Zo organiseer je een singer-songwriterconcert

Begin met de locatie, de artiest en de technische randvoorwaarden. Leg daarna de begroting en optredenstijden vast, voordat je kaartverkoop en promotie opent. Voor een singer-songwriterconcert gaat het vaak mis bij geluid, artiestenvervoer en de overgang tussen ontvangst en optreden. Werk daarom naar één draaiboek toe met contactgegevens, bezoekersinformatie, techniek en catering. Zo weet iedereen op de dag zelf wat er wanneer moet gebeuren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Artiest boeken
3
Optredenstijden bevestigen
4
Technische wensen verzamelen
5
Begroting vastleggen
6
Kaartverkoop openen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotietekst publiceren
9
Posters verspreiden
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Artiestenvervoer afstemmen
13
Catering reserveren
14
Techniek controleren
2 personen
15
Vrijwilligers indelen
16
Draaiboek uitwerken
17
Contactlijst afdrukken
18
Bezoekerslijst bijwerken
19
Naamkaartjes maken
2 personen
20
Routebordjes voorbereiden
21
Artiestenmaaltijd bestellen
22
Boodschappenlijst controleren
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Houdbare voorraad klaarzetten
25
Koelproducten koelen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Ruimte inspecteren
2 personen
28
Meubilair klaarzetten
4 personen
29
Stoelen opstellen
3 personen
30
Podiumvlak vrijmaken
2 personen
31
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
32
Microfoons aansluiten
2 personen
33
Instrumentaansluitingen testen
2 personen
34
Verlichting plaatsen
2 personen
35
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
36
Artiestenruimte inrichten
2 personen
37
Catering klaarzetten
3 personen
38
Hapjes voorbereiden
3 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Koffie en thee zetten
2 personen
41
Informatietafel inrichten
42
Entree controleren
2 personen
43
Artiest ontvangen
44
Artiest wegwijs maken
45
Deuren openen
2 personen
46
Bezoekers verwelkomen
3 personen
47
Tickets controleren
2 personen
48
Garderobe beheren
2 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Hapjes serveren
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Eerste optreden aankondigen
53
Eerste optreden begeleiden
2 personen
54
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
55
Pauzedranken serveren
2 personen
56
Tweede optreden aankondigen
57
Tweede optreden begeleiden
2 personen
58
Publieksvragen verzamelen
59
Artiestenmaaltijd serveren
2 personen
60
Avondprogramma aankondigen
61
Hoofdoptreden begeleiden
2 personen
62
Pauzevoorraad aanvullen
2 personen
63
Publieksbegeleiding verzorgen
2 personen
64
Finaleoptreden begeleiden
2 personen
65
Afscheid aankondigen
66
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
67
Garderobe afronden
2 personen
68
Artiest uitgeleiden
69
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
70
Restanten veilig opbergen
2 personen

Nazorg

71
Meubilair afbreken
4 personen
72
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
73
Decoratie verwijderen
2 personen
74
Servies verzamelen
2 personen
75
Afval verzamelen
3 personen
76
Servies afwassen
2 personen
77
Ruimte schoonmaken
3 personen
78
Toiletten schoonmaken
79
Voorraad tellen
80
Geleende spullen verzamelen
81
Apparatuur retourneren
2 personen
82
Locatiesleutels retourneren
83
Gevonden voorwerpen bewaren
84
Restvoorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Bistrotafelsaantal 8
Loungefauteuilsaantal 6
Hoge statafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100
Artiestentafel
Artiestenstoelenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Muziekmixer
Zangmicrofoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 2
Akoestische gitaar
Gitaarstatievenaantal 3
Instrumentkabelsaantal 8
Microfoonkabelsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 10
Laptop voor muziek
Muziekstandaardsaantal 3
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

LED-spotlightsaantal 6
Sfeerlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4
Reserveledlampenaantal 6

Decoratie

Podiumachtergronddoek
Sierplantenaantal 6
Tafellopersaantal 8
Welkomstbord
Routebordjesaantal 6
Plakstripsaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 50
Theeglazenaantal 50
Dessertbordenaantal 100
Gebakslepelsaantal 100
Koffielepelsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Dienbladenaantal 6
Voedselbakkenaantal 12
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de soundcheck minimaal 90 minuten vóór de deuren opengaan. Controleer niet alleen de zangmicrofoons en actieve speakers, maar ook de DI-box, instrumentkabels, mixer, verlengsnoeren en stekkerdozen.
Bevestig de optredenstijden uiterlijk 2 weken vooraf met de artiest. Zet ook de aankomsttijd, soundcheck, artiestenmaaltijd en het afgesproken vervoer in dezelfde contactlijst.
Open de kaartverkoop pas nadat capaciteit, stoelopstelling en vluchtwegen met de locatie zijn afgestemd. Houd de bezoekerslijst dagelijks bij in de laatste 7 dagen, zodat naamkaartjes en ontvangst kloppen.
Regel catering op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf. Bestel de artiestenmaaltijd apart en zet houdbare voorraad eerder klaar dan gekoelde producten.
Maak het draaiboek uiterlijk 1 week vooraf en print één contactlijst voor de organisatie. Neem daarin ook routebordjes, vrijwilligersindeling, techniekcontrole en het moment van koelen van producten op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een singer-songwriter boeken?: Boek de artiest bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf, vooral als je een specifieke datum of bezetting wilt. Bevestig de optredenstijden en technische wensen uiterlijk 2 weken voor het concert.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de techniek van een singer-songwriterconcert?: Reserveer minimaal 90 minuten voor opbouw en soundcheck vóór de deuren opengaan. Test microfoons, actieve speakers, mixer, DI-box, kabels, verlichting en reservebatterijen afzonderlijk.
Wanneer open je de kaartverkoop voor een singer-songwriterconcert?: Open de kaartverkoop zodra locatie, capaciteit, artiest, datum en begroting vaststaan, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Sluit de bezoekerslijst niet later dan 24 uur vóór het concert af als je met naamkaartjes werkt.
Wanneer regel je catering voor een singer-songwriterconcert?: Reserveer de catering zodra je een betrouwbare inschatting van het aantal bezoekers hebt, bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf. Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor het concert en koel verse producten op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.