Cómo organizar un festival de cantautores sin perder el control

Un festival de cantautores se organiza empezando por la fecha, el lugar y los músicos, pero el trabajo crítico está en coordinar sus necesidades y los tiempos del escenario. Después debes cerrar permisos, seguro, voluntariado, catering, sonido y transporte antes de comunicar el programa al público. La prueba técnica y el plan para el mal tiempo no se pueden dejar para el último día. Esta guía sigue un orden práctico para que cada decisión llegue a tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha del festival
2
Reservar el lugar
3
Contratar músicos
2 personas
4
Planificar las actuaciones
2 personas
5
Recopilar información de los artistas
6
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
7
Determinar las necesidades de catering de los artistas
8
Reclutar voluntarios
2 personas
9
Asignar voluntarios
2 personas
10
Enviar invitaciones
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Enviar información a los visitantes
14
Compartir la ruta de los artistas
15
Comprobar permisos
16
Comprobar el seguro
17
Informar a los vecinos
18
Comprobar el pronóstico del tiempo
19
Preparar un plan para mal tiempo
2 personas
20
Pedir el catering
21
Hacer la compra
2 personas
22
Organizar la refrigeración de las bebidas
23
Reservar equipo
24
Organizar el transporte de materiales
25
Imprimir el programa
26
Hacer acreditaciones para los artistas
27
Crear la señalización
28
Imprimir la lista de contactos
29
Preparar la caja registradora
2 personas
30
Comprobar los suministros de primeros auxilios

Evento

31
Abrir la ubicación
2 personas
32
Montar las partes del escenario
4 personas
33
Montar el sistema de sonido
3 personas
34
Instalar la iluminación
2 personas
35
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
36
Colocar los instrumentos
2 personas
37
Montar mesas
3 personas
38
Colocar las sillas
3 personas
39
Montar la barra
3 personas
40
Montar el buffet de catering
3 personas
41
Enfriar las bebidas
2 personas
42
Comprobar las instalaciones sanitarias
43
Colgar la decoración
2 personas
44
Colgar señalización
2 personas
45
Montar la recepción de artistas
46
Hacer la prueba de sonido
3 personas
47
Repasar las actuaciones
2 personas
48
Atender la caja
2 personas
49
Recibir a los visitantes
2 personas
50
Repartir el programa
2 personas
51
Acompañar a los artistas
52
Anunciar las actuaciones
53
Coordinar los cambios de escenario
2 personas
54
Servir las bebidas
3 personas
55
Servir aperitivos
3 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Reponer el bufé
2 personas
58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
59
Comprobar los baños
60
Mantener limpia la zona del público
2 personas
61
Servir comidas para artistas
2 personas
62
Coordinar la última actuación
2 personas
63
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

64
Cerrar la caja
2 personas
65
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
66
Desmontar la iluminación
2 personas
67
Desmontar el escenario
4 personas
68
Empacar instrumentos
2 personas
69
Recoger el mobiliario
3 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Almacenar los alimentos de forma segura
2 personas
72
Recoger la basura
3 personas
73
Limpiar el lugar
4 personas
74
Limpiar los baños
2 personas
75
Retirar la decoración
2 personas
76
Devolver los materiales
2 personas
77
Devolver el equipo
2 personas
78
Recoger objetos perdidos
79
Pagar a los artistas
80
Comprobar las facturas de proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escalera del escenario
Mesascant. 12
Sillascant. 160
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 12

Equipo

Mesa de mezclas
Altavoces de PAcant. 2
Monitores de escenariocant. 2
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Soportes para guitarracant. 6
Soportes para tecladocant. 2
Cables para instrumentos musicalescant. 12
Cables de micrófonocant. 12
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de obracant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 4

Decoración

Banderas del festivalcant. 20
Telones de escenariocant. 4
Mantelescant. 12
Carteles del programacant. 4
Credenciales de artistascant. 20
Pulserascant. 180
Carteles direccionalescant. 12

Vajilla

Vasoscant. 220
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12

Catering

Servilletascant. 500
Cajas de bebidascant. 12
Jarras de agua con tapacant. 8
Compras

Limpieza

Papeleracant. 12
Soportes para bolsas de basuracant. 12
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Expositores de papelcant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Linternascant. 4
Chalecos reflectantescant. 8

Administración

Caja registradora
Máquina de sellado
Caja registradora
Folletos del programacant. 220
Listas de visitantescant. 4
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 6

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los contratos de los músicos antes de enviar invitaciones. Con varios artistas, pide desde el principio sus datos, horarios disponibles y necesidades técnicas para evitar cambios en el programa.
Haz una ficha por artista con duración de la actuación, prueba de sonido, ruta de llegada, catering y requisitos de escenario. Comparte la ruta y los horarios al menos una semana antes del festival.
Reserva el equipo de sonido con margen: mesa de mezclas, PA, monitores, micrófonos, soportes, cajas DI y cables deben probarse juntos. Programa la prueba técnica antes de abrir las puertas, no durante la llegada del público.
Asigna a cada voluntario una función y un horario concretos, incluyendo recepción de artistas, acceso, escenario y atención al público. Envía la información a los visitantes y recoge las preferencias dietéticas antes de pedir el catering.
Comprueba permisos, seguro y previsión meteorológica con antelación y prepara una alternativa para la lluvia. Organiza también la refrigeración de las bebidas, el transporte de materiales y la impresión del programa para que no dependan de una única persona el día del evento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de cantautores?: Empieza al menos 8-12 semanas antes. Reserva primero el lugar y los músicos; después cierra permisos, seguro, equipo, voluntarios y catering. Deja la última semana para confirmar horarios y resolver cambios.
¿Cuándo hay que pedir las necesidades técnicas de los músicos?: Pídelas al contratar a cada artista y recopílalas como mínimo 3 semanas antes del festival. Así puedes reservar micrófonos, monitores, cajas DI, soportes y cables compatibles, y preparar una prueba de sonido real.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de cantautores?: Como punto de partida, asigna al menos 1 persona para recibir a los artistas, 1 para coordinar el escenario y 1 para atender al público por cada 50-75 asistentes previstos. Añade un responsable general que pueda cubrir ausencias y cambios.
¿Cuándo hay que preparar el plan para el mal tiempo?: Define la alternativa al menos 7 días antes y comunícala en cuanto conozcas la previsión. Comprueba dónde colocar el escenario, el equipo eléctrico, las luces y el público, y quién decide si se modifica el programa.

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