Ein Singer-Songwriter-Festival Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Singer-Songwriter-Festival entscheidet nicht nur das Line-up über den Ablauf. Du brauchst früh eine feste Reihenfolge für Datum, Location, Musiker, Technik und Genehmigungen. Danach folgen Helferplanung, Anmeldungen, Catering und die Besucherinformationen. Besonders häufig werden technische Anforderungen, Künstlerverpflegung und ein Schlechtwetterplan zu spät geklärt – obwohl davon Aufbau, Programm und Budget abhängen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Festivaldatum bestätigen
2
Location reservieren
3
Musiker festlegen
2 Personen
4
Auftritte einplanen
2 Personen
5
Künstlerinformationen sammeln
6
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
7
Cateringbedarf der Künstler festlegen
8
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
9
Freiwillige einteilen
2 Personen
10
Einladungen verschicken
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Besucherinformationen versenden
14
Künstlerroute teilen
15
Genehmigungen prüfen
16
Versicherung prüfen
17
Nachbarn informieren
18
Wettervorhersage prüfen
19
Schlechtwetterplan erstellen
2 Personen
20
Catering bestellen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Getränkekühlung organisieren
23
Ausrüstung reservieren
24
Transport für Materialien organisieren
25
Programm drucken
26
Künstlerausweise erstellen
27
Beschilderung erstellen
28
Kontaktliste ausdrucken
29
Kasse vorbereiten
2 Personen
30
Erste-Hilfe-Material prüfen

Event

31
Location öffnen
2 Personen
32
Bühnenelemente aufbauen
4 Personen
33
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
34
Beleuchtung installieren
2 Personen
35
Stromversorgung anschließen
2 Personen
36
Instrumente aufstellen
2 Personen
37
Tische aufstellen
3 Personen
38
Stühle aufstellen
3 Personen
39
Bar einrichten
3 Personen
40
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
41
Getränke kalt stellen
2 Personen
42
Sanitäre Anlagen kontrollieren
43
Dekoration aufhängen
2 Personen
44
Beschilderung anbringen
2 Personen
45
Künstlerempfang einrichten
46
Soundcheck durchführen
3 Personen
47
Auftritte durchgehen
2 Personen
48
Kasse bedienen
2 Personen
49
Besucher empfangen
2 Personen
50
Programm verteilen
2 Personen
51
Künstler betreuen
52
Auftritte ankündigen
53
Bühnenwechsel begleiten
2 Personen
54
Getränke servieren
3 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Buffet nachfüllen
2 Personen
58
Mülleimer leeren
2 Personen
59
Toiletten kontrollieren
60
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
61
Künstlermahlzeiten servieren
2 Personen
62
Letzten Auftritt begleiten
2 Personen
63
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

64
Kasse abschließen
2 Personen
65
Tonanlage abbauen
3 Personen
66
Beleuchtung abbauen
2 Personen
67
Bühne abbauen
4 Personen
68
Instrumente einpacken
2 Personen
69
Möbel wegräumen
3 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Lebensmittel sicher verstauen
2 Personen
72
Abfall sammeln
3 Personen
73
Location reinigen
4 Personen
74
Toiletten reinigen
2 Personen
75
Dekoration entfernen
2 Personen
76
Materialien zurückbringen
2 Personen
77
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
78
Fundsachen sammeln
79
Künstler auszahlen
80
Lieferantenrechnungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
Bühnentreppe
TischeAnz. 12
StühleAnz. 160
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

Mischpult
PA-LautsprecherAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 2
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
GitarrenständerAnz. 6
KeyboardständerAnz. 2
MusikinstrumentenkabelAnz. 12
MikrofonkabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 6
LichterkettenAnz. 8
BaustrahlerAnz. 4
LichtstativeAnz. 4

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 20
BühnentücherAnz. 4
TischdeckenAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 4
KünstlerausweiseAnz. 20
ArmbänderAnz. 180
WegweiserAnz. 12

Geschirr

TrinkgläserAnz. 220
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServiertablettsAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Catering

ServiettenAnz. 500
GetränkekistenAnz. 12
Verschließbare WasserkannenAnz. 8
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
MüllbeutelhalterAnz. 12
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4
PapierdisplaysAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 8

Verwaltung

Kasse
Kartenterminal
Geldkassette
ProgrammflyerAnz. 220
BesucherlistenAnz. 4
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 6

Tipps

Lege zuerst Datum und Location fest und bestätige danach die Musiker. Plane die Auftritte erst, wenn du von jeder Künstlerin und jedem Künstler Besetzung, benötigte Technik und Aufbauzeit gesammelt hast.
Erstelle für jeden Auftritt ein Technikblatt: Mikrofone, DI-Boxen, Kabel, Monitore und Instrumentenständer sollten spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Festival geklärt sein. So erkennst du fehlendes Material noch vor der Reservierung.
Teile die Freiwilligen nicht nur nach Schichten ein, sondern nach Aufgaben: Einlass, Künstlerbetreuung, Technik, Catering und Abbau. Plane pro Schicht mindestens eine Ersatzperson ein, weil beim Aufbau oder am Abend kurzfristig Ausfälle entstehen können.
Kläre Künstler-Catering und Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen. Bestelle Getränke und Essen erst nach der Rückmeldefrist, aber sichere Kühlung und Ausgabe mindestens einen Tag vor dem Festival.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und setze den Schlechtwetterplan mit einer klaren Entscheidungszeit um. Informiere Besucher, Nachbarn und Künstler über Änderungen und halte Programm, Beschilderung und Künstlerausweise am Veranstaltungsort bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Singer-Songwriter-Festival organisieren?: Beginne mindestens drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Location und Musikeranfragen. Technik, Genehmigungen und Helfer solltest du spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Termin verbindlich planen.
Wie plant man die Technik für ein Singer-Songwriter-Festival?: Sammle pro Act mindestens zwei bis drei Wochen vorher die technischen Anforderungen. Prüfe danach Mischpult, PA-Lautsprecher, Bühnenmonitore, Mikrofone, DI-Boxen, Kabel, Ersatzbatterien und die Stromversorgung gemeinsam mit dem Aufbauplan.
Wie viele Helfer braucht ein Singer-Songwriter-Festival?: Plane mindestens eine Person für Einlass, eine für Künstlerbetreuung, eine für Catering und zwei für Technik beziehungsweise Aufbau pro Schicht ein. Bei mehreren Bühnen oder mehr als 100 Gästen brauchst du zusätzliche Springer für Pausen und Ausfälle.
Wann sollte man das Catering für Musiker bestellen?: Erfasse Ernährungswünsche spätestens sieben Tage vor dem Festival und bestelle danach die benötigten Mengen. Getränke, Kühlung und Ausgabe sollten am Vortag kontrolliert werden, damit am Veranstaltungstag keine Einkäufe oder Transportwege fehlen.

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