Ein Sinterklaas-Konzert Schritt für Schritt organisieren

Beginne mit Datum, Programm und einem passenden Saal, bevor du Einladungen verschickst oder Tickets freischaltest. Danach folgen Musiker, Dirigent, Repertoire und mögliche Gastkünstler. Plane Sinterklaas und die Pieten als eigenen Programmpunkt ein und kläre früh, wer Anmeldung, Einlass, Technik und Catering übernimmt. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Noten, Bühnenaufbau, Namensschilder, Parkinformationen und einen vollständigen Techniktest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
3
Genehmigungen prüfen
4
Musiker und Dirigent bestätigen
2 Personen
5
Repertoire auswählen
3 Personen
6
Noten sammeln
2 Personen
7
Auftritte mit Gastkünstlern abstimmen
2 Personen
8
Sinterklaas und Pieten einladen
9
Fotograf buchen
10
Einladungen gestalten
2 Personen
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Ticketverkauf eröffnen
2 Personen
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Freiwillige einteilen
2 Personen
16
Parkinformationen veröffentlichen
17
Programm drucken
2 Personen
18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
19
Musiknoten kopieren
3 Personen
20
Bühnenaufteilung ausarbeiten
2 Personen
21
Technische Ausstattung testen
2 Personen
22
Catering bestellen
2 Personen
23
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Instrumente zusammentragen
3 Personen
26
Dekoration sortieren
2 Personen

Event

27
Saal öffnen
2 Personen
28
Lade- und Entladebereich freimachen
2 Personen
29
Bühne und Orchesteraufstellung einrichten
5 Personen
30
Stühle für das Publikum aufstellen
4 Personen
31
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
32
Musikinstrumente aufstellen
5 Personen
33
Mikrofone aufstellen
2 Personen
34
Musikanlage anschließen
2 Personen
35
Licht prüfen
2 Personen
36
Dekoration aufhängen
4 Personen
37
Weihnachtsbaum und Sint-Deko aufstellen
3 Personen
38
Catering bereitstellen
3 Personen
39
Getränke kalt stellen
2 Personen
40
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
41
Snacks vorbereiten
3 Personen
42
Umkleide einrichten
2 Personen
43
Musiker empfangen
2 Personen
44
Instrumente stimmen
4 Personen
45
Soundcheck durchführen
3 Personen
46
Programm und Saal prüfen
2 Personen
47
Eingang besetzen
3 Personen
48
Besucher begrüßen
3 Personen
49
Programme ausgeben
2 Personen
50
Garderobe besetzen
2 Personen
51
Eröffnungsrede halten
52
Teil eins des Konzerts aufführen
20 Personen
53
Pausengetränke servieren
5 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Pausensnacks servieren
4 Personen
56
Sinterklaas empfangen
3 Personen
57
Sinterklaas-Programm begleiten
3 Personen
58
Konzerteil zwei durchführen
20 Personen
59
Abschluss organisieren
2 Personen
60
Publikum verabschieden
3 Personen
61
Abendcatering vorbereiten
3 Personen
62
Musikermahlzeit servieren
4 Personen
63
Getränke nachfüllen
2 Personen
64
Kleine Musikauftritte begleiten
3 Personen
65
Bar und Catering abschließen
3 Personen
66
Instrumente sicher verstauen
5 Personen

Nachbereitung

67
Dekoration entfernen
4 Personen
68
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
69
Geräte ausschalten
2 Personen
70
Abfall sammeln
3 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Saal reinigen
4 Personen
73
Toiletten kontrollieren
74
Fundsachen sammeln
75
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
76
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
77
Instrumente zurückbringen
3 Personen
78
Reste aufräumen
2 Personen
79
Fotos und Dateien archivieren
80
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 140
KlappischeAnz. 12
StehtischeAnz. 4
UmkleidestühleAnz. 12
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 150
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 160
WeingläserAnz. 80
TellerAnz. 140
DesserttellerAnz. 140
MesserAnz. 140
GabelnAnz. 140
TeelöffelAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

BühnenelementeAnz. 12
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
NotenpulteAnz. 24
Dirigentenpult
MusikerstühleAnz. 24
KabelmattenAnz. 8
KabelbinderAnz. 40
ErsatzbatterienAnz. 20

Beleuchtung

LED-TheaterlampenAnz. 4
LichterkettenAnz. 6
StimmungsleuchtenAnz. 8

Dekoration

Sinterklaas-FlaggenAnz. 6
Pieten-PosterAnz. 8
Rot-weiße GirlandenAnz. 12
Goldene SterneAnz. 20
KunstschneedeckenAnz. 4
Künstlicher Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 30
SchuhgeschenkeAnz. 100

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 3
ServierlöffelAnz. 8
TablettsAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 4
TischdeckenAnz. 14
ServierplattenAnz. 12

Catering

Einkäufe
GetränkespenderAnz. 4
ThermobecherAnz. 20
KaffeemilchkännchenAnz. 6
ZuckerschalenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
KühlelementeAnz. 20
ServierkannenAnz. 8
KeksdosenAnz. 8
BrotkörbeAnz. 8
Namensschilder für ErnährungswünscheAnz. 20

Reinigung

BodenabzieherAnz. 2
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 3

Tipps

Lege zuerst die Reihenfolge des Programms und die ungefähren Auftrittszeiten fest. So kannst du Gastkünstler, Sinterklaas und die Pieten sinnvoll einbauen und Einladungen mit verlässlichen Angaben verschicken.
Reserviere den Saal, sobald Datum und Programm stehen, und prüfe innerhalb derselben Woche, ob Genehmigungen nötig sind. Kläre außerdem, wann Aufbau, Soundcheck und Abbau tatsächlich möglich sind.
Eröffne den Ticketverkauf erst, wenn Musiker, Dirigent und Saal bestätigt sind. Zwei Wochen vor dem Konzert solltest du Anmeldungen, Ernährungswünsche und die erwartete Gästezahl für das Catering zusammenführen.
Plane den Techniktest spätestens am Vortag: Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Verlängerungskabel und Ersatzbatterien gehören dabei genauso auf die Prüfliste wie Notenpulte und das Dirigentenpult. Kabelmatten und Kabelbinder verhindern Stolperstellen im Publikumsbereich.
Teile die Freiwilligen nach Aufgaben und Uhrzeiten ein, nicht nur nach Namen. Für Einlass, Garderobe, Catering, Bühnenumbau und Aufräumen brauchst du jeweils eine klare Zuständigkeit; drucke das Programm und bereite Namensschilder spätestens am Tag vor der Veranstaltung vor.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Sinterklaas-Konzert organisieren?: Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher. Saal, Musiker, Dirigent und Gastkünstler sollten innerhalb der ersten vier Wochen bestätigt sein, damit Programm und Ticketverkauf nicht ins Rutschen geraten.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Sinterklaas-Konzert starten?: Starte den Verkauf, sobald Saal, Datum, Programm und die wichtigsten Mitwirkenden feststehen, meist 8 bis 10 Wochen vor dem Konzert. Schließe die Anmeldeliste spätestens 7 Tage vorher für die Cateringplanung ab.
Wie viele Helfer braucht ein Sinterklaas-Konzert?: Für ein kleines Konzert solltest du mindestens 5 bis 7 Helfer einplanen: Einlass, Garderobe, Catering, Technik, Bühnenhilfe und Aufräumen müssen abgedeckt sein. Bei mehr als 100 Gästen kommen mindestens zwei Personen für Einlass und Garderobe hinzu.
Wann muss die Technik für ein Sinterklaas-Konzert getestet werden?: Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und wiederhole Mikrofon- und Lautsprechercheck 60 bis 90 Minuten vor Beginn. Prüfe dabei auch Kabelwege, Ersatzbatterien und die Position von Mischpult und Lautsprechern.

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