Organiser un concert de Saint-Nicolas, étape par étape

Un concert de Saint-Nicolas demande de coordonner à la fois la musique, l’accueil des familles et la venue de Saint-Nicolas et des Pieten. Commencez par fixer la date, le programme et la salle, puis verrouillez les autorisations et les intervenants. La billetterie, les besoins alimentaires et les bénévoles se préparent ensuite, avant de passer à la scène, au matériel et aux documents imprimés. Gardez enfin un temps précis pour les essais techniques et l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et la salle
3
Vérifier les autorisations
4
Confirmer les musiciens et le chef d’orchestre
2 personnes
5
Sélectionner le répertoire
3 personnes
6
Rassembler les partitions
2 personnes
7
Coordonner les prestations avec des artistes invités
2 personnes
8
Inviter Sinterklaas et les Pieten
9
Réserver le photographe
10
Concevoir les invitations
2 personnes
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Ouvrir la billetterie
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Publier les informations de stationnement
17
Imprimer le programme
2 personnes
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Copier les partitions musicales
3 personnes
20
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
21
Tester le matériel technique
2 personnes
22
Commander le catering
2 personnes
23
Vérifier la liste des courses
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Rassembler les instruments
3 personnes
26
Trier la décoration
2 personnes

Événement

27
Ouvrir la salle
2 personnes
28
Dégager la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
29
Mettre en place la scène et l’orchestre
5 personnes
30
Installer des chaises pour le public
4 personnes
31
Installer des tables d'accueil
2 personnes
32
Installer les instruments de musique
5 personnes
33
Installer les microphones
2 personnes
34
Raccorder la sonorisation
2 personnes
35
Vérifier l'éclairage
2 personnes
36
Installer la décoration
4 personnes
37
Installer le sapin de Noël et la déco de la Saint-Nicolas
3 personnes
38
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Installer le point café et thé
2 personnes
41
Préparer les en-cas
3 personnes
42
Aménager le vestiaire
2 personnes
43
Accueillir les musiciens
2 personnes
44
Accorder les instruments
4 personnes
45
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
46
Vérifier le programme et la salle
2 personnes
47
Tenir l'entrée
3 personnes
48
Accueillir les visiteurs
3 personnes
49
Distribuer les programmes
2 personnes
50
Tenir le vestiaire
2 personnes
51
Faire le discours d’ouverture
52
Interpréter la première partie du concert
20 personnes
53
Servir les boissons de pause
5 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Servir les en-cas de pause
4 personnes
56
Accueillir Sinterklaas
3 personnes
57
Accompagner le programme de Sinterklaas
3 personnes
58
Exécuter la deuxième partie du concert
20 personnes
59
Assurer la clôture
2 personnes
60
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
61
Mettre en place le service du soir
3 personnes
62
Servir le repas des musiciens
4 personnes
63
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
64
Encadrer les petites prestations musicales
3 personnes
65
Fermer le bar et la restauration
3 personnes
66
Ranger les instruments en toute sécurité
5 personnes

Suivi

67
Retirer la décoration
4 personnes
68
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
69
Éteindre l’équipement
2 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Nettoyer la salle
4 personnes
73
Vérifier les toilettes
74
Rassembler les objets trouvés
75
Fermer le lieu
2 personnes
76
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
77
Ramener les instruments
3 personnes
78
Ranger les restes
2 personnes
79
Archiver les photos et les fichiers
80
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tables pliantesqté 12
Tables hautesqté 4
Chaises des vestiairesqté 12
Portantsqté 3
Cintresqté 150
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 160
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 140
Assiettes à dessertqté 140
Couteauxqté 140
Fourchettesqté 140
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Éléments de podiumqté 12
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Pupitres de musiqueqté 24
Pupitre de chef d’orchestre
Chaises de musicienqté 24
Passe-câblesqté 8
Serre-câblesqté 40
Piles de rechangeqté 20

Éclairage

Projecteurs LED de théâtreqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes d'ambianceqté 8

Décoration

Drapeaux de Sinterklaasqté 6
Affiches de Pietenqté 8
Guirlandes rouge et blancqté 12
Étoiles doréesqté 20
Couvertures en fausse neigeqté 4
Sapin de Noël artificiel
Boules de Noëlqté 30
Cadeaux de chaussuresqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Verres doseursqté 3
Louchesqté 8
plateauxqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Nappesqté 14
Plateaux de serviceqté 12

Catering

Courses
Distributeurs de boissonsqté 4
Mugs isothermesqté 20
Laitier à caféqté 6
Sucriersqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Pains de glaceqté 20
Carafes de serviceqté 8
Boîtes à biscuitsqté 8
Corbeilles à painqté 8
Étiquettes nominatives pour les besoins alimentairesqté 20

Nettoyage

Raclettes de solqté 2
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 3

Conseils

Bloquez d’abord la date, le programme et la salle, puis vérifiez les autorisations avant d’ouvrir la billetterie. Sans cette validation, les invitations peuvent partir alors que la capacité ou les horaires ne sont pas confirmés.
Confirmez les musiciens, le chef d’orchestre, les artistes invités et Saint-Nicolas suffisamment tôt pour finaliser le répertoire. Rassemblez les partitions et prévoyez une copie pour chaque musicien, avec quelques exemplaires de réserve.
Ouvrez les inscriptions après avoir défini la capacité d’accueil et demandez les besoins alimentaires dès l’invitation. Transmettez ensuite un décompte clair au traiteur et gardez une liste actualisée jusqu’au jour du concert.
Préparez le plan de scène avant le test technique : podium, pupitres, chaises de musiciens, microphones, haut-parleurs et table de mixage doivent être placés selon le programme. Testez aussi les rallonges, multiprises, passe-câbles et piles de rechange, pas seulement les microphones.
Répartissez les bénévoles par créneau et par poste : vestiaire, accueil, billetterie, salle et catering. Envoyez les informations de stationnement avant l’événement et imprimez le programme ainsi que les badges nominatifs au plus tard la veille.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un concert de Saint-Nicolas ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date. La salle, les autorisations, les musiciens et Saint-Nicolas doivent être confirmés avant l’envoi des invitations.
Dans quel ordre préparer un concert de Saint-Nicolas ?: Fixez d’abord la date, le programme et la salle, puis validez les autorisations et les intervenants. Ouvrez ensuite la billetterie, recueillez les besoins alimentaires et terminez par la scène, le matériel et l’accueil.
Quand ouvrir la billetterie pour un concert de Saint-Nicolas ?: Ouvrez-la dès que la salle, les horaires, le programme et la capacité sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le concert. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement pour transmettre les chiffres définitifs au catering.
Quand faire les essais techniques avant le concert ?: Effectuez un premier test 1 à 2 semaines avant pour vérifier la configuration et les branchements. Refaites un essai complet le jour même, avant l’arrivée du public, avec les microphones, les haut-parleurs et la table de mixage.

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