Zo organiseer je een singer-songwriterfestival

Begin met de datum en locatie, en leg daarna de muzikanten vast voordat je het programma uitwerkt. Verzamel per artiest de technische wensen, route en cateringbehoefte; akoestische sets vragen vaak een andere opstelling dan versterkte optredens. Regel vervolgens vergunningen, verzekering, vrijwilligers en apparatuur. In de laatste weken draait het om aanmeldingen, dieetwensen, bezoekersinformatie, drankkoeling en een concreet plan voor slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Festivaldatum bevestigen
2
Locatie reserveren
3
Muzikanten vastleggen
2 personen
4
Optredens inplannen
2 personen
5
Artiesteninformatie verzamelen
6
Technische wensen verzamelen
2 personen
7
Cateringbehoefte artiesten bepalen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Bezoekersinformatie versturen
14
Artiestenroute delen
15
Vergunningen controleren
16
Verzekering controleren
17
Buren informeren
18
Weersverwachting controleren
19
Plan voor slecht weer maken
2 personen
20
Catering bestellen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Drankkoeling regelen
23
Apparatuur reserveren
24
Transport voor materialen regelen
25
Programma afdrukken
26
Artiestenbadges maken
27
Bewegwijzering maken
28
Contactlijst afdrukken
29
Kassa voorbereiden
2 personen
30
EHBO-middelen controleren

Event

31
Locatie openen
2 personen
32
Podiumdelen opbouwen
4 personen
33
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
34
Verlichting installeren
2 personen
35
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
36
Instrumenten plaatsen
2 personen
37
Tafels opstellen
3 personen
38
Stoelen opstellen
3 personen
39
Bar inrichten
3 personen
40
Cateringbuffet inrichten
3 personen
41
Dranken koud zetten
2 personen
42
Sanitaire voorzieningen controleren
43
Versiering ophangen
2 personen
44
Bewegwijzering ophangen
2 personen
45
Artiestenontvangst inrichten
46
Soundcheck uitvoeren
3 personen
47
Optredens doorlopen
2 personen
48
Kassa bemannen
2 personen
49
Bezoekers ontvangen
2 personen
50
Programma uitdelen
2 personen
51
Artiesten begeleiden
52
Optredens aankondigen
53
Podiumwissels begeleiden
2 personen
54
Dranken serveren
3 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Buffet bijvullen
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Toiletten controleren
60
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
61
Artiestenmaaltijden serveren
2 personen
62
Laatste optreden begeleiden
2 personen
63
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

64
Kassa afsluiten
2 personen
65
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
66
Verlichting afbouwen
2 personen
67
Podium afbreken
4 personen
68
Instrumenten inpakken
2 personen
69
Meubilair opruimen
3 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Voedsel veilig opbergen
2 personen
72
Afval verzamelen
3 personen
73
Locatie schoonmaken
4 personen
74
Toiletten schoonmaken
2 personen
75
Decoratie verwijderen
2 personen
76
Materialen terugbrengen
2 personen
77
Apparatuur retourneren
2 personen
78
Gevonden voorwerpen verzamelen
79
Artiesten uitbetalen
80
Leveranciersfacturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrap
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 160
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Mengtafel
PA-speakersaantal 2
Podiummonitorenaantal 2
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Gitaarstatievenaantal 6
Keyboardstandaardsaantal 2
Muziekinstrumentkabelsaantal 12
Microfoonkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtsnoerenaantal 8
Bouwlampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 4

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 20
Podiumdoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Programmabordenaantal 4
Artiestenbadgesaantal 20
Polsbandjesaantal 180
Pijlbordenaantal 12

Servies

Drinkglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12

Catering

Servettenaantal 500
Drankkrattenaantal 12
Afsluitbare waterkannenaantal 8
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 12
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Papierdisplaysaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 8

Administratie

Kassa
Pinapparaat
Geldkist
Programmaflyersaantal 220
Bezoekerslijstenaantal 4
Pennenaantal 20
Clipboardsaantal 6

Tips

Plan de optredens pas nadat je van iedere muzikant de speeltijd, opbouwtijd en technische wensen hebt ontvangen. Reserveer per wissel minimaal 15 minuten, zodat een gitaar, DI-box of microfoon niet tijdens het volgende optreden moet worden aangepast.
Maak uiterlijk 4 weken vooraf een vrijwilligersrooster met minimaal één verantwoordelijke voor ontvangst, backstage, publieksbegeleiding en techniek. Zet ook een invaller per dienst klaar; op de dag zelf vallen mensen vaker uit dan je vooraf verwacht.
Controleer vergunningen, verzekering en de afspraak met omwonenden minstens 6 weken voor het festival. Een geluidsbeperking of eindtijd kan het programma beïnvloeden, terwijl buren informeren pas op de festivaldag te laat is.
Leg de technische set per podium vast in één schema: mengtafel, PA-speakers, podiummonitoren, microfoons, kabels en stroompunten. Regel kabelmatten en reservebatterijen tegelijk met de apparatuur; die kleine onderdelen ontbreken vaak in een late materiaalbestelling.
Stuur bezoekersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf met route, aanvangstijd, programma en weersadvies. Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur vooraf en bepaal dan of het slechtweerplan, de verlichting en de inrichting moeten worden aangepast.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een singer-songwriterfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf. Leg de datum, locatie en muzikanten eerst vast; regel vergunningen, verzekering en apparatuur uiterlijk 6 weken voor het festival.
Hoeveel tijd moet je tussen optredens van singer-songwriters plannen?: Plan minimaal 15 minuten tussen twee optredens voor wisselen en een korte soundcheck. Bij een volledige podiumwissel met meerdere instrumenten is 30 minuten veiliger.
Wanneer stuur je bezoekersinformatie voor een singer-songwriterfestival?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld route, aanvangstijd, programma, bereikbaarheid en wat bezoekers bij slecht weer kunnen verwachten.
Wanneer controleer je het weer voor een singer-songwriterfestival?: Doe een eerste controle 48 uur vooraf en een definitieve controle ongeveer 6 uur voor aanvang. Koppel daar vooraf een besluit aan over het slechtweerplan, verlichting en de opstelling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.