila si se entiende la voz de Sinterklaas.
Asigna voluntarios a tareas concretas y dales un horario, no solo una lista de nombres. Incluye recepción, guardarropa, acceso de artistas, escenario y catering; publica también con antelación la información de estacionamiento y lleva el programa impreso el día del concierto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de Sinterklaas?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En las primeras 2 semanas fija la fecha, reserva la sala y confirma músicos y artistas; deja las pruebas técnicas y el catering cerrados como mínimo 7 días antes.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones y abrir la venta de entradas?: Envía las invitaciones cuando la fecha, la sala y el programa básico estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Abre la venta al mismo tiempo y revisa las inscripciones cada semana.
¿Qué hay que comprobar el día antes del concierto?: Comprueba la lista de asistentes, voluntarios, catering, instrumentos, partituras y material técnico. Dedica entre 60 y 90 minutos a revisar la distribución del escenario, los micrófonos, los altavoces y los cables.
¿Cuánto catering necesito para un concierto de Sinterklaas?: Calcula las raciones a partir del número de inscripciones confirmadas y añade un margen del 5 al 10 % para invitados y cambios. Separa las necesidades dietéticas recogidas durante el registro y confirma el pedido al menos 3 días antes.

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