Organiser un festival de singer-songwriter, étape par étape

Un festival de singer-songwriter se prépare d’abord autour de la date, du lieu et des artistes, puis se construit dans cet ordre : programmation, technique, accueil et logistique. Commencez par confirmer la disponibilité du lieu et des musiciens avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les besoins de sonorisation, de restauration et de transport, sans oublier les autorisations et l’assurance. Les dernières semaines servent surtout à coordonner les bénévoles, informer les visiteurs et sécuriser le déroulement du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date du festival
2
Réserver le lieu
3
Réserver les musiciens
2 personnes
4
Planifier les spectacles
2 personnes
5
Rassembler les informations sur les artistes
6
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
7
Déterminer les besoins de catering des artistes
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Répartir les bénévoles
2 personnes
10
Envoyer les invitations
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Envoyer les informations aux visiteurs
14
Partager l’itinéraire des artistes
15
Vérifier les autorisations
16
Vérifier l’assurance
17
Informer les voisins
18
Vérifier les prévisions météo
19
Prévoir un plan en cas de mauvais temps
2 personnes
20
Commander le catering
21
Faire les courses
2 personnes
22
Prévoir le refroidissement des boissons
23
Réserver l’équipement
24
Organiser le transport du matériel
25
Imprimer le programme
26
Créer des badges pour les artistes
27
Créer la signalisation
28
Imprimer la liste de contacts
29
Préparer la caisse
2 personnes
30
Vérifier le matériel de premiers secours

Événement

31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Monter les éléments de scène
4 personnes
33
Installer le système de sonorisation
3 personnes
34
Installer l'éclairage
2 personnes
35
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
36
Installer les instruments
2 personnes
37
Installer les tables
3 personnes
38
Installer les chaises
3 personnes
39
Aménager le bar
3 personnes
40
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
41
Mettre les boissons au frais
2 personnes
42
Vérifier les installations sanitaires
43
Suspendre la décoration
2 personnes
44
Installer la signalétique
2 personnes
45
Aménager l’accueil des artistes
46
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
47
Passer les prestations en revue
2 personnes
48
Tenir la caisse
2 personnes
49
Accueillir les visiteurs
2 personnes
50
Distribuer le programme
2 personnes
51
Accompagner les artistes
52
Annoncer les spectacles
53
Coordonner les changements de scène
2 personnes
54
Servir les boissons
3 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Vérifier les toilettes
60
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
61
Servir les repas des artistes
2 personnes
62
Encadrer la dernière représentation
2 personnes
63
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

64
Clôturer la caisse
2 personnes
65
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
66
Démonter l’éclairage
2 personnes
67
Démonter la scène
4 personnes
68
Emballer les instruments
2 personnes
69
Ranger le mobilier
3 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
72
Rassembler les déchets
3 personnes
73
Nettoyer le lieu
4 personnes
74
Nettoyer les toilettes
2 personnes
75
Retirer la décoration
2 personnes
76
Rapporter le matériel
2 personnes
77
Retourner le matériel
2 personnes
78
Rassembler les objets trouvés
79
Payer les artistes
80
Vérifier les factures des fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escalier de podium
Tablesqté 12
Chaisesqté 160
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Table de mixage
Haut-parleurs PAqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Supports de guitareqté 6
Supports de clavierqté 2
Câbles d'instruments de musiqueqté 12
Câbles de microqté 12
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Passe-câblesqté 12
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Drapeaux de festivalqté 20
Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Badges des artistesqté 20
Braceletsqté 180
Panneaux indicateursqté 12

Vaisselle

Verres à boireqté 220
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Bacs de rangementqté 12

Catering

Serviettesqté 500
Casiers de boissonsqté 12
Carafes d’eau fermant à cléqté 8
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 12
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Présentoirs en papierqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 8

Administration

Caisse
Terminal de paiement
Caisse
Flyers du programmeqté 220
Listes des visiteursqté 4
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de communiquer au public. Demandez aux artistes leurs besoins techniques et alimentaires au moins 4 semaines à l’avance, afin d’éviter une régie incomplète ou un catering inadapté.
Construisez le programme avec des horaires réalistes : prévoyez une pause d’au moins 15 minutes entre deux passages pour changer les instruments, régler les micros et laisser le public circuler.
Faites un plan technique écrit pour chaque artiste. Vérifiez notamment les microphones, boîtiers DI, retours de scène, pieds, câbles, multiprises et rallonges ; gardez des piles de rechange sur place.
Répartissez les bénévoles par créneaux plutôt que par mission générale. Le jour du festival, prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une pour les artistes et une pour la coordination technique pendant les concerts.
Ne remettez pas la météo au dernier jour. Consultez les prévisions 72 heures avant, confirmez le plan de repli, protégez les câbles avec des passe-câbles et informez les visiteurs de tout changement d’itinéraire ou d’horaire.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de singer-songwriter ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois. Les artistes, le lieu, les autorisations et l’équipement technique doivent être confirmés plusieurs semaines avant l’ouverture des inscriptions.
Quand faut-il réserver les musiciens pour un festival ?: Réservez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence 3 à 6 mois à l’avance. Demandez leurs informations, leur itinéraire et leurs besoins techniques au moment de la réservation.
Quand vérifier la météo pour un festival en extérieur ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une décision opérationnelle 72 heures avant. Votre plan de mauvais temps doit déjà préciser le lieu de repli, la protection du matériel et le message envoyé au public.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un festival de musique ?: Prévoyez au moins 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les artistes et 1 pour la coordination technique par créneau. Ajoutez des renforts selon le nombre de visiteurs et répartissez les équipes sur des plages de 3 à 4 heures.

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