Organiser un concert de chanteur-compositeur, étape par étape

Un concert de chanteur-compositeur se prépare en reliant trois fils : l’artiste, la technique et l’accueil du public. Commencez par réserver le lieu et l’artiste, puis bloquez les horaires avant d’ouvrir la billetterie. Les besoins techniques, le transport, le repas des artistes et la répartition des bénévoles doivent être confirmés assez tôt pour éviter les décisions de dernière minute. Ce plan vous aide à avancer dans l’ordre, jusqu’aux vérifications du jour du concert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Réserver un artiste
3
Confirmer les horaires de spectacle
4
Recueillir les besoins techniques
5
Fixer le budget
6
Ouvrir la billetterie
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier le texte promotionnel
9
Distribuer les affiches
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Coordonner le transport des artistes
13
Réserver le catering
14
Vérifier la technique
2 personnes
15
Répartir les bénévoles
16
Élaborer le déroulé
17
Imprimer la liste de contacts
18
Mettre à jour la liste des visiteurs
19
Créer des badges nominatifs
2 personnes
20
Préparer les panneaux d’itinéraire
21
Commander le repas des artistes
22
Vérifier la liste des courses
23
Faire les courses
2 personnes
24
Mettre en place les stocks non périssables
25
Mettre les produits réfrigérés au frais

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Inspecter la salle
2 personnes
28
Installer le mobilier
4 personnes
29
Installer les chaises
3 personnes
30
Dégager la zone de la scène
2 personnes
31
Installer le système de sonorisation
3 personnes
32
Brancher les microphones
2 personnes
33
Tester les branchements des instruments
2 personnes
34
Installer l’éclairage
2 personnes
35
Effectuer la vérification du son
3 personnes
36
Aménager la loge des artistes
2 personnes
37
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
38
Préparer les en-cas
3 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Aménager le stand d’information
42
Contrôler l’entrée
2 personnes
43
Accueillir l'artiste
44
Faire visiter l’artiste
45
Ouvrir les portes
2 personnes
46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Vérifier les billets
2 personnes
48
Gérer le vestiaire
2 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Annoncer le premier numéro
53
Encadrer la première prestation
2 personnes
54
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
55
Servir les boissons de pause
2 personnes
56
Annoncer le deuxième numéro
57
Accompagner la deuxième prestation
2 personnes
58
Recueillir les questions du public
59
Servir le repas des artistes
2 personnes
60
Annoncer le programme du soir
61
Encadrer la prestation principale
2 personnes
62
Réapprovisionner le stock de pause
2 personnes
63
Assurer l'encadrement du public
2 personnes
64
Encadrer la prestation finale
2 personnes
65
Annoncer le départ
66
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
67
Finaliser le vestiaire
2 personnes
68
Accompagner l’artiste à la sortie
69
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
70
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

71
Démonter le mobilier
4 personnes
72
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
73
Retirer la décoration
2 personnes
74
Rassembler la vaisselle
2 personnes
75
Rassembler les déchets
3 personnes
76
Faire la vaisselle
2 personnes
77
Nettoyer l’espace
3 personnes
78
Nettoyer les toilettes
79
Compter le stock
80
Rassembler les objets empruntés
81
Retourner le matériel
2 personnes
82
Restituer les clés du lieu
83
Conserver les objets trouvés
84
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tables bistrotqté 8
Fauteuils loungeqté 6
Tables hautesqté 4
Tables pliantesqté 4
Portantsqté 2
Cintresqté 100
Table des artistes
Chaises pour artistesqté 4

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones de chantqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Guitare acoustique
Supports de guitareqté 3
Câbles d'instrumentsqté 8
Câbles de microqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 10
Ordinateur portable pour la musique
Pieds de microqté 3
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LED de rechangeqté 6

Décoration

Toile de fond de scène
Plantes d’ornementqté 6
Chemins de tableqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 6
Bandes adhésivesqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 50
Verres à théqté 50
Assiettes à dessertqté 100
Cuillères à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 3
Plateauxqté 6
Bacs alimentairesqté 12
Pinces de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seaux de nettoyageqté 3
Raclettes de solqté 2
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le budget avant de confirmer toutes les réservations. Prévoyez séparément les coûts de l’artiste, du lieu, de la technique, du catering, du transport et de la communication afin de voir rapidement ce qui reste disponible.
Demandez les besoins techniques dès la réservation de l’artiste. Pour un concert acoustique, vérifiez notamment la table de mixage, les microphones, les pieds, les boîtiers DI, les câbles, les rallonges et les multiprises ; testez chaque liaison avant l’arrivée du public.
N’ouvrez la billetterie qu’après avoir confirmé les horaires du spectacle et la capacité d’accueil du lieu. Gardez une liste des visiteurs à jour et prévoyez l’impression de la liste de contacts pour l’équipe sur place.
Traitez les besoins alimentaires plusieurs jours avant le concert. Commandez le repas des artistes, confirmez le catering et mettez les produits réfrigérés au frais dès leur réception plutôt que de compter sur les courses du dernier moment.
Élaborez le déroulé et répartissez les bénévoles avant le jour J. Attribuez clairement l’accueil, les inscriptions, la technique, l’orientation et l’accompagnement des artistes ; préparez aussi les panneaux d’itinéraire et les badges nominatifs avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de chanteur-compositeur ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et l’artiste, confirmer la technique, ouvrir la billetterie, communiquer et organiser le transport ainsi que le catering.
Quand faut-il ouvrir la billetterie pour un concert ?: Ouvrez-la dès que le lieu, l’artiste et les horaires sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant le spectacle. Une billetterie ouverte trop tôt peut entraîner des changements d’informations difficiles à corriger.
Que faut-il vérifier pour la technique d’un concert acoustique ?: Vérifiez au minimum les microphones de chant, les pieds, la table de mixage, les boîtiers DI, les câbles d’instruments et de micro, les rallonges et les multiprises. Faites un test complet au moins 2 heures avant l’ouverture des portes et gardez des piles de rechange.
Quand préparer le repas des artistes et les produits frais ?: Confirmez le repas et les besoins alimentaires au plus tard 5 à 7 jours avant le concert. Faites les courses selon la liste prévue, installez les stocks non périssables en avance et placez les produits réfrigérés au frais le jour de leur réception.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.